DOAD 7021-3, Conditions d'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages

1. Introduction

Date de publication : 2000-04-17

Date de la dernère modification : 2015-05-06

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 19-35, Conditions d'acceptation des cadeaux et des marques d'hospitalité

Autorité approbatrice : Chef – Service d’examen (CS Ex)

Demandes de renseignements : Directeur – Programme d’éthique de la défense (DPED)

2. Définitions

conflit d’intérêts organisationnel (organizational conflict of interest)

Situation dans laquelle une mesure ou une décision prise par un employé du MDN ou un membre des FC met en doute l’intégrité, l’objectivité ou l’impartialité du MDN ou des FC, ou leur caractère non partisan. En conséquence, un observateur raisonnable pourrait considérer que la situation crée un conflit entre les intérêts du MDN ou des FC et l’intérêt public. Un conflit d’intérêts organisationnel réel désigne un conflit qui existe actuellement dans les faits d’une situation; un conflit d’intérêts organisationnel apparent est un conflit dont une personne raisonnable pourrait percevoir l’existence dans une situation, que ce soit ou non le cas; et un conflit d’intérêts organisationnel potentiel est un conflit dont on pourrait raisonnablement prévoir l’existence dans une situation future. Un conflit d’intérêts organisationnel apparent est aussi grave qu’un conflit d’intérêts organisationnel réel ou potentiel. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

conflit d’intérêts personnel (personal conflict of interest)

Situation dans laquelle un employé du MDN ou un membre des FC a des intérêts personnels qui ne sont pas inhérents à son rôle public et qui pourraient influer abusivement sur l’exécution de ses fonctions et responsabilités officielles ou dans laquelle l’employé du MDN ou le membre des FC utilise ses fonctions officielles pour obtenir des gains personnels. Un conflit d’intérêts réel désigne un conflit qui existe actuellement dans les faits d’une situation; un conflit d’intérêts apparent est un conflit dont un observateur raisonnable pourrait percevoir l’existence dans une situation, que ce soit ou non le cas; et un conflit d’intérêts potentiel est un conflit dont on pourrait raisonnablement prévoir l’existence dans une situation future. Des conflits d’intérêts peuvent se produire dans les circonstances suivantes : activités extérieures (y compris les activités politiques), acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres avantages, activités d’après-mandat, et toute autre activité ou décision incompatible avec les fonctions et responsabilités officielles d’un employé du MDN ou d’un membre des FC. Un conflit d’intérêts personnel apparent est aussi grave qu’un conflit d’intérêts personnel réel ou potentiel. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

source étrangère (foreign source)

Souverain, État ou fonctionnaire étranger. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 43075)

tâches conflictuelles (conflict of duties)

Conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d’un employé du MDN ou d’un membre des FC, mais parce qu’une ou plusieurs de ses responsabilités officielles sont concomitantes ou concurrentes. Par exemple, les responsabilités liées à son emploi au sein de la fonction publique ou à son service au sein des FC pourraient être en conflit avec d’autres de ses responsabilités dans le cadre d’un rôle externe faisant aussi partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d’administration ou à une autre fonction externe. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

3. Aperçu

Généralités

3.1 Le fait d’offrir des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages à des clients existants ou potentiels ou à des représentants étrangers constitue une pratique commerciale ou diplomatique fréquente. Une telle pratique commerciale ou diplomatique concerne le MDN et les FAC car ils sont un grand acquéreur de produits et de services et un acteur important de la sphère internationale. Les employés du MDN et les militaires peuvent être les bénéficiaires de ces cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages, ce qui peut donner lieu à des conflits d’intérêts (CI) ou créer un risque de perception défavorable du public. Ces avantages peuvent aller de simples articles promotionnels de valeur minime comme des calendriers, des tasses, des stylos ou des t-shirts à, dans le cas de cadeaux de source étrangère, des objets culturels, des figurines ou d’autres œuvres d’art culturellement représentatives, à des déjeuners ou à des invitations à des événements particuliers, et jusqu’à des cadeaux et des marques d’hospitalité plus chers et élaborés.

Nota Dans la présente DOAD, un CI peut être un CI organisationnel, un CI personnel ou des tâches conflictuelles, selon le cas.

