Guide du scrutateur - Électeurs des Forces canadiennes

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EC 78130 (05/2015)

Élections Canada

Renseignements importants

Coordonnateur du vote militaire est responsable de la période de scrutin et l'emplacement du bureau de scrutin.

L'agent de liaison coordonne avec le commandant.

Aperçu

Bienvenue

En tant que scrutateur à un bureau de scrutin des Forces canadiennes (FC), vous avez comme principale responsabilité de tenir le bureau de scrutin et de fournir le matériel électoral aux électeurs des FC. Le présent manuel explique vos tâches ainsi que les règles électorales applicables aux électeurs des FC.

Le commandant de votre unité vous donnera des instructions. Il travaille avec un agent de liaison désigné par le ministre de la Défense nationale. L’agent de liaison assure la coordination avec Élections Canada à Ottawa.

Si vous avez des questions ou que vous avez besoin d’aide pendant les jours de scrutin, vous ou votre commandant devriez communiquer avec l’agent de liaison.

En tant que scrutateur, vous ne pouvez prendre part à aucune activité politique partisane pendant que vous êtes en fonction. Vous ne devez exprimer aucune opinion personnelle ni afficher le matériel d’un parti politique ou d’un candidat.

Qui peut voter?

Les électeurs doivent être citoyens canadiens et être âgés d’au moins 18 ans le jour du scrutin civil. Les électeurs des FC sont :

  • les membres de la Force régulière
  • les membres de la Force de réserve en formation à temps plein ou en service actif ou non
  • les membres de la Force spéciale des FC
  • les civils employés à l’étranger par les FC à titre d’enseignants ou de membres du personnel de soutien administratif dans les écoles des FC

En règle générale, les électeurs des FC votent en vertu des Règles électorales spéciales (partie 11 de la Loi électorale du Canada).

Quand les électeurs des FC votent-ils?

La période de scrutin des électeurs des FC débute le 14e jour et prend fin le 9e jour avant le jour du scrutin civil. Il incombe à votre commandant de déterminer les heures d’ouverture du bureau de scrutin pendant cette période.

Durant la période de scrutin, les bureaux doivent être ouverts pendant au moins trois jours, au moins trois heures par jour.

Protection des renseignements personnels

En tant que scrutateur, vous aurez accès à des renseignements personnels des électeurs des FC. Ces renseignements doivent demeurer confidentiels. Assurez-vous que les documents contenant des renseignements personnels sont gardés en lieu sûr et ne peuvent être vus par les autres électeurs.

Préparatifs

  1. Assistez à la séance d’information à l’intention des scrutateurs.
  2. Inspectez le lieu de scrutin afin de vérifier si les électeurs auront assez d’espace pour voter en toute confidentialité.
  3. Demandez à votre commandant de confirmer la période de scrutin pour votre bureau de scrutin (toujours du 14e au 9e jour avant le jour du scrutin civil). Remarque : votre commandant affichera un avis au moins trois jours avant la période de scrutin pour indiquer aux électeurs où et quand voter. Les bureaux de scrutin doivent être ouverts pendant au moins trois jours, au moins trois heures par jour, au cours de la période de scrutin.
  4. Obtenez le matériel nécessaire auprès de votre commandant et comparez-le à la Fiche de distribution du matériel EC 78190. Remarque : vérifiez le matériel au moins 48 heures avant la période de scrutin de la première unité (plus tôt si à l’étranger).
  5. Comptez les bulletins de vote et assurez-vous que le nombre correspond à celui inscrit sur la Fiche de distribution du matériel. Gardez-les en lieu sûr. Remarque : s’il manque des bulletins ou du matériel, avisez immédiatement le coordonnateur du vote militaire à Élections Canada. Les articles manquants seront expédiés directement à l’unité dès que possible.
  6. Signez la copie blanche de la Fiche de distribution du matériel. Envoyez-la ensuite par télécopieur ou par la poste à Élections Canada en utilisant les coordonnées indiquées au bas du formulaire.

Liste de vérification du matériel

Élections Canada donnera à votre commandant suffisamment de matériel pour servir les électeurs de votre unité.

