DOAD 5019-2, Examen administratif

1. Introduction

Date de publication : 2006-03-03

Date de la dernière modification : 2010-07-12

Application : La présente DOAD est une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Directeur – Politique et griefs (Carrières militaires) (DPGCM)

2. Abréviations

AbréviationMot ou expression en toutes lettres

AA

autorité approbatrice

CERM

contraintes à l'emploi pour raisons médicales

cmdt

commandant

CPM

chef du personnel militaire

DACM

directeur – Administration (Carrières militaires)

DCM

directeur – Carrières militaires

DGCM

directeur général – Carrières militaires

DJ Pers Mil

directeur juridique – Personnel militaire

DPGCM

directeur – Politique et griefs (Carrières militaires)

D Pol San

directeur – Politique de santé

EA

examen administratif

QG

quartier général

3. Définitions

autre implication dans des activités reliées aux drogues (other involvement with drugs)

Autre implication dans des activités reliées aux drogues s'entend au sens qui est donné à ce terme dans la DOAD 5019-3, Programme des Forces canadiennes sur le contrôle des drogues.

inconduite liée à l'alcool (alcohol misconduct)

Inconduite liée à l'alcool s'entend au sens qui est donné à ce terme dans la DOAD 5019-7, Inconduite liée à l'alcool.

inconduite sexuelle (sexual misconduct)

Inconduite sexuelle s'entend au sens qui est donné à ce terme dans la DOAD 5019-5, Inconduite sexuelle et troubles sexuels.

usage interdit de drogues (prohibited drug use)

Usage interdit de drogues s'entend au sens qui est donné à ce terme dans la DOAD 5019-3.

4. Principes généraux

Contexte

4.1 Il incombe à chaque militaire de maintenir une conduite et un rendement conformes aux normes professionnelles. Lorsqu'un incident, des circonstances particulières ou une lacune professionnelle remettent en question la pertinence du maintien en service d'un militaire, ce dernier peut faire l'objet de mesures administratives.

4.2 En pareil cas, l'EA est le processus, visant à déterminer la mesure administrative la plus appropriée, le cas échéant.

4.3 Les FAC s'engagent à adopter un processus d'EA équitable.

Participation de l'état-major et de l'AA au processus d'EA

4.4 Le processus d'EA à l'égard d'un militaire fait intervenir au moins deux officiers de la force régulière ou de la force de réserve :

  1. d'une part, un ou plusieurs officiers d'état-major agissant comme analystes d'EA chargés de l'analyse de l'EA;
  2. d'autre part, un officier agissant comme AA, qui est autorisé à sélectionner et à imposer, le cas échéant, une mesure administrative en conformité avec les ORFC ou une DOAD par suite du processus d'EA.

Motifs d'EA

4.5 Le tableau suivant identifie, pour chaque motif d'EA et selon l'élément constitutif, l'analyste d'EA et l'officier qui est autorisé à agir à titre d'AA :

Motif d'EA

Élément constitutif

Analyste d'EA

AA

Pour les militaires ayant le grade de…

Rendement insuffisant

force régulière

état-major du DCM

DCM

soldat ou matelot de 3e classe à lieutenant-colonel ou capitaine de frégate

DGCM

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

force de réserve

état-major du QG de secteur ou l'équivalent

commandant de secteur ou l'équivalent

soldat ou matelot de 3e classe à major ou capitaine de corvette

commandant d'un commandement

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

Usage interdit de drogues ou toute autre implication dans des activités reliées aux drogues, inconduite sexuelle, inconduite liée à l'alcool ou tout autre écart de conduite

force régulière ou force de réserve

état-major du DACM

DACM

soldat ou matelot de 3e classe à lieutenant-colonel ou capitaine de frégate

DGCM

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

CERM

force régulière

état-major du DACM

DACM

soldat ou matelot de 3e classe à lieutenant-colonel ou capitaine de frégate

DGCM

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

force de réserve

état-major du QG de secteur ou l'équivalent

commandant de secteur ou l'équivalent

soldat ou matelot de 3e classe à major ou capitaine de corvette

commandant d'un commandement

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

Conditions de service

force régulière

état-major du DACM

DACM

soldat ou matelot de 3e classe à major ou capitaine de corvette

DGCM

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

force de réserve

sans objet

Effectifs en non-activité

force de réserve

état-major du QG de secteur ou l'équivalent

commandant de secteur ou l'équivalent

soldat ou matelot de 3e classe à lieutenant-colonel ou capitaine de frégate

commandant d'un commandement

soldat ou matelot de 3e classe à colonel ou capitaine de vaisseau

CPM

soldat ou matelot de 3e classe à général ou amiral

Militaire non entraîné dont le rendement est insuffisant

force régulière

état-major du DACM

DACM

soldat ou matelot de 3e classe à major ou capitaine de corvette

force de réserve

état-major du QG de secteur ou l'équivalent

commandant de secteur ou l'équivalent

Nota L'autorité de l'AA ne peut pas être déléguée.