But

3.2 La présente DOAD a pour but de faire en sorte que l’acceptation de telles offres ne compromette pas, ni ne semble compromettre, l’intégrité et l’impartialité des employés du MDN et des militaires, ou encore du gouvernement du Canada (GC), du MDN ou des FAC, et que la non-acceptation de ces cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages ne contrevienne pas aux coutumes étrangères ou au protocole diplomatique. La présente DOAD fournit des directives aux employés du MDN et aux militaires en ce qui a trait à la sollicitation ou à l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages provenant de sources extérieures au MDN et aux FAC, et notamment de sources étrangères.

Conformité

3.3 En plus d’observer les principes, règles et procédures énoncés dans la présente DOAD, les employés du MDN et les militaires sont tenus de se conformer au Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes. Les employés du MDN doivent de plus se conformer au Code de valeurs et d’éthique du secteur public du Conseil du Trésor (CT) et à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du CT, alors que les militaires doivent pour leur part se conformer à l’article 19.39 des ORFC, Rapports avec les entrepreneurs, à l’article 19.40 des ORFC, Acceptation de dons de sources étrangères et à l’article 103.49 des ORFC, Infractions diverses.

3.4 La conformité des employés du MDN et des militaires à la présente DOAD est également nécessaire pour garantir que l’acceptation de tout cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage ne contrevient pas à l’alinéa 121(1)c) du Code criminel.

Avis de non-conformité

3.5 Le DPED est chargé de signaler au CS Ex tout cas de non‑conformité à la présente DOAD.

4. Application générale

Offres

4.1 Un employé du MDN ou un militaire ne doit pas, dans son rôle public, accepter un cadeau, une marque d’hospitalité ou tout autre avantage pour lui-même ou pour son organisation, sauf conformément aux dispositions de la présente DOAD. Cela comprend :

  1. l’entrée gratuite ou à rabais à des activités sportives, culturelles ou récréatives;
  2. des événements découlant d’un rapport d’affaires réel ou potentiel lié aux fonctions officielles de l’employé du MDN ou du militaire;
  3. des cadeaux en nature ou des échanges financiers au profit de l’organisation de l’employé du MDN ou du militaire.

Participation à des événements

4.2 Une situation de CI ou un risque de perception défavorable du public résultant de la participation à un événement en compagnie d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation ayant des relations réelles ou éventuelles avec le MDN ou les FAC peut ne pas être entièrement évité même si l’employé du MDN ou le militaire s’est procuré son propre billet ou a lui-même acquitté les droits pour assister à l’événement.

5. Acceptation d’une offre sans approbation écrite

Rabais généraux et accès gratuit

5.1 Un employé du MDN ou un militaire peut accepter à titre personnel, sans approbation écrite, un rabais ou un taux préférentiel normalement offert à l’ensemble du public, au secteur public dans sa totalité, ou à l’ensemble des employés du MDN ou des militaires et leur famille. Cela comprend, par exemple, des rabais dans les parcs d’attractions ou l’accès gratuit au transport par une société d’État offerts à l’appui du MDN ou des FAC.

Conditions requises

5.2 Dans tous les autres cas, un employé du MDN ou un militaire à qui est offert, à titre personnel ou comme membre d’un petit groupe, un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage ne peut l’accepter sans l’approbation écrite d’une autorité approbatrice que si ce cadeau, cette marque d’hospitalité ou cet autre avantage satisfait à toutes les conditions suivantes :

  1. sa valeur est minime;
  2. il découle d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles de l’employé du MDN ou du militaire;
  3. il est conforme aux règles habituelles de courtoisie, d’hospitalité ou de protocole;
  4. il ne compromet ni ne semble compromettre d’aucune manière l’intégrité de l’employé du MDN ou du militaire visé, ou l’intégrité du MDN ou des FAC;
  5. l’offre se produit rarement.

Nota Les offres répétées de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages faites par une même source ne devraient pas être acceptées automatiquement, même si les conditions d’acceptation sans approbation écrite sont autrement satisfaites.