  • EC 78190 Fiche de distribution du matériel – Électeurs des Forces canadiennes
  • EC 50240 Isoloirs – un ou plusieurs, selon les besoins de l’unité
  • EC 78120 Fiches d’instructions
  • EC 50250 Urne non scellée
  • EC 50470 Trousse de fournitures pour un bureau de scrutin, laquelle contient :
    • crayons pour le vote, taille-crayons, ruban adhésif et stylo
    • EC 50180 Sceaux officiels
    • EC 50210 Carte d’identité pour le personnel électoral
  • Partie 11 de la Loi électorale du Canada
  • Liste électorale alphabétique pour votre unité
  • EC 78200 Enveloppes extérieures – Électeurs des Forces canadiennes
  • Liste des candidats confirmés
  • EC 78300 Livrets de bulletins de vote spéciaux
  • EC 78840 Enveloppes intérieures
  • EC 78008 Enveloppes postales blanches, préadressées au coordonnateur du vote militaire
  • EC 78270 Enveloppe pour bulletins de vote annulés
  • EC 78000 Déclaration de résidence habituelle – Force régulière – formulaires en blanc
  • EC 78020 Déclaration de résidence habituelle – Force de réserve – formulaires en blanc
  • EC 06508 Guide des circonscriptions fédérales 
  • EC 06511 Indicateurs des rues – ensemble de 7
  • EC 78290 Enveloppe pour bulletins de vote inutilisés

 Aménagement du bureau de scrutin

  1. Arrivez 30 minutes avant l’heure de début du scrutin, indiquée sur l’avis affiché par votre commandant.
  2. Installez votre table et votre chaise de manière à faire face à l’entrée du lieu de scrutin. Remarque : installez des chaises à proximité de votre table au cas où des représentants de parti politique seraient présents. Votre agent de liaison vous avertira s’ils sont attendus.
  3. Assemblez l’Urne non scellée EC 50250 et mettez-la à un endroit bien en vue sur votre table.
  4. Installez l’isoloir sur une deuxième table de façon à ce que personne ne puisse voir un électeur remplir son bulletin de vote (c. à d. loin des portes et des fenêtres). Laissez un crayon bien taillé derrière l’isoloir.
  5. Placez au moins deux Fiches d’instructions EC 78120 là où les électeurs pourront bien les voir dans le lieu de scrutin.
  6. Prenez les dispositions nécessaires auprès du personnel de la salle des rapports de votre unité pour avoir des timbres. Ceux-ci seront remis aux électeurs qui sou-haitent envoyer leur bulletin à Élections Canada par la poste.
  7. Inscrivez votre nom et le titre de votre poste sur votre Carte d’identité pour le personnel électoral EC 50210 et portez-la pour que les électeurs puissent la voir.
  8. Veillez à ce que les électeurs puissent consulter les documents suivants :
    • Partie 11 de la Loi électorale du Canada
    • EC 06508 Guide des circonscriptions fédérales
    • EC 06511 Indicateur des rues – ensemble de sept
    • Liste des candidats confirmés.
  9. À l’heure indiquée sur l’avis affiché par votre commandant, commencez à servir les électeurs. Remarque : à la fin de chaque journée de scrutin des FC, placez les bulletins et tout le matériel dans un endroit sûr, qui permet idéalement de tout mettre sous clé.
 Aménagement du bureau de scrutin

L'image ci-dessus illustre comment mettre en place le bureau de scrutin. L'écran de vote est situé sur une table à l'arrière de la salle. Le scrutateur et l'assistant sont assis derrière la table d'inscription, face à l'entrée, avec leurs dos à la station de vote. Les chaises représentatives politiques sont situées sur le côté droit de la salle (point de vue depuis les portes d'entrée).

Attention : Instructions importantes

Regardez souvent derrière l’isoloir pour vous assurer :

  • que le crayon est bien taillé
  • qu’aucun matériel partisan n’y a été laissé

Les bureaux de scrutin des FC ne peuvent pas fermer avant l’heure prévue, même s’il semble que plus aucun électeur ne viendra voter. Si les activités ont complètement cessé bien avant l’heure de fermeture prévue, avisez votre commandant.