Équité procédurale

4.6 Le tableau suivant détaille les mesures qui doivent être respectées pour garantir l'équité du processus d'EA :

Étape

Que se passe-t-il?

Avis

L'AA avise le militaire qu'il fera l'objet d'un EA afin d'évaluer son service et de sélectionner la mesure administrative la plus appropriée dans les circonstances, le cas échéant.

Communication des renseignements

L'AA transmet au militaire le dossier de renseignements contenant :

  • soit une copie de tous les documents et autres renseignements pertinents;
  • soit un résumé de tous les renseignements pertinents.

Nota L'AA se fonde sur le dossier de renseignements pour rendre sa décision.

Observations

Après réception du dossier de renseignements, le militaire peut transmettre à l'AA ses observations écrites, y compris des arguments et des faits qui n'ont pas été inclus dans le dossier de renseignements et des rectifications aux documents et aux autres renseignements communiqués, selon ce qu'il considère nécessaire.

Considération de tous les renseignements

L'AA considère le contenu du dossier de renseignements et les observations du militaire, puis rend sa décision.

Transmission de la décision

L'AA transmet la décision au militaire par l'entremise du cmdt de ce dernier.

Nota L'analyste d'EA peut agir au nom de l'AA pour chacune des mesures ci-haut mentionnées, sauf pour la Considération de tous les renseignements.

5. Processus d'examen administratif

Mesures préalables au processus d'EA

5.1 Le processus d'EA peut être entrepris à la suite d'un écart de conduite ou d'un rendement insuffisant, qu'il y ait ou non :

  1. administration préalable d'une mesure corrective sous le régime de la DOAD 5019-4, Mesures correctives;
  2. recommandation de la chaîne de commandement pour qu'un EA soit mené.

Nota Le cmdt doit communiquer avec le DACM dans les cas d'usage interdit de drogues ou de toute autre implication dans des activités reliées aux drogues, d'inconduite sexuelle ou d'inconduite liée à l'alcool.

Autorités pouvant recommander un EA

5.2 Les personnes suivantes peuvent recommander un EA à l'égard d'un militaire :

  1. l'autorité de mise en œuvre, au sens de la DOAD 5019-4, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
    1. les mesures correctives n'ont pas suffi à corriger l'écart de conduite ou le rendement insuffisant;
    2. un incident, des circonstances particulières ou une lacune professionnelle remettent en question la pertinence du maintien en service du militaire;
  2. le gestionnaire de carrière ou le titulaire d'un poste équivalent de la force de réserve, ou le cmdt d'un établissement d'instruction, du QG du Groupe de recrutement des Forces canadiennes ou du QG du Groupe de l'instruction de soutien des Forces canadiennes à la suite d'un échec à l'instruction du militaire;
  3. l'état-major du DACM ou du QG de secteur, ou l'équivalent, suite à l'attribution par le D Pol San d'une CERM permanente;
  4. le cmdt, lorsque le militaire ne peut satisfaire à l'un des critères minimaux d'efficacité opérationnelle liés au principe de l'universalité du service (voir la DOAD 5023-1, Critères minimaux d'efficacité opérationnelle liés à l'universalité du service) et qu'une contrainte à l'emploi permanente lui est par conséquent attribuée.

Tableau descriptif du processus d'EA

5.3 Le tableau suivant présente un exemple du processus d'EA lors duquel l'analyste d'EA agit au nom de l'AA :

ÉtapeMesure

1

L'autorité qui recommande un EA envoie à l'analyste d'EA approprié la recommandation ainsi que tous les éléments de preuve à l'appui.

2

L'analyste d'EA crée un dossier pour l'EA.

3

L'analyste d'EA transmet un avis au militaire par l'entremise du cmdt de ce dernier.

4

L'analyste d'EA demande le rapport d'incident d'importance, le rapport d'enquête de la police militaire, le rapport de la commission d'enquête ou tout autre renseignement pertinent, selon le cas.

5

Si le maintien en poste avec contraintes à l'emploi selon les critères minimaux d'efficacité opérationnelle liés à l'universalité du service est envisagé, l'analyste d'EA demande à l'autorité concernée les renseignements sur le groupe professionnel militaire, notamment les renseignements sur l'examen annuel des groupes professionnels militaires et la documentation sur le grade.

