DOAD 7021-4, Sollicitation, parrainage et dons

1. Introduction

Date de publication : 2000-07-07

Date de la dernière modification : 2015-05-06

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

  • OAPC 7.10, Conflit d’intérêts
  • OAFC 19-7, Emploi civil – Personnel militaire
  • OAFC 19-37, Mesures d’observation concernant les conflits d’intérêts et l’après-mandat
  • Directive d’orientation du QGDN P5/89, Mesures d’observation supplémentaires concernant les conflits d’intérêts
  • CANFORGEN 030/07, Parrainage et dons – Lignes directrices provisoires

Autorité approbatrice : Chef – Service d’examen (CS Ex)

Demandes de renseignements : Directeur – Programme d’éthique de la défense (DPED)

2. Définitions

conflit d’intérêts organisationnel (organizational conflict of interest)

Situation dans laquelle une mesure ou une décision prise par un employé du MDN ou un membre des FC met en doute l’intégrité, l’objectivité ou l’impartialité du MDN ou des FC, ou leur caractère non partisan. En conséquence, un observateur raisonnable pourrait considérer que la situation crée un conflit entre les intérêts du MDN ou des FC et l’intérêt public. Un conflit d’intérêts organisationnel réel désigne un conflit qui existe actuellement dans les faits d’une situation; un conflit d’intérêts organisationnel apparent est un conflit dont une personne raisonnable pourrait percevoir l’existence dans une situation, que ce soit ou non le cas; et un conflit d’intérêts organisationnel potentiel est un conflit dont on pourrait raisonnablement prévoir l’existence dans une situation future. Un conflit d’intérêts organisationnel apparent est aussi grave qu’un conflit d’intérêts organisationnel réel ou potentiel. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

conflit d’intérêts personnel (personal conflict of interest)

Situation dans laquelle un employé du MDN ou un membre des FC a des intérêts personnels qui ne sont pas inhérents à son rôle public et qui pourraient influer abusivement sur l’exécution de ses fonctions et responsabilités officielles ou dans laquelle l’employé du MDN ou le membre des FC utilise ses fonctions officielles pour obtenir des gains personnels. Un conflit d’intérêts réel désigne un conflit qui existe actuellement dans les faits d’une situation; un conflit d’intérêts apparent est un conflit dont un observateur raisonnable pourrait percevoir l’existence dans une situation, que ce soit ou non le cas; et un conflit d’intérêts potentiel est un conflit dont on pourrait raisonnablement prévoir l’existence dans une situation future. Des conflits d’intérêts peuvent se produire dans les circonstances suivantes : activités extérieures (y compris les activités politiques), acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres avantages, activités d’après-mandat, et toute autre activité ou décision incompatible avec les fonctions et responsabilités officielles d’un employé du MDN ou d’un membre des FC. Un conflit d’intérêts personnel apparent est aussi grave qu’un conflit d’intérêts personnel réel ou potentiel. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

don (donation)

Aliénation de biens de l’État par le MDN ou les FAC au profit d’un organisme externe conformément aux dispositions législatives sur l’aliénation des biens de surplus de la Couronne, ou don monétaire ou non monétaire par le MDN ou les FAC à un organisme externe sans qu’il y ait échange d’avantages de nature monétaire ou non monétaire, autre qu’un éventuel reçu pour fins d’impôt. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 693783)

organisme externe (non-defence agency)

Organisme ou personne hors du MDN, y compris un ministère, un autre palier de gouvernement, le gouvernement et les forces armées d’un autre pays, des entreprises, ou des organismes sans but lucratif. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 46396)

parrainage (sponsorship)

Entente intervenue entre le MDN ou les FAC et un organisme externe en vertu de laquelle, en échange d’une reconnaissance publique ou d’un autre avantage non monétaire, l’organisme externe fournit des ressources financières ou une aide en nature au MDN ou aux FAC en appui à un événement ou à une initiative particuliers du MDN ou des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 693781)

Programme des services de la Défense (Defence Services Programme)

Programme du Ministère qui comprend l’ensemble des activités et projets exprimés sous forme de ressources pour une période prévue, qui visent à répondre aux politiques du gouvernement, et qui ont reçu l’approbation de planification, l’approbation de principe ou l’entière approbation du Ministère. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 488)

tâches conflictuelles (conflict of duties)

Conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d’un employé du MDN ou d’un membre des FC, mais parce qu’une ou plusieurs de ses responsabilités officielles sont concomitantes ou concurrentes. Par exemple, les responsabilités liées à son emploi au sein de la fonction publique ou à son service au sein des FC pourraient être en conflit avec d’autres de ses responsabilités dans le cadre d’un rôle externe faisant aussi partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d’administration ou à une autre fonction externe. (Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes)

3. Principes relatifs aux ententes de parrainage et de don

Contexte

3.1 Un organisme externe peut demander l’établissement d’une entente avec le MDN ou les FAC dans le but de parrainer un événement ou une initiative du MDN ou des FAC. Un organisme externe peut également vouloir faire un don au MDN ou aux FAC, avec ou sans un but précis.

3.2 La prestation de services à un organisme externe sans recouvrement complet du coût des ressources de la défense utilisées pour cette prestation n’est approuvée que dans des circonstances limitées et d’une manière qui respecte les politiques du gouvernement du Canada (GC) (voir le document B-GS-055-000/AG-001, Prestation de services à des organismes externes, et la section 5 de la présente DOAD).

3.3 La présente DOAD ne s’applique ni à l’administration de biens non publics (BNP) ni à l’utilisation de ressources liées aux BNP. Les parrainages et les dons relatifs à la programmation au soutien du bien-être et du moral liée aux BNP sont régis par les politiques en matière de parrainage et de dons publiées par les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

But

3.4 La présente DOAD a pour but de maintenir et de rehausser l’intégrité et l’impartialité du MDN et des FAC en prévenant les conflits d’intérêts (CI) et les risques de perception défavorable du public associés à l’acceptation d’un parrainage ou d’un don, ou encore associés à la prestation de services à un organisme externe.

Nota Dans la présente DOAD, un CI peut être un CI organisationnel, un CI personnel ou des tâches conflictuelles, selon le cas.

Exigences

3.5 Dans le cadre de toute entente établie avec un organisme externe au sujet d’un parrainage ou d’un don par ou pour le MDN ou les FAC, ou de la prestation de services, les employés du MDN et les militaires doivent faire en sorte :

  1. que le MDN et les FAC se conforment à toutes les lois, politiques et lignes directrices fédérales énoncées à la section 8 de la présente DOAD;
  2. que les avantages qu’en tirent le MDN ou les FAC l’emportent sur les CI ou sur la perception défavorable du public;
  3. qu’il n’existe aucune attente de traitement de faveur dans le cadre de relations présentes ou à venir avec le MDN ou les FAC, ni aucun appui réel ou implicite des produits ou des services du parrain ou du donateur;
  4. que la transparence soit exercée conformément aux procédures établies de comptabilité et de reddition de comptes;
  5. que tous les engagements pris au nom du MDN ou des FAC soient respectés de bonne foi en tout temps.

3.6 Les conseillers de niveau un (N1) et de niveau deux (N2), les gestionnaires du MDN et les commandants (cmdt) doivent veiller à ce que les parrainages ou dons par ou pour le MDN ou les FAC et les prestations de services à un organisme externe :

  1. ne placeraient pas le MDN ou les FAC dans une situation de CI qui compromet ou semble compromettre l’intégrité du MDN ou des FAC, ni ne créeraient un risque de perception défavorable du public;
  2. présentent :
    1. soit un intérêt général pour le GC, le MDN ou les FAC, comme la promotion du soutien du public ou d’une alliance stratégique appuyant le MDN ou les FAC, la promotion d’une industrie canadienne à l’occasion d’un événement tenu par une association industrielle ou, dans le cas d’une offre faite par une source étrangère, la promotion d’une alliance stratégique étrangère appuyant le MDN ou les FAC;
    2. soit un intérêt général pour la société, comme le don de recettes à un organisme de bienfaisance reconnu.

3.7 Le MDN ou les FAC, ou un employé du MDN ou un militaire agissant au nom du MDN ou des FAC, ne doivent pas accepter le parrainage d’un organisme externe en échange de publicité sur les produits ou les services du parrain. L’étalage des produits ou des services du parrain lors d’un événement du MDN ou des FAC constitue de la publicité. L’affichage du nom ou du logo du parrain dans les supports de communication, sans signature promotionnelle, ne constitue pas de la publicité.

