DOAD 7024-1, Mécanismes internes de divulgation par des employés du MDN d’actes répréhensibles en milieu de travail

 Table des matières

  1. Introduction
  2. Définitions
  3. Aperçu
  4. Mise en œuvre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
  5. Conséquences
  6. Responsabilités
  7. Références

1. Introduction

Date de publication : 2010-08-31

Date de la dernière modification : 2016-08-24

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires », qui exercent l’un ou l’autre des pouvoirs du sous-ministre (SM).

Document annulé : CANFORGEN 097/07, Entrée en vigueur de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Services d’examen) (SMA[Svcs Ex])

Demandes de renseignements : Directeur – Enquêtes et examens spéciaux (DEES)

2. Définitions

acte répréhensible (wrongdoing)

Acte visé à l’article 8 [de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles]. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles)

Nota – Ces actes répréhensibles sont énumérés au paragraphe 3.2 de la présente DOAD.

divulgation protégée (protected disclosure)

Divulgation qui est faite de bonne foi par un fonctionnaire, selon le cas :

a) en vertu de la présente loi;
b) dans le cadre d’une procédure parlementaire;
c) sous le régime d’une autre loi fédérale;
d) lorsque la loi l’y oblige.

(Paragraphe 2(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles)

fonctionnaire (public servant)

Toute personne employée dans le secteur public, tout membre de la Gendarmerie royale du Canada et tout administrateur général. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles)

représailles (reprisal)

L’une ou l’autre des mesures ci-après prises à l’encontre d’un fonctionnaire pour le motif qu’il a fait une divulgation protégée ou pour le motif qu’il a collaboré de bonne foi à une enquête menée sur une divulgation ou commencée au titre de l’article 33 [de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles] :

a) toute sanction disciplinaire;
b) la rétrogradation du fonctionnaire;
c) son licenciement et, s’agissant d’un membre de la Gendarmerie royale du Canada, son renvoi
    ou congédiement;
d) toute mesure portant atteinte à son emploi ou à ses conditions de travail;
e) toute menace à cet égard.(Paragraphe 2(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires
    divulgateurs d’actes répréhensibles
)

secteur public (public sector)

a) Les ministères figurant à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques et les autres
    secteurs de l’administration publique fédérale figurant aux annexes I.1 à V de cette loi;
b) les sociétés d’État et autres organismes publics figurant à l’annexe 1.

Sous réserve des articles 52 et 53 [de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles], la présente définition ne s’applique toutefois pas au Service canadien du renseignement de sécurité, au Centre de la sécurité des télécommunications et aux Forces canadiennes. (Paragraphe 2(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles)

3. Aperçu

Généralités

3.1 La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) permet aux employés du MDN ainsi qu’aux autres fonctionnaires de se manifester s’ils croient qu’un acte répréhensible en milieu de travail a été commis ou est sur le point de l’être, ou s’il leur a été demandé de commettre un tel acte. La LPFDAR :

  1. interdit l’exercice de représailles à l’encontre des fonctionnaires qui ont fait une divulgation protégée ou qui ont collaboré de bonne foi à une enquête;
  2. établit un processus équitable et objectif pour les auteurs présumés d’actes répréhensibles.

3.2 L’article 8 de la LPFDAR précise que cette dernière s’applique aux actes répréhensibles commis au sein du secteur public ou le concernant et qui sont énumérés ci-après :

  1. la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime, à l’exception de la contravention de l’article 19 de la LPFDAR;
  2. l’usage abusif des fonds ou des biens publics;
  3. les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
  4. le fait de causer – par action ou omission – un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l’environnement, à l’exception du risque inhérent à l’exercice des attributions d’un fonctionnaire;
  5. la contravention grave d’un code de conduite établi en vertu des articles 5 ou 6 de la LPFDAR;
  6. le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l’un des actes répréhensibles mentionnés ci-dessus.

Nota – Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public du Conseil du Trésor et le Code de valeurs et d’éthique du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes ont été créés en vertu des articles 5 et 6, respectivement, de la LPFDAR.

La LPFDAR et les employés du MDN

3.3 Afin de mettre en œuvre la LPFDAR, le SM a établi des mécanismes et des processus internes pour permettre aux employés du MDN de divulguer des actes répréhensibles en étant convaincus qu’ils seront traités équitablement et protégés contre les représailles.