Exemples

5.3 Les exemples suivants présentent des articles de valeur minime qu’un employé du MDN ou un militaire peut accepter sans approbation écrite :

  1. un article promotionnel ou cadeau ponctuel de valeur minime, comme une tasse, un stylo, un t-shirt, une casquette de baseball ou un autre article d’usage général;
  2. un dîner ou un souper occasionnel aux frais d’un entrepreneur ou d’un représentant étranger au cours duquel seront abordées des questions d’affaires ou de défense, pour autant que les coûts associés soient raisonnables;
  3. une invitation à une réception donnée par une société ou par une association aux frais de l’organisateur de l’événement, pour autant que la marque d’hospitalité offerte soit modeste, telle qu’un cinq à sept, et qu’y soit convié un échantillon représentatif du secteur privé et du GC;
  4. une invitation à une conférence ou à une activité de perfectionnement professionnel si les deux parties en tirent un avantage mutuel qui respecte les critères énoncés au paragraphe 5.2, en particulier ceux ayant trait à la valeur, à la fréquence et au contexte d’affaires;
  5. une invitation à un événement sanctionné par le gouvernement, comme le Prix Vimy, quand cela procure un avantage important au GC, au MDN ou aux FAC.

6. Acceptation d’une offre avec approbation écrite

Conditions et processus d’obtention d’une approbation écrite

6.1 Un employé du MDN ou un militaire ne doit pas accepter de cadeau, de marque d’hospitalité ou d’autre avantage d’une valeur autre que minime avant d’avoir obtenu l’approbation écrite de l’une des autorités approbatrices énumérées au paragraphe 6.7.

6.2 Une autorité approbatrice ne peut approuver l’acceptation d’un article exigeant une approbation écrite que si elle a la conviction que cette acceptation satisfait à toutes les conditions suivantes :

  1. elle ne placerait pas le récipiendaire dans une situation de CI qui compromet ou semble compromettre l’intégrité du MDN ou des FAC, ni ne créerait un risque de perception défavorable du public;
  2. il en découle, selon le cas :
    1. un intérêt général pour le GC, le MDN ou les FAC, comme la promotion du soutien du public ou d’une alliance stratégique appuyant le MDN ou les FAC, la promotion d’une industrie canadienne à l’occasion d’un événement tenu par une association industrielle ou, dans le cas d’une offre faite par une source étrangère, la promotion d’une alliance stratégique étrangère appuyant le MDN ou les FAC;
    2. un intérêt général pour la société, comme le don de recettes à un organisme de bienfaisance reconnu.

Exemples

6.3 Les exemples suivants présentent des articles d’une valeur autre que minime qu’un employé du MDN ou un militaire ne peut accepter que s’il a obtenu au préalable l’approbation écrite d’une autorité approbatrice :

  1. les frais de transport et d’hébergement encourus pour participer à une conférence ou à une présentation, quand cette participation est manifestement avantageuse pour le MDN ou les FAC;
  2. une œuvre d’art culturellement représentative d’une valeur, ou d’une valeur probable, autre que minime;
  3. une invitation à un événement sportif, culturel ou autrement récréatif si la reconnaissance du MDN ou des FAC est le facteur principal ayant donné lieu à l’invitation;
  4. tous les cadeaux en nature offerts à plusieurs membres d’une organisation, si la valeur totale de ces cadeaux dépasse une valeur minime ou peut créer une perception défavorable du public.

Réceptions données par des entrepreneurs ou des associations

6.4 Dans le cas d’une invitation à une réception aux frais d’un entrepreneur ou d’une association, la valeur totale de la marque d’hospitalité offerte détermine la nécessité d’obtenir une approbation écrite. Pour juger de la valeur totale de la marque d’hospitalité, l’employé du MDN ou le militaire doit tenir compte, en plus des aliments et boissons servis, du lieu où se tient la réception et de toute forme de divertissement donnée ainsi que de l’inclusion des membres de sa famille ou d’autres avantages personnels liés à la marque d’hospitalité proposée. S’il est jugé que la valeur totale dépasse une valeur minime, cette marque d’hospitalité ne peut être acceptée que si elle est approuvée par une autorité approbatrice conformément au paragraphe 6.2 de la présente DOAD.

Demande écrite d’approbation

6.5 Un employé du MDN ou un militaire qui requiert l’approbation d’une autorité approbatrice pour accepter ou conserver un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage doit présenter par écrit sa demande à son superviseur, à son gestionnaire ou à son commandant (cmdt).

Processus d’obtention d’une approbation écrite

6.6 Le processus d’obtention d’une approbation écrite pour accepter ou conserver un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage se déroule de la façon suivante :

Le ou l’…doit…
superviseur, le gestionnaire ou le cmdt qui reçoit la demande d’un subordonné
  • étudier la demande dès que possible et :
    • soit informer l’employé du MDN ou le militaire, par écrit, qu’il doit refuser ou accepter le cadeau, la marque d’hospitalité ou un autre avantage, en se fondant sur les instructions énoncées dans la présente DOAD;
    • soit, en cas d’incertitude quant à la ligne de conduite appropriée quant au refus ou à l’acceptation, consulter la chaîne de commandement ou le DPED et informer l’employé du MDN ou le militaire, par écrit, de la décision;
    • soit présenter la question à l’autorité approbatrice appropriée, qui prendra une décision.
CS Ex
  • soit indiquer à l’employé du MDN, au militaire, au superviseur, au cmdt ou à l’autorité approbatrice s’il convient d’accepter le cadeau, la marque d’hospitalité ou un autre avantage;
  • soit, si une approbation écrite est nécessaire aux termes de la présente DOAD, recommander que la question soit transmise à l’autorité approbatrice appropriée, qui prendra une décision.
autorité approbatrice appropriée
  • soit ordonner par écrit le refus ou l’acceptation de tout cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage requérant une approbation écrite en vertu de la présente DOAD;
  • soit, dans le cas d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage inopportun qui a été accepté, ordonner par écrit, selon le cas :
    • qu’il soit rendu;
    • qu’il soit conservé;
    • qu’il soit aliéné conformément à la DOAD 3013-1, Aliénation du matériel excédentaire.

Nota En cas d’incertitude quant à la ligne de conduite appropriée quant à l’acceptation ou à l’aliénation du cadeau, de la marque d’hospitalité ou de tout autre avantage, l’autorité approbatrice devrait consulter le CS Ex.

Autorités approbatrices

6.7 Les autorités approbatrices chargées de l’acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage sont les suivantes :

Le ou les…dans le cas…
sous-ministre ou le chef d’état-major de la défense
  • des conseillers de niveau un (N1) et dans le cas des conseillers de niveau deux (N2) à l’extérieur de la région de la capitale nationale (RCN).
conseillers de N1 dans la RCN
  • de leurs organisations respectives dans la RCN.
conseillers de N2 à l’extérieur de la RCN
  • de leurs organisations respectives à l’extérieur de la RCN.

Circonstances exceptionnelles

6.8 Un employé du MDN ou un militaire qui, dans des circonstances exceptionnelles comme lorsqu’il exerce des fonctions de relations civilo-militaires ou tient un rôle dans une ambassade, n’a d’autre choix que d’accepter le cadeau, la marque d’hospitalité ou un autre avantage sans avoir obtenu au préalable d’approbation écrite, par exemple dans des circonstances où il pourrait autrement contrevenir au protocole diplomatique ou étranger, doit accepter le cadeau, la marque d’hospitalité ou un autre avantage au nom du MDN ou des FAC, puis, dès que possible et de préférence par écrit, en informer son superviseur ou son cmdt. Le superviseur ou le cmdt doit alors, conformément au tableau du paragraphe 6.6, ordonner à l’employé du MDN ou au militaire de garder l’article ou de s’en défaire, ou soumettre la question à l’autorité approbatrice appropriée, qui prendra la décision définitive.

7. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

7.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

Défaut de se conformer – Employé du MDN

7.2 Un employé du MDN qui ne se conforme pas à la présente DOAD ou aux dispositions du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes en ce qui a trait à l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages peut se voir imposer des mesures disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’à la cessation d’emploi en vertu de la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.

Défaut de se conformer – Militaire

7.3 Un militaire qui ne se conforme pas à la présente DOAD ou aux dispositions du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes en ce qui a trait à l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages peut se voir imposer une ou plusieurs des mesures suivantes :

  1. un changement de fonctions;
  2. la libération ou une autre mesure administrative énoncée au paragraphe Décisions rendues à l’issue d’un EA de la DOAD 5019-2, Examen administratif;
  3. une mesure disciplinaire en vertu de la Loi sur la défense nationale.

Recours

7.4 Un employé du MDN ou un militaire qui est en désaccord avec une décision sur les dispositions à prendre pour se conformer à la présente DOAD ou au Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes et en outre, dans le cas d’un employé du MDN, au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, peut exercer un recours en déposant un grief en conformité avec les procédures établis.

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références