3.8 Le parrainage d’un événement ou d’une initiative du MDN ou des FAC, ou un don à l’égard d’un tel événement ou d’une telle initiative, ne doit être appliqué qu’au but visé. Les ressources non utilisées doivent être rendues au parrain ou au donateur ou, s’il n’est pas possible de les rendre, il faut en disposer d’une manière conforme aux dispositions législatives applicables en matière financière.

4. Sollicitation auprès du public et acceptation de parrainages et de dons

Généralités

4.1 Exception faite des activités de financement au profit d’organismes de bienfaisance, les employés du MDN et les militaires ne doivent pas solliciter de cadeaux, de marques d’hospitalité ni d’autres avantages ou d’autres transferts de valeur économique auprès d’organismes externes qui entretiennent des relations avec le gouvernement. Dans le cadre d’activités de financement au profit d’organismes de bienfaisance, les employés du MDN et les militaires, dans leur rôle public, doivent veiller à obtenir le consentement écrit préalable du sous-ministre (SM) ou du chef d’état-major de la défense (CEMD), ou de leurs délégués, selon le cas, pour solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature d’organismes externes. S’ils reçoivent ce consentement, par exemple pour la Campagne de charité en milieu de travail du GC, les montants qui pourront être sollicités dans le cadre de l’activité sont soumis aux limites imposées par le SM et le CEMD, ou par leurs délégués, selon le cas.

4.2 Si un organisme externe avec lequel le MDN ou les FAC ont eu, ont ou auront potentiellement des relations officielles offre un avantage au MDN ou aux FAC, comme le financement d’un événement (qui constitue un parrainage) ou un don de produits ou de services, les employés du MDN et les militaires doivent s’interroger sur l’existence possible d’un CI ou d’un risque de perception défavorable du public, et obtenir le consentement écrit préalable du SM ou du CEMD, ou de leurs délégués, selon le cas. La demande de consentement écrit doit être acheminée par l’entremise de la chaîne de commandement du conseiller de N1 approprié.

4.3 Dans le même ordre d’idées, si le MDN ou les FAC financent un événement d’un organisme externe avec lequel le MDN ou les FAC ont eu, ont ou auront potentiellement des relations officielles, ou lui font un don de matériel, les employés du MDN et les militaires, dans leur rôle public, doivent s’interroger sur l’existence possible d’un CI ou d’un risque de perception défavorable du public et, dans l’affirmative, obtenir le consentement écrit préalable du SM ou du CEMD, ou de leurs délégués, selon le cas. La demande de consentement écrit doit être acheminée par l’entremise de la chaîne de commandement du conseiller de N1 approprié.

4.4 Le SM ou le CEMD, ou leurs délégués, peuvent exiger que toute activité mentionnée aux paragraphes 4.1 à 4.3 soit modifiée ou qu’il y soit mis fin s’il est déterminé, selon le cas :

  1. qu’il existe un CI ou un risque de perception défavorable du public;
  2. que l’activité peut entraîner une infraction à l’alinéa 121(1)c) du Code criminel;
  3. qu’il peut y avoir non-conformité à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor (CT).

Utilisation acceptable des ressources

4.5 En vertu de la Directive sur les comptes à fins déterminées du CT, les fonds fournis à l’État par l’entremise d’un parrainage ou d’un don ne doivent pas servir :

  1. à régler quelque partie que ce soit des frais de personnel contractuel ou temporaire ou d’autres coûts de fonctionnement liés au parrainage ou au don;
  2. à compenser d’autres dépenses, comme les salaires ou les avantages sociaux d’employés du MDN ou de militaires, ni tout autre coût imputable à un crédit du Programme des services de la Défense.

4.6 Aucun des droits, commissions et frais administratifs liés à la gestion, par le MDN et les FAC, d’un parrainage ou d’un don ne peut être financé par une contribution du parrain ou du donateur.

Autorités habilitées à accepter un parrainage ou un don

4.7 Un parrainage ou un don ne peut être accepté que par le SM ou le CEMD, ou par leurs délégués, selon le cas. S’il survient, relativement au parrainage ou au don, un doute quant à l’existence d’un CI ou d’un risque de perception défavorable du public, il faut obtenir au préalable une décision du CS Ex.