6

L'analyste d'EA :

  • examine toute la documentation;
  • rédige le sommaire du cas;
  • formule une recommandation qui sera soumise à la chaîne de commandement pour examen et approbation.

7

La chaîne de commandement examine la documentation, le sommaire du cas ainsi que la recommandation de l'analyste d'EA et soumet sa propre recommandation.

8

Le dossier de renseignements est transmis au militaire, par l'entremise de son cmdt, avec la copie du sommaire du cas, toute recommandation de la chaîne de commandement ainsi que tout autre document et renseignement qui seront pris en considération par l'AA.

Nota Le militaire peut accélérer le processus d'EA en faisant savoir par écrit à l'analyste d'EA qu'il ne souhaite pas recevoir le dossier de renseignements.

9

Le militaire peut présenter à l'AA, par l'entremise de l'analyste d'EA, ses observations écrites au plus tard 15 jours ouvrables après réception du dossier de renseignements. Si le militaire n'a pas suffisamment de temps pour présenter ses observations, il peut, par écrit, demander un délai supplémentaire à l'analyste d'EA. Le délai de 15 jours ouvrables doit être interprété de façon souple et raisonnable, selon les circonstances particulières du militaire.

10

Si des commentaires sont faits, par exemple par le cmdt ou l'analyste d'EA, quant aux observations du militaire, celui-ci doit en recevoir copie et peut présenter des observations supplémentaires à leur sujet.

11

L'AA :

  • examine le dossier d'EA, y compris le dossier de renseignements et les observations du militaire, le cas échéant;
  • rend une décision;
  • transmet à l'analyste d'EA sa décision écrite, y compris les motifs de celle-ci.

12

L'analyste d'EA transmet au militaire, par l'entremise du cmdt de ce dernier, la décision écrite de l'AA, y compris les motifs de celle-ci.

Processus d'EA et responsable de la coordination

5.4 Il est impératif de respecter les mesures énoncées au bloc Équité procédurale afin de garantir le déroulement équitable du processus d'EA.

5.5 Le DACM est responsable de la coordination du processus d'EA pour les FAC.

Norme et éléments de preuve

5.6 La prépondérance des probabilités est la norme de preuve applicable à l'EA, tel que l'indique le tableau suivant :

L'AA doit être convaincue qu'il y a…établissant, selon la prépondérance des probabilités, un incident, des circonstances particulières ou une lacune professionnelle…

des éléments de preuve clairs et convaincants

lorsque l'EA est susceptible de mener à :

  • une libération en vertu des numéros 1b), 1d), 2, 5d) ou 5f) du tableau ajouté à l'article 15.01 des ORFC, Libération des officiers et militaires du rang;
  • un retour à un grade inférieur;
  • la conclusion que le militaire a pris part à une activité constituant une infraction :
    • au code de discipline militaire;
    • à toute autre loi fédérale.

des éléments de preuve fiables

dans tous les autres cas d'EA.

Sélection de la mesure administrative

5.7 La sélection de la mesure administrative est fondée sur les éléments suivants :

  1. les faits entourant l'affaire;
  2. toute la période de service du militaire, en tenant compte de son grade, de son groupe professionnel militaire, de son expérience et de son poste;
  3. les écarts de conduite ou le rendement insuffisant antérieurs du militaire, le cas échéant;
  4. le rôle de leadership assumé par le militaire, le cas échéant.

Décisions rendues à l'issue d'un EA

5.8 Avant d'imposer une mesure administrative, l'AA doit veiller à ce qu'elle soit autorisée par les ORFC ou une DOAD à imposer la mesure administrative sélectionnée.

5.9 En règle générale, la mesure administrative appropriée est celle qui reflète le mieux le degré d'incompatibilité entre l'écart de conduite ou le rendement insuffisant du militaire et son maintien en service au sein des FAC.

5.10 Après avoir examiné le dossier d'EA et rendu une décision, l'AA peut imposer une mesure administrative, notamment :

  1. les mesures correctives sous le régime de la DOAD 5019-4;
  2. le reclassement;
  3. la mutation entre sous-éléments constitutifs;
  4. l'affectation;
  5. une offre de conditions de service lorsque les autorités des FAC ont précédemment décidé de ne pas faire une telle offre;
  6. le retour à un grade inférieur;
  7. la libération ou la recommandation de libération, selon le cas.

5.11 Lorsque la mesure administrative sélectionnée est la libération, le militaire doit être libéré en vertu du numéro le plus approprié du tableau ajouté à l'article 15.01 des ORFC.

Motifs

5.12 Les motifs justifiant l'imposition d'une mesure administrative à l'égard d'un militaire doivent être suffisamment élaborés pour :

  1. permettre au militaire de comprendre les raisons pour lesquelles la mesure administrative a été imposée;
  2. permettre un examen par l'autorité en matière de griefs.