Exemple d'une Enveloppe extérieure pour les électeurs des Forces canadiennes qui a été remplie avec le nom, la circonscription électorale, la signature et la date de l'électeur.

Servir un électeur

Si le nom ou la circonscription de l’électeur ne se trouve pas sur la liste, consultez ce lien.

  1. Trouvez le nom de l’électeur sur la liste électorale alphabétique et biffez-le.
  2. Écrivez le nom de l’électeur et de sa circonscription sur une Enveloppe extérieure EC 78200.
  3. Remettez à l’électeur l’enveloppe extérieure Demandez-lui de lire la déclaration, de la signer et d’y apposer la date sur le dessus.
  4. Trouvez la page de la circonscription de l’électeur dans la liste des candidats et donnez la liste à l’électeur.
  5. Retirez un bulletin du livret, remettez-le à l’électeur et demandez à ce dernier :
    1. d’aller derrière l’isoloir
    2. d’inscrire le nom complet du candidat de son choix sur le bulletin
    3. de plier le bulletin et de vous le rendre avec la liste des candidats
    4. Remarque : dites à l’électeur que son bulletin sera annulé s’il n’inscrit que le nom d’un parti politique.
Illustration des étapes 6 et 7.
  1. Demandez à l’électeur de faire ce qui suit, de façon à ce que vous puissiez voir tous ses gestes :
    • mettre le bulletin dans une Enveloppe intérieure EC 78840
    • sceller l’enveloppe intérieure
    • mettre l’enveloppe intérieure dans l’enveloppe extérieure
    • sceller l’enveloppe extérieure
    • vous remettre l’enveloppe extérieure.
  2. Mettez l’enveloppe extérieure dans l’Urne non scellée EC 50250. Informez l’électeur que le bulletin sera envoyé à Élections Canada à Ottawa.

Attention : Instructions importantes

Si deux candidats ou plus portent le même nom de famille, l’électeur doit également inscrire le nom du parti politique du candidat de son choix.

S’ils le veulent, les électeurs peuvent envoyer directement leur enveloppe extérieure par la poste à Élections Canada en utilisant une Enveloppe postale blanche EC 78008 préadressée au coordonnateur du vote militaire et un timbre que vous leur fournirez.

Avisez-les que l’enveloppe doit parvenir à Élections Canada à Ottawa au plus tard à 18 h (heure de l’Est) le jour du scrutin civil pour que leur vote soit compté.

Renvoi des bulletins de vote à Ottawa

Sous réserve de la délégation nécessaire de la part de votre commandant, à la fin de la dernière journée de la période de scrutin (9 jours avant le jour du scrutin civil) :

  1. Mettez tous les bulletins de vote inutilisés et les souches des bulletins utilisés dans l’Enveloppe pour bulletins de vote inutilisés EC 78290.
  2. Scellez les enveloppes ci-dessous à l’aide du Sceau officiel EC 50180 et signez les sceaux :
    • EC 78270 Enveloppe pour bulletins de vote annulés
    • EC 78290 Enveloppe pour bulletins de vote inutilisés.
  3. Ouvrez l’Urne non scellée EC 50250 et sortez toutes les enveloppes extérieures scellées. Vérifiez qu’aucune enveloppe n’est restée prise dans les rabats de la boîte.
  4. Comptez les enveloppes. Notez le total pour en rendre compte au coordonnateur du vote militaire.
  5. Rassembler le matériel ci-dessous :
    • EC 78200 Enveloppes extérieures contenant les bulletins de vote
    • EC 78270 Enveloppe pour bulletins de vote annulés – scellée
    • EC 78290 Enveloppe pour bulletins de vote inutilisés – scellée
    • EC 78070 Formulaires d’Autorisation d’un représentant d’un parti politique (le cas échéant).
  6. Envoyez immédiatement le colis au coordonnateur du vote militaire, par poste prioritaire ou par messager (selon ce qui est le plus rapide) pour garantir qu’il arrive à temps. Les bulletins doivent parvenir à Élections Canada avant 18 h (heure de l’Est) le jour du scrutin civil. Remarque : selon la loi, les bulletins de vote reçus en retard ne peuvent être comptés.
  7. Dès que les bulletins ont été envoyés, avisez votre agent de liaison et le coordonnateur du vote militaire, par courriel, de ce qui suit :
    • date et heure de l’envoi
    • moyens utilisés
    • numéro de suivi (le cas échéant)
    • nombre d’enveloppes extérieures scellées incluses
    • Remarque : gardez les reçus pour toutes les dépenses associées au renvoi des bulletins de vote à Ottawa.