Commissaire à l’intégrité du secteur public

3.4 La LPFDAR a mis en place le Commissariat à l’intégrité du secteur public. Tout fonctionnaire ou particulier peut divulguer au commissaire à l’intégrité du secteur public (CISP) des renseignements concernant un prétendu acte répréhensible.

3.5 Aux termes du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR, seul le CISP peut statuer sur une plainte déposée par un fonctionnaire ou ancien fonctionnaire qui allègue avoir été victime de représailles parce qu’il a fait une divulgation protégée ou collaboré de bonne foi à une enquête. Une telle plainte peut également être déposée par une personne que le fonctionnaire ou ancien fonctionnaire désigne à cette fin.

Confidentialité

3.6 Aux termes de la LPFDAR, le MDN doit :

  1. protéger, sous réserve de toute autre loi fédérale applicable et des principes d’équité procédurale et de justice naturelle, l’identité des personnes mises en cause dans le cadre d’une divulgation, notamment :

          i. le divulgateur;
          ii. les témoins;
          iii. l’auteur présumé de l’acte répréhensible;

  1. mettre en place des mécanismes afin d’assurer la confidentialité des renseignements recueillis relativement à une divulgation faite en vertu de la LPFDAR.

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

3.7 Afin de protéger l’identité des personnes mises en cause dans le cadre d’une divulgation, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été modifiées de manière à prévoir que le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser de communiquer les documents, demandés en vertu de l’une de ces lois, qui contiennent des renseignements créés en vue de faire une divulgation au titre de la LPFDAR ou dans le cadre de toute enquête menée sur une divulgation en vertu de la LPFDAR.

4. Mise en œuvre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

Structure organisationnelle du MDN en matière de divulgation

4.1 Le SM a désigné le SMA(Svcs Ex) à titre d’agent supérieur chargé de mettre en œuvre la LPFDAR. Le DEES aide le SMA(Svcs Ex) à remplir ce rôle. Afin d’assurer une gestion quotidienne efficace, équitable et impartiale des divulgations d’actes répréhensibles, le SMA(Svcs Ex) a mis sur pied le Bureau de la divulgation interne (BDI).

Choix dont dispose le divulgateur

4.2 Un employé du MDN peut faire une divulgation en vertu de la LPFDAR à l’une ou l’autre des personnes suivantes :

  1. son superviseur;
  2. le SMA(Svcs Ex);
  3. le CISP.

Nota 1 – Une divulgation faite au SMA(Svcs Ex) devrait être transmise au BDI.

Nota 2 – Dans la présente DOAD, « superviseur » s’entend au sens de « supérieur hiérarchique » tel qu’employé dans la LPFDAR.

Divulgations publiques

4.3 Conformément à l’article 16 de la LPFDAR, la divulgation qu’un fonctionnaire peut faire autitre des articles 12 à 14 de la LPFDAR peut être faite publiquement s’il n’a pas suffisamment de temps pour la faire au titre de ces articles et qu’il a des motifs raisonnables de croire que l’acte ou l’omission qui est visé par la divulgation constitue, selon le cas :

  1. une infraction grave à une loi fédérale ou provinciale;
  2. un risque imminent, grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l’environnement.

Militaires agissant à titre de superviseurs à l’égard d’employés du MDN

4.4 Un employé du MDN peut faire une divulgation à un militaire qui agit à titre de superviseur à son égard et qui exerce l’un ou l’autre des pouvoirs du SM. Les militaires peuvent exercer les pouvoirs du SM en ce qui concerne divers domaines, notamment :

  1. les fonctions qui touchent la gestion des employés du MDN, telles que la supervision, la dotation et l’approbation des congés;
  2. les questions financières dans le cadre de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4.5 Si un employé du MDN n’est pas sûr que le militaire qui agit à titre de superviseur à son égard exerce un pouvoir du SM, il devrait communiquer avec le BDI.

Actes répréhensibles commis par des militaires

4.6 Comme les FAC sont l’un des organismes exclus de la définition de « secteur public » au sens de la LPFDAR, les employés du MDN ne peuvent pas faire une divulgation protégée au sujet d’un acte répréhensible commis au sein des FAC ou les concernant. Toutefois, ils peuvent faire une divulgation protégée au sujet d’un acte répréhensible commis par un militaire dans l’exercice de l’un ou l’autre des pouvoirs du SM.