5.13 Les motifs fournis doivent, en particulier :

  1. identifier les éléments de preuve applicables;
  2. expliquer comment les éléments de preuve ont été traités;
  3. énoncer les conclusions basées sur les éléments de preuve et expliquer pourquoi la mesure administrative en question a été imposée.

Dossiers d'EA

5.14 Les dossiers d'EA doivent être conservés conformément aux politiques et aux procédures énoncées dans les documents suivants, selon le cas :

  1. DOAD 5050-0, Dossiers personnels des militaires;
  2. Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM);
  3. Système de classification par sujet, de conservation et d'élimination des documents de la Défense.

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

6.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DAOD :

Le…est chargé de ou d'…

DPGCM

  • élaborer la politique d'EA.

DACM

  • procéder à l'EA, s'il y a lieu;
  • coordonner le processus d'EA pour les FAC;
  • fournir des conseils sur le processus d'EA;
  • consulter le DJ Pers Mil au besoin;
  • veiller à ce que l'EA mené au sein de l'organisation du DGCM respecte les politiques et les procédures des FC.

DCM

  • procéder à l'EA, s'il y a lieu;
  • consulter le DJ Pers Mil au besoin.

D Pol San

  • attribuer les CERM permanentes;
  • consulter le DJ Pers Mil au besoin;
  • transmettre le formulaire CF 2088, Avis de changement des contraintes d'emploi pour raison médicale (CERM), au DACM pour les membres de la force régulière, et au QG de secteur ou l'équivalent pour les membres de la force de réserve;
  • fournir des avis médicaux à l'analyste d'EA et à l'AA.

commandant de secteur ou l'équivalent

  • procéder à l'EA, s'il y a lieu;
  • veiller à ce que l'EA mené au QG de secteur ou à un niveau équivalent respecte les politiques et les procédures des FAC;
  • consulter le représentant local du Juge-avocat général au besoin;
  • fournir la documentation et les renseignements sur les membres de la force de réserve faisant l'objet d'un EA dans le cas d'usage interdit de drogues ou de toute autre implication dans des activités reliées aux drogues, d'inconduite sexuelle, d'inconduite liée à l'alcool ou de tout autre écart de conduite.

cmdt

  • recommander que le processus d'EA soit entrepris, le cas échéant;
  • consulter le représentant local du Juge-avocat général au besoin;
  • fournir à l'analyste d'EA concerné tous les renseignements et toutes les recommandations appropriés;
  • aider le militaire à préparer ses observations dans le cadre de l'EA;
  • veiller à ce que toute information fournie par l'analyste d'EA soit transmise au militaire.

7. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

  • DOAD 5019-0, Manquement à la conduite et au rendement

Autres références

  • Loi canadienne sur les droits de la personne
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Article 4.02 des ORFC, Responsabilités générales des officiers
  • Article 5.01 des ORFC, Responsabilités générales des militaires du rang
  • Chapitre 7 des ORFC, Griefs
  • Chapitre 15 des ORFC, Libération
  • Article 19.07 des ORFC, Dettes privées
  • Article 19.08 des ORFC, Faillite
  • DOAD 5003-0, Restrictions applicables au service militaire et limitations individuelles
  • DOAD 5003-6, Déménagements imprévus, statuts particuliers et affectations pour motifs personnels
  • DOAD 5019-3, Programme des Forces canadiennes sur le contrôle des drogues
  • DOAD 5019-4, Mesures correctives
  • DOAD 5019-5, Inconduite sexuelle et troubles sexuels
  • DOAD 5019-7, Inconduite liée à l'alcool
  • DOAD 5019-8, Dettes privées
  • DOAD 5023-1, Critères minimaux d'efficacité opérationnelle liés à l'universalité du service
  • DOAD 5023-2, Programme de conditionnement physique
  • DOAD 5044-4, Violence en milieu familial
  • DOAD 5050-0, Dossiers relatifs au personnel des Forces canadiennes
  • DOAD 7002-0, Commissions d'enquête et enquêtes sommaires
  • OAFC 19-19, Mesures relatives aux absents
  • OAFC 19-43, Comportement raciste
  • Instruction du SMA(RH-MIL) 11/04, Normes médicales applicables aux Forces canadiennes
  • Formalités pour les dossiers des ressources humaines militaires (FDRHM)
  • Formulaire CF 2088, Avis de changement des contraintes d'emploi pour raison médicale (CERM)
  • Système de classification par sujet, de conservation et d'élimination des documents de la Défense (SCSCEDD)
  • Pouvoirs de libération délégués par le CEMD