Renvoi du matériel après la période de scrutin

  1. Remettez les documents suivants au personnel de la salle des rapports :
    • tous les formulaires Déclaration de résidence habituelle remplis (emballés séparément)
    • tout le reste du matériel.
  2. Comptez tous les reçus des dépenses liées au coût du renvoi des bulletins de vote à Ottawa.
  3. Soumettez les dépenses aux autorités financières conformément aux instructions reçus par votre agent de liaison.

Autres situations

Accueil des représentants de parti politique

Les partis ne peuvent avoir plus d’un représentant présent à la fois à un bureau de scrutin militaire. L’agent de liaison vous informera le jour du scrutin si des représentants de parti politique seront présents.

  1. Accueillez le représentant à son arrivée et prenez son formulaire d’Autorisation d’un représentant d’un parti politique EC 78070.
  2. Assurez-vous que le formulaire comporte :
    • la signature du candidat (les signatures photo-copiées sont acceptées)
    • le nom du représentant, de son parti politique et du bureau de scrutin.
  3. Faites prêter le serment indiqué sur le formulaire au représentant.
  4. Remplissez la partie inférieure du formulaire, signez-le et demandez au représentant de le signer aussi.
  5. Remettez au représentant un insigne préimprimé du Livret d’insignes de représentants de candidats EC 20900. Remarque : l’agent de liaison vous donnera les insignes le jour du scrutin si des représentants sont attendus. Remarque : les représentants de parti politique peuvent partir et revenir n’importe quand. Ils ne peuvent pas s’asseoir à votre table.

Le nom de l’électeur ou de la circonscription ne figure pas sur la liste

  1. Demandez à la personne de confirmer :
  2. Demandez à un membre du personnel de la salle des rapports de votre unité de trouver la DRH de l’électeur et de vous la remettre. Ce document indiquera la circonscription de l’électeur et son adresse aux fins du vote. Remarque : si la DRH de l’électeur est introuvable, ce dernier doit en remplir une autre – voir ci-dessous.
  3. Suivez les étapes pour servir un électeur.

L’électeur doit remplir une Déclaration de résidence habituelle

  1. Remettez à l’électeur un formulaire Déclaration de résidence habituelle EC 78000 ou EC 78020 à remplir.
  2. Cherchez la ville de l’électeur dans le Guide des circonscriptions fédérales EC 06508 pour trouver sa circonscription.
  3. Ajoutez le nom et le numéro de la circonscription à la DRH.
  4. Suivez les étapes pour servir un électeur.

Trouver une circonscription dans le Guide des circonscriptions fédérales

Si l’électeur remplit une Déclaration de résidence habituelle, vous devrez trouver sa circonscription en utilisant l’adresse municipale canadienne figurant sur la DRH. Remarque : l’adresse municipale doit être une adresse réelle. Elle ne peut pas être une case postale (CP), une poste restante (PR) ou une route rurale (RR).