Divulgation faite au superviseur ou au SMA(Svcs Ex)

4.7 Le MDN s’engage à promouvoir la transparence et le dialogue en milieu de travail afin que les employés du MDN puissent, de manière informelle par la voie hiérarchique habituelle, faire connaître leurs préoccupations concernant des actes répréhensibles.

4.8 Si un employé du MDN souhaite faire une divulgation en vertu de la LPFDAR, il peut demander au BDI de l’aide et de l’information sur la LPFDAR, ainsi que des conseils pour faire la divulgation.

4.9 Les mécanismes internes relatifs à une divulgation faite à un superviseur ou au SMA(Svcs Ex) consistent en cinq étapes essentielles résumées dans le tableau ci-dessous (voir le document Divulgation d’actes répréhensibles – Lignes directrices pour les gestionnaires et employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et les superviseurs et membres des Forces armées canadiennes (FAC) pour une description complète de chaque étape) : 

ÉtapeMesureDescription
1 Divulgation d’un acte répréhensible

L’employé du MDN divulgue un acte répréhensible à son superviseur ou au SMA(Svcs Ex).

Le superviseur qui reçoit la divulgation doit la signaler au BDI, qui doit veiller à ce que toutes les divulgations :

  • soient enregistrées dans la base de données du BDI;
  • portent un numéro de dossier;
  • fassent l’objet d’un accusé de réception par écrit.

Nota – Un employé du MDN ne devrait normalement pas faire intervenir une autre organisation ou entreprendre un autre processus pendant que la divulgation fait l’objet d’un examen ou d’une enquête.

2 Évaluation préliminaire

Le BDI, ou le superviseur en collaboration avec le BDI s’il y a lieu, doit :

  • étudier les renseignements reçus;
  • confirmer l’application de la définition d’« acte répréhensible » à ces renseignements;
  • déterminer s’il existe des motifs suffisants pour donner suite à la divulgation;
  • si tel est le cas, y donner suite conformément à l’étape 3.

Si la divulgation est rejetée, l’employé du MDN doit en être informé par écrit, avec copie au BDI.

3 Examen ou enquête

Le BDI doit décider s’il est opportun d’effectuer un examen informel ou si la divulgation devrait être transmise à une autre organisation ou faire l’objet d’un autre processus.

Le superviseur ou le BDI peut effectuer cet examen.

 Si une enquête officielle est nécessaire, la divulgation devrait normalement être transmise au DEES pour qu’il y donne suite. Néanmoins, le superviseur peut mener cette enquête si la divulgation lui a été faite.

4 Rapport

Au terme de l’examen ou de l’enquête, le superviseur, le BDI ou le DEES doit fournir :

  • une conclusion quant à la validité de la divulgation;
  • un rapport écrit au SMA(Svcs Ex).

Le SMA(Svcs Ex) doit étudier les résultats du rapport et décider quelle est la meilleure façon d’en diffuser les conclusions et les recommandations.

Si le SMA(Svcs Ex) est d’avis que des mesures correctives sont nécessaires, les autorités supérieures compétentes du MDN doivent prendre ces mesures et en aviser le SMA(Svcs Ex) dès qu’elles sont prises. Le BDI doit assurer le suivi au besoin.

5 Communication du dénouement de la divulgation

À la suite de la finalisation et de l’approbation du rapport, le superviseur, le BDI ou le SMA(Svcs Ex), selon le cas, doit aviser par écrit, sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’employé du MDN qui a fait la divulgation et les autres parties concernées, y compris les personnes impliquées dans le prétendu acte répréhensible, du dénouement de l’examen ou de l’enquête et des mesures correctives qui ont été prises, le cas échéant.

 Si, par suite de la divulgation, l’examen ou l’enquête conclut à un acte répréhensible, l’alinéa 11(1)c) de la LPFDAR exige que certains renseignements soient rendus publics. En ce qui touche les divulgations concernant le MDN, ces renseignements sont affichés sur les sites Web et intranet du SMA(Svcs Ex).

 Divulgation par un employé du MDN qui travaille au Bureau de l’Ombudsman du MDN et des FAC

4.10 Si un employé du MDN qui travaille au Bureau de l’Ombudsman du MDN et des FAC divulgue à son superviseur ou au SMA(Svcs Ex) un acte répréhensible en lien avec ce Bureau, le SMA(Svcs Ex) doit embaucher un enquêteur indépendant non relié au MDN ou aux FAC pour mener l’enquête. Le SMA(Svcs Ex) doit ensuite prendre les mesures appropriées, en fonction des conclusions de l’enquêteur.

5. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

5.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée pourrait faire l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

6.1 Le tableau suivant énonce les principales responsabilités relatives à la mise en œuvre de la LPFDAR (voir le document Divulgation d’actes répréhensibles – Lignes directrices pour les gestionnaires et employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et les superviseurs et membres des Forces armées canadiennes (FAC) pour une liste complète des responsabilités) : 

Le ou les…est chargé ou sont chargés de ou d’…
SM
  • examiner les rapports et les recommandations du SMA(Svcs Ex) et de prendre les décisions nécessaires;
  • établir le code de conduite du MDN, qui doit être compatible avec le code de conduite du Conseil du Trésor.
SMA(Svcs Ex)
  • veiller à ce que des mécanismes soient en place afin de mettre les renseignements requis à la disposition du public conformément à la LPFDAR;
  • veiller à ce que des mesures correctives soient prises dans les cas où il est conclu, par suite d’une divulgation, qu’un acte répréhensible a été commis.
conseillers de niveau un
  • créer un environnement où les employés du MDN de leur organisation sont encouragés à se manifester s’ils croient qu’un acte répréhensible en milieu de travail a été commis ou pourrait l’être, ou s’il leur a été demandé de commettre un tel acte;
  • veiller à ce que tous les superviseurs des employés du MDN de leur organisation soient informés des dispositions de la LPFDAR ainsi que des mécanismes internes de divulgation.
DEES
  • superviser les mécanismes internes de divulgation.
dirigeant de la BDI
  • élaborer et de mettre en œuvre les mécanismes internes de divulgation;
  • élaborer des mécanismes pour protéger l’identité des personnes mises en cause, et les renseignements créés, lors de l’application des mécanismes internes de divulgation, y compris lors de tout examen ou enquête connexe;
  • amorcer des examens ou des enquêtes, au besoin;
  • veiller à que toute divulgation relative à une violation présumée du Code de discipline militaire ou du Code criminel soit discutée avec le Bureau du Juge-avocat général ou le Bureau du Conseiller juridique du MDN et des FC, selon le cas, et signalée au Service national des enquêtes des FC ou au service de police concerné, au besoin.
superviseurs des employés du MDN
  • offrir un environnement favorable où les employés du MDN peuvent divulguer de bonne foi des renseignements relatifs à des actes répréhensibles commis en milieu de travail;
  • connaître les dispositions de la LPFDAR ainsi que les mécanismes internes de divulgation;
  • informer les employés du MDN sur la LPFDAR, les choix dont ils disposent pour faire une divulgation, la protection qui leur est offerte sous le régime de la LPFDAR et les sources de renseignements supplémentaires;
  • donner des conseils aux employés du MDN qui envisagent de divulguer un acte répréhensible ou qui sont mis en cause dans le cadre d’une divulgation, et de les informer que le processus offre un certain niveau de confidentialité et de protection contre les représailles;
  • protéger l’identité des employés du MDN qui font une divulgation et celle des autres personnes mises en cause dans le cadre d’une divulgation;
  • protéger contre les représailles les employés du MDN qui font une divulgation ou qui sont mis en cause dans le cadre d’un examen ou d’une enquête;
  • compiler les statistiques appropriées sur les divulgations reçues et les décisions prises à leur sujet, et de les transmettre au BDI.
employés du MDN
  • se familiariser avec les principales dispositions de la LPFDAR, y compris la signification d’« acte répréhensible » et les mécanismes en place pour la divulgation, la confidentialité et la protection contre les représailles;
  • comprendre les choix dont ils disposent pour faire une divulgation protégée et de savoir où obtenir des renseignements et des conseils à ce sujet;
  • suivre les mécanismes internes de divulgation, à moins que la divulgation ne soit faite au CISP;
  • respecter la réputation des autres personnes en évitant de faire des divulgations frivoles ou vexatoires;
  • collaborer et d’aider dans le cadre d’un examen ou d’une enquête, et de ne divulguer que les renseignements nécessaires à cet examen ou à cette enquête.
employés du MDN qui font une divulgation
  • préserver le caractère confidentiel des détails relatifs à une divulgation, y compris l’identité de l’auteur présumé de l’acte répréhensible.

 7. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références