Dépôt et comptabilisation des dons

4.8 Le tableau ci-dessous précise les conditions rattachées à certains dons :

Tout don destiné…doit être…
à l’État pour une activité précise correspondant au mandat du MDN et des FAC, par exemple en appui à un fonds commémoratif désigné du MDN ou des FAC,
  • déposé dans un compte à fins déterminées du Trésor;
  • inscrit dans le Système d’information de la gestion des ressources de la défense.
au MDN ou aux FAC sans objet particulier ni fin déterminée
  • traité comme un revenu non disponible non fiscal;
  • déposé dans le compte particulier choisi par le directeur – Budget 3 du groupe du sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère).

Immeubles, biens réels, produits et services

4.9 En raison de questions liées à la responsabilité et d’autres questions d’ordre juridique, un bureau de première responsabilité doit consulter ses conseillers juridiques et financiers avant d’accepter quelque don que ce soit d’immeubles, de biens réels, de produits ou de services.

5. Prestation de services à des organismes externes

Généralités

5.1 Le document B-GS-055-000/AG-001, qui régit les prestations de services aux organismes externes, exige une entente écrite, un déni de responsabilité, le calcul des coûts recouvrables et la consultation d’un conseiller juridique.

Autorisation écrite

5.2 Conformément au document B-GS-055-000/AG-001, aucun employé du MDN ou militaire ne doit faire usage des ressources du MDN ou des FAC pour appuyer des activités qui avantageraient un organisme externe, y compris des activités de financement, sans autorisation écrite de l’autorité approbatrice appropriée.

Décision du CS Ex

5.3 S’il plane un doute sur l’existence d’un CI ou d’un risque de perception défavorable du public dans le cadre de la prestation de services à un organisme externe, l’autorité approbatrice doit présenter le dossier au CS Ex pour décision.

6. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

6.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

Défaut de se conformer – Employé du MDN

6.2 Un employé du MDN qui ne se conforme pas à la présente DOAD ou aux dispositions du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes relativement à la sollicitation auprès du public, au parrainage et aux dons peut se voir imposer des mesures disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’à la cessation d’emploi en vertu de la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.

Défaut de se conformer – Militaire

6.3 Un militaire qui ne se conforme pas à la présente DOAD ou aux dispositions du Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes relativement à la sollicitation auprès du public, au parrainage et aux dons peut se voir imposer une ou plusieurs des mesures suivantes :

  1. un changement de fonctions;
  2. la libération ou une autre mesure administrative énoncée au paragraphe Décisions rendues à l’issue d’un EA de la DOAD 5019-2, Examen administratif;
  3. une mesure disciplinaire en vertu de la Loi sur la défense nationale.

Recours

6.4 Un employé du MDN ou un militaire qui est en désaccord avec une décision sur les mesures à prendre pour se conformer à la présente DOAD ou au Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes et en outre, dans le cas d’un employé du MDN, au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, peut exercer un recours en déposant un grief en conformité avec les procédures établies.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les…est ou sont chargé ou chargés de ou d’…
conseillers de N1
  • étudier tous les parrainages et les dons proposés pour repérer les CI ou les risques de perception défavorable du public, et de consulter le CS Ex au besoin;
  • faire rapport au CS Ex de toute acceptation d’un parrainage ou d’un don de la part du SM ou du CEMD, ou de leurs délégués, pour qu’il l’inscrive dans son registre des activités de parrainage et de don.
CS Ex
  • tenir un registre des activités de parrainage et de don.
conseillers de N2 à l’extérieur de la région de la capitale nationale
  • étudier tous les parrainages et les dons proposés pour repérer les CI ou les risques de perception défavorable du public, et de consulter le CS Ex au besoin;
  • faire rapport au conseiller de N1 approprié de tout parrainage ou don proposé.
directeurs ou cmdt d’une base, d’une escadre, d’un navire canadien de Sa Majesté ou d’un dépôt
  • étudier tous les parrainages et les dons proposés pour repérer les CI ou les risques de perception défavorable du public, et de consulter le CS Ex au besoin;
  • faire rapport au conseiller de N2 approprié de tout parrainage ou don proposé.
cmdt d’une station ou d’une unité
  • étudier tous les parrainages et les dons proposés pour repérer les CI ou les risques de perception défavorable du public, et de consulter le CS Ex au besoin;
  • faire rapport au conseiller de niveau trois approprié de tout parrainage ou don proposé.
DPED
  • signaler le CS Ex de tout cas de non-conformité à la présente DOAD.

Nota Les responsabilités énoncées dans le tableau qui précède ne s’appliquent pas aux parrainages et aux dons relatifs à la programmation des Services de bien-être et moral liée aux BNP.

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références