  1. Trouvez la ville de l’électeur dans le Guide des circonscriptions fédérales EC 06508. Conseil :  Le guide est organisé par province, de l’est (Terre-Neuve-et-Labrador) vers l’ouest (Colombie-Britannique). Les localités dans chaque province sont présentées en ordre alphabétique. Exemple : Pour trouver Red Deer (Alberta), allez à la section « Alberta » du guide et cherchez sous la lettre « R ». Les terres autochtones sont présentées séparément dans le chapitre 2 du guide. Elles sont organisées par province, de l’est vers l’ouest, et présentées en ordre alphabétique dans chacune des provinces
  2. Si une localité ne compte qu’une seule circonscription, le nom et le numéro de la circonscription seront indiqués. Inscrivez ces renseignements dans la DRH et continuez de servir l’électeur. Si une localité compte plus d’une circonscription, toutes les circonscriptions seront indiquées. Le guide vous indiquera quel indicateur des rues utiliser pour restreindre la liste. Conseil :  Il y a sept indicateurs des rues, chacun couvrant une région distincte : Atlantique, Québec, Ontario Est et Nord, Ontario Sud et Ouest, Toronto, Prairies et Colombie-Britannique.
  3. Trouvez la ville de l’électeur dans le bon Indicateur des rues.
  4. Cherchez le nom de la rue. Conseil : Les rues sont présentées en ordre alphabétique dans chaque section, les rues numérotées (p. ex. 100 Avenue Est) venant avant la lettre « A ». Si une rue correspond à plus d’une circonscription, l’indicateur précisera les numéros d’édifice qui appartiennent à chacune des circonscriptions.
  5. Utilisez toutes les données que vous avez pour arriver à une seule circonscription valide.
  6. Inscrivez le nom et le numéro de la circonscription sur la DRH. Continuez de servir l’électeur. Remarque : seuls les noms des circonscriptions sont indiqués dans l’Indicateur des rues. Retournez à votre recherche originale dans le guide pour trouver le numéro de la circonscription.
Exemple du formulaire rempli avec le nom complet et coordonnées, date de naissance, sexe, numéro de matricule, le grade, la langue, l'adresse de résidence habituelle et la déclaration signée.

Formulaire de Déclaration de résidence habituelle rempli

L’électeur veut mettre à jour son adresse aux fins du vote

  1. Remettez à l’électeur un formulaire Déclaration de résidence habituelle EC 78000 ou EC 78020 à remplir.
  2. Informez l’électeur qu’il ne peut voter que pour un candidat dans la circonscription indiquée sur la liste.
  3. Avisez l’électeur que conformément à la loi, le changement à la DRH n’entrera en vigueur que 14 jours après le jour du scrutin civil.

L’électeur est absent de son unité

  1. Examinez l’ordre de mission ou l’autorisation de congé de l’électeur pour trouver sa circonscription ou son adresse municipale.
  2. Si vous ne trouvez pas ces renseignements, communiquez avec l’unité ou l’agent de liaison pour connaître la circonscription de l’électeur ou son adresse municipale.
  3. Suivez les étapes pour servir un électeur.

L’électeur annule son bulletin de vote

Les électeurs qui annule leur bulletin de vote par inadvertance peuvent l’échanger pour en obtenir un autre.

  1. Inscrivez « Annulé » au verso du bulletin, sans toutefois l’examiner.
  2. Mettez le bulletin dans l’Enveloppe pour bulletin de vote annulés EC 78270.
  3. Remettez un nouveau bulletin à l’électeur. Remarque : il y a une limite d’un bulletin de vote de remplacement par électeur.

L’électeur a besoin d’aide pour voter

Vous pouvez aider un électeur à remplir son bulletin de vote en présence d’un témoin de son choix, mais seulement si l’électeur le demande.

  1. Suivez les étapes 1 à 5 pour Servir un électeur.
  2. Accompagnez l’électeur et le témoin derrière l’isoloir.
  3. Demandez discrètement à l’électeur pour quel candidat il veut voter. Inscrivez son choix sur le bulletin, bien en vue de l’électeur et du témoin.
  4. Mettez le bulletin dans une enveloppe intérieure, puis mettez l’enveloppe intérieure dans l’enveloppe extérieure.
  5. Inscrivez le nom de l’électeur sur le recto de l’enveloppe, dans l’espace prévu pour la signature de l’électeur.
  6. Apposez votre signature au verso de l’enveloppe pour indiquer que vous avez aidé l’électeur. Demandez au témoin de la signer aussi.
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