Vérification de la gestion des matières dangereuses

Décembre 2012

7053-39-16 (CS Ex)

Revu par le CS Ex conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI).Renseignements NON CLASSIFIÉS.

Acronymes et abréviations

ARMD

Application de référence des matières dangereuses

ASM

Acquisition et soutien du matériel

BC

Bureau consultatif

BFC

Base des Forces canadiennes

BPR

Bureau de première responsabilité

BVG

Bureau du vérificateur général du Canada

CS Ex

Chef – Service d’examen

DEMPET

Directeur – État-major du programme d’équipement terrestre

DGESN

Directeur général – Environnement et sûreté nucléaire

DOAD

Directives et ordonnances administratives de la Défense

DOCA

Directeur – Opérations de la chaîne d’approvisionnement

DSG

Directeur – Sécurité générale

FS

Fiche signalétique

GCVM

Gestionnaire du cycle de vie du matériel

HAZMAT

Matières dangereuses

MDN/FC

Ministère de la Défense nationale/Forces canadiennes

PGMM

Plan de gestion des matières dangereuses

PP

Produits pétroliers

SAFC

Système d’approvisionnement des Forces canadiennes

SCGC

Système de catalogage du gouvernement canadien

SGRH

Système de gestion des ressources humaines

SIMDUT

Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail

SMA(IE)

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

SMA(Mat)

Sous-ministre adjoint (Matériels)

VCEMD

Vice-chef d’état-major de la Défense

Sommaire des résultats

Évaluation globale

Il manque au programme HAZMAT la structure, la politique et les lignes directrices requises pour mettre en place ce qui suit :

  • des rôles et des responsabilités bien compris;
  • des consignes claires et cohérentes sur l’ajout de produits à la chaîne d’approvisionnement ainsi que la détermination des risques existant en milieu de travail;
  • des processus de tenue de dossiers et une fonction de systèmes d’information pour appuyer la collecte et l’analyse de données.

L’usage de matières dangereuses (HAZMAT) est inhérent à une grande partie du travail accompli par le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes (MDN/FC) et un large éventail de produits sont utilisés dans différents lieux de travail à l’échelle du Ministère. Les HAZMAT peuvent avoir des effets indésirables sur la santé et la sécurité, sur l’environnement et sur le matériel. Pour atténuer les risques liés à ces produits, un programme de gestion des HAZMAT est en place afin de conseiller les utilisateurs, d’assurer la conformité, de mener des enquêtes et d’exécuter des projets et des initiatives.

Le Chef – Service d’examen (CS Ex) a effectué une vérification sur le programme de gestion des HAZMAT pour évaluer l’efficacité des structures de gouvernance, des mécanismes de contrôle de la gestion du cycle de vie et des processus de gestion de l’information.

Conclusions et recommandations

Gouvernance. En raison de la nature multidisciplinaire du programme de HAZMAT, il n’existe pas d’autorité fonctionnelle unique. Les divers aspects de la gestion des HAZMAT ont plutôt été séparés entre les grands domaines fonctionnels que sont la santé et la sécurité, la gestion du matériel et la gestion de l’environnement.

Malgré les efforts individuels consentis dans les domaines fonctionnels, les faiblesses en matière de coordination existant entre les domaines fonctionnels du programme de HAZMAT ont limité les efforts ministériels au chapitre de l’élaboration et de la mise en œuvre d’une politique nationale. Cela a abouti à des rôles et à des responsabilités flous et à un cadre stratégique inefficace. Aux niveaux opérationnels locaux, un conflit similaire entre autorités fonctionnelles a mené à des manques d’efficacité et un manque d’orientation national a contribué à une application inégale des initiatives ministérielles.

On recommande qu’avec le soutien du Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) (SMA(IE)) et du Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD), le Sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA(Mat)) dirige l’élaboration du cadre de gouvernance de la gestion du cycle de vie des HAZMAT en révisant les instruments de politique ministériels relatifs aux HAZMAT afin de définir clairement les rôles et les responsabilités des autorités fonctionnelles et des niveaux opérationnels, de normaliser l’instruction que reçoivent les spécialistes fonctionnels des HAZMAT et les utilisateurs de HAZMAT et de surveiller la conformité par l’entremise d’un programme d’inspection multidisciplinaire.

Contrôles internes. L’approvisionnement en HAZMAT s’est peu à peu décentralisé au sein du MDN/des FC, ce qui a réduit la nécessité d’entreposer et de distribuer ces matières. Toutefois, cela a aussi mené à un relâchement des contrôles sur la sélection initiale et l’acquisition des produits, qui sont des étapes clés de la gestion du cycle de vie, car il est possible d’empêcher des substances à risque élevé d’entrer dans la chaîne d’approvisionnement.

Même si on a mis en place des initiatives visant à réduire l’utilisation de ces produits à l’échelle nationale, on a accordé peu d’attention à la majorité des produits, qui sont acquis au niveau local. Le peu de sensibilisation à ces initiatives au sein des organisations locales a mené à des contrôles limités et incohérents pour l’approvisionnement.

On recommande que le SMA(Mat) officialise des critères uniformes pour l’évaluation des produits HAZMAT et veille à ce que ces critères soient transmis à tout le personnel du Ministère dont les fonctions sont liées à la sélection et à l’approvisionnement.

En milieu de travail, les mécanismes de contrôle liés à l’entreposage, à l’utilisation et à la manipulation des HAZMAT sont souvent de type ad hoc. L’absence de systèmes de gestion des stocks rend impossible le suivi de caractéristiques comme les tendances d’utilisation et la durée de conservation du produit. Les mesures de stockage, d’étiquetage, de formation et de protection appropriées sont intimement liées à la diligence des superviseurs locaux. Les évaluations en milieu de travail portant sur les matières dangereuses ne sont pas exécutées conformément aux exigences des lois.

On recommande que le VCEMD fixe des exigences et des lignes directrices sur l’exécution des évaluations en milieu de travail. Ces éléments pourront servir de fondement pour les pratiques de gestion du risque associé aux HAZMAT en milieu de travail.

Systèmes d’information. Le programme de HAZMAT est appuyé par divers systèmes d’information qui fournissent des fonctions se rapportant à la gestion du matériel, à la santé et à la sécurité ainsi qu’à la gestion des incidents. Ces systèmes pourraient offrir d’autres avantages si on apportait des améliorations à leur conception et aux méthodes d’analyse des données et si on élargissait leur mise en œuvre et leur utilisation.

L’adoption inégale des systèmes de gestion du matériel au niveau opérationnel a compromis l’intégrité des données sur les stocks de HAZMAT. Ces systèmes établissent des liens importants entre les gestionnaires de matériel nationaux et les utilisateurs de HAZMAT locaux et la fiabilité déficiente des données a affaibli l’efficacité des initiatives nationales et le respect des exigences de santé et sécurité.

On recommande que le SMA(Mat) améliore les mécanismes de contrôle se rapportant à la gestion du matériel pour les HAZMAT en faisant en sorte que les fonctions des systèmes d’information correspondent mieux aux méthodes de travail afin de faciliter la cueillette et l’organisation des données, d’assurer l’uniformité avec les systèmes connexes et de promouvoir l’adoption des systèmes par l’utilisateur.

Les informations sur les incidents de santé et sécurité liés aux HAZMAT ne sont pas facilement accessibles. Sans ces renseignements, il se peut que des risques de santé et sécurité ne soient pas consignés et qu’on ne puisse pas prendre de mesures pour éviter qu’ils ne se reproduisent.

On recommande que le VCEMD resserre les contrôles sur les HAZMAT en milieu de travail en améliorant l’utilisation des systèmes de gestion des incidents afin qu’ils assurent un meilleur suivi des incidents de HAZMAT et qu’ils permettent l’exécution d’analyses statistiques.

Nota : Pour obtenir une liste détaillée des recommandations du CS Ex et voir la réponse de la direction, veuillez consulter l’annexe A – Plan d’action de la direction.

Introduction

Contexte

Le personnel du MDN/des FC exécute un large éventail d’activités exigeant l’utilisation de HAZMAT. Que ce soit dans le cadre d’activités d’instruction militaire, de l’entretien de matériel militaire, de l’entretien d’infrastructure, de l’appui au personnel ou de la prestation de services administratifs, le personnel utilise souvent des HAZMAT dans l’exercice de ses fonctions.

Les HAZMAT sont présentes sous plusieurs formes dans les milieux de travail du MDN/des FC. Ces produits incluent notamment des fournitures de bureau courantes et des produits de nettoyage, des produits pétroliers (PP), des enduits et des systèmes de peintures ainsi que des gaz comprimés nécessaires aux travaux exécutés dans les ateliers de maintenance et les hangars, à bord de navires et dans d’autres installations du MDN/des FC.

Il y a des risques inhérents à l’utilisation de HAZMAT et ces risques sont aggravés par la prolifération des HAZMAT au sein du Ministère. Dans certains cas, les risques relatifs à certains produits peuvent ne pas être entièrement compris et certains effets latents indésirables peuvent être inconnus.

Les risques pour la santé et la sécurité associés aux HAZMAT sont généralement liés à leur utilisation et à leur manipulation. Les effets à court terme des blessures au travail ont des conséquences sur le bien-être du personnel. Ces conséquences peuvent aller d’une baisse de productivité aux frais pour soins de santé en passant par l’indemnisation des travailleurs. À long terme, des réclamations peuvent être présentées par du personnel à la retraite pour des maladies liées à l’exposition à des HAZMAT.

Les déversements et les rejets de HAZMAT peuvent avoir des effets immédiats et directs sur l’environnement et les frais liés à leur nettoyage peuvent être exorbitants. Au fil du temps, on peut voir apparaître des sites contaminés et leur remise en état est coûteuse. La contamination de l’environnement peut aussi avoir des conséquences pour les collectivités locales et la santé publique.

Un mauvais choix de HAZMAT risque aussi de causer des dommages si les HAZMAT sont utilisées avec de l’équipement non compatible. Les HAZMAT doivent souvent répondre aux exigences du fabricant en matière de garantie ou à des spécifications militaires pour garantir leur performance technique.

Dans le même ordre d’idées, il existe aussi des risques associés à la gestion de la conformité et à la réputation ministérielle. Les activités HAZMAT sont exécutées conformément à un large éventail de lois, notamment le Code canadien du travail, Partie I, la Loi sur les produits dangereux, la Loi canadienne sur la protection de l’environnement et la Loi sur le transport des marchandises dangereuses ainsi que de la réglementation connexe. Le non-respect de la réglementation peut entraîner des arrêts de travail, des amendes et des poursuites à l’endroit du Ministère, de la haute direction et des titulaires de postes d’autorité. Les incidents HAZMAT peuvent aussi avoir des conséquences sur les relations avec le public ainsi que sur la confiance du public à l’égard du Ministère concernant la gestion du matériel, la santé et la sécurité et la gérance environnementale.

Pour atténuer ces risques, il est important que le Ministère mette en place un programme de gestion des HAZMAT efficace pour fournir une bonne gouvernance et les contrôles appropriés pour tout le cycle de vie des matières dangereuses. L’objectif du programme est de traiter des enjeux tels la protection de la santé humaine, l’environnement, l’équipement et le respect des lois, et ce, d’une manière compatible avec la diligence raisonnable.

Le programme de gestion du MDN/des FC a été vérifié par le CS Ex en 1996.1 Le Bureau du vérificateur général (BVG) a aussi exécuté une vérification sur la question en 1999,2 avec un suivi en 2001.3 La mise en œuvre des mesures de gestion découlant des vérifications précédentes (dans la mesure où elles s’inscrivent dans la portée de la présente vérification) a été évaluée. Ces mesures incluaient notamment des recommandations portant sur les responsabilités et les obligations redditionnelles, le choix des produits, la gestion de l’inventaire, la gestion de l’information, la conformité et la surveillance.

La présente vérification figurait dans le Plan de vérification axé sur les risques du CS Ex pour les années financières 2012-2013 à 2014-2015. La gestion des HAZMAT a souvent été pointée du doigt comme étant une priorité dans le cadre des stratégies de développement durable du MDN/des FC depuis 1997 et il s’agit d’une catégorie opérationnelle clé de la Stratégie de l’environnement de la Défense.

Objectif

L’objectif de la vérification était d’évaluer la gouvernance et les contrôles relatifs à la gestion du cycle de vie des HAZMAT. L’annexe B présente les critères de vérification utilisés dans la présente vérification.

Portée

La portée de la présente vérification comprenait les produits chimiques consommables et ceux qui sont contenus dans du matériel.

La vérification ne tenait pas compte des agents chimiques et biologiques, des matières radiologiques et nucléaires, des munitions et des explosifs. Elle a mis l’accent sur les matières utilisées dans les garnisons et a exclu les matières utilisées dans le cadre d’opérations ou à l’extérieur du Canada. La vérification a aussi exclu les HAZMAT qu’on retrouve dans les biens immobiliers; notamment l’amiante, la poussière, le plomb, le biphényle polychloré et les hydrocarbures halogènes.

Aux fins de la présente vérification, le terme « HAZMAT » désigne les matières comprises dans la portée de la vérification.

Méthodologie

Les résultats de la vérification reposent sur les éléments ci-dessous.

  • Des entretiens avec les autorités fonctionnelles responsables de la santé et de la sécurité, de la gestion du matériel et de la gestion de l’environnement au sein des organisations du SMA(Mat), du SMA(IE) et du VCEMD ainsi qu’avec les conseillers fonctionnels aux commandements opérationnels correspondants.
  • Des examens de la réglementation, des politiques et des directives, des manuels, des consignes et des documents d’orientation pertinents.
  • Des visites des lieux dans quatre grandes installations du MDN/des FC : Base des Forces canadiennes (BFC) Montréal, BFC Gagetown, Forces maritimes de l’Atlantique et 8e Escadre Trenton.
  • Des entretiens avec le personnel fonctionnel œuvrant au sein des organisations d’appui des bases/escadres.
  • Des entretiens avec le personnel fonctionnel et les utilisateurs de HAZMAT œuvrant au sein des organisations opérationnelles.
  • Des révisions des méthodes de travail et des inspections des milieux de travail, des aires d’entreposage et des installations de stockage des déchets.
  • Des analyses des données des systèmes d’information pertinents, notamment l’Application de référence des matières dangereuses (ARMD), le Système de catalogage du gouvernement canadien (SCGC), le Système d’approvisionnement des Forces canadiennes (SAFC), le module sur la santé et la sécurité du Système de gestion des ressources humaines (SGRH), SpillNet et le Système national de distribution et de mouvement (SNDM).

Description du programme

protection de la santé humaine, l’environnement, l’équipement et le respect des lois, et ce, d’une manière compatible avec la diligence raisonnable. Ses autres objectifs sont notamment la réduction de la consommation de HAZMAT, la décentralisation de l’approvisionnement, la limitation des quantités stockées et la minimisation de la quantité de déchets produits.

La gestion des HAZMAT se fait selon une approche axée sur le cycle de vie, ce qui permet de tenir compte des risques associés à la sélection initiale des produits, à leur acquisition, à leur transport, à leur manipulation, à leur stockage, à leur utilisation et à leur élimination. La sélection initiale et l’approvisionnement concernent le choix des matières à obtenir et la sélection des fournisseurs dont le Ministère doit se servir. On tient également compte des exigences techniques et du recours à des solutions de remplacement moins risquées. La notion de transport des HAZMAT tient compte du respect de la réglementation relative au transport des matières dangereuses. Pour le stockage, l’utilisation et la manipulation des HAZMAT, on doit s’assurer que le personnel reçoit la formation et les renseignements nécessaires au sujet des produits et que des mesures de protection appropriées sont en place pour toutes les interactions avec des HAZMAT. L’élimination des déchets dangereux comprend des aspects comme l’identification, la collecte, le stockage et le traitement des déchets à éliminer ainsi que des stratégies devant permettre de réduire la quantité de déchets générés.

L’autorité fonctionnelle responsable de la gestion des HAZMAT réside principalement dans trois organisations nationales : SMA(Mat), SMA(IE) et VCEMD.

Des groupes relevant de l’organisation du SMA(Mat) sont chargés de la gestion du matériel. Le Directeur – Opérations de la chaîne d’approvisionnement (DOCA) fournit, dans tout le Ministère, des orientations fonctionnelles au personnel œuvrant à l’acquisition du matériel et offrant des services d’appui connexes. Il fournit aussi des outils tels que des systèmes de catalogage du matériel et des systèmes d’information. Les gestionnaires du cycle de vie du matériel (GCVM) tiennent lieu d’autorités techniques pour les systèmes d’équipement et leurs composants et pour des groupes de produits et ils sont responsables de la préparation des caractéristiques techniques du matériel devant être utilisé pour l’entretien des équipements militaires.

Le Directeur général – Environnement et sûreté nucléaire (DGESN), qui relève de l’organisation du SMA(IE), est responsable de la coordination des activités de politique, de formation et de surveillance se rapportant aux HAZMAT ainsi que d’assurer la liaison avec d’autres organisations gouvernementales au sujet des questions de réglementation ayant une incidence sur le Ministère. Le SMA(IE) est responsable de la principale politique portant sur la gestion des HAZMAT : la Directive et ordonnance administrative de la Défense (DOAD) 4003-1, Gestion des matières dangereuses.

Le Directeur – Sécurité générale (DSG), qui relève de l’organisation du VCEMD, est responsable de la gestion des HAZMAT, un élément s’inscrivant dans un programme de santé et sécurité de grande ampleur, qui comprend notamment le respect des exigences liées aux HAZMAT en milieu de travail.

Au niveau opérationnel, la gestion des HAZMAT dans les installations du MDN/des FC relève principalement de l’officier des HAZMAT de la base, de l’escadre ou de la formation. Les organisations utilisant des HAZMAT pour accomplir leur mandat affectent des officiers des HAZMAT d’unité et des représentants des HAZMAT de section et leur attribuent la tâche secondaire de former un réseau de spécialistes fonctionnels. Une structure similaire existe pour la fonction de santé et sécurité. En effet, du personnel reçoit la tâche secondaire de tenir lieu d’officier de la sécurité générale de l’unité et leur travail est coordonné par l’officier de la sécurité générale de la base, de l’escadre ou de la formation. Les autres fonctions d’appui de la base et de l’unité fournissent des services courants aux utilisateurs de HAZMAT, notamment pour l’approvisionnement et le stockage des déchets.

Déclaration de conformité

Les résultats et les conclusions de la vérification figurant dans le présent rapport reposent sur des preuves de vérification suffisantes et appropriées recueillies par l’application de procédures conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes. La vérification est donc conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport reposent sur les conditions existant au moment de la vérification et elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.

Constatations et recommandations

Gouvernance

Le cadre de gouvernance et les autorités fonctionnelles redondantes ne favorisent pas la mise en place d’un programme de gestion des HAZMAT efficient et efficace.

Rôles et responsabilités

Au sein du MDN/des FC, la gestion des HAZMAT a été séparée entre les grands domaines fonctionnels que sont la santé et la sécurité, la gestion du matériel et la gestion de l’environnement. À l’échelle nationale, ces domaines relèvent respectivement du DSG, de diverses organisations du SMA(Mat) et du DGESN.

Les rôles et les responsabilités des autorités fonctionnelles ministérielles n’ont pas été définis clairement dans les instruments de politique et chacune des organisations a eu tendance à mettre l’accent sur son propre aspect de la gestion des HAZMAT. Par l’entremise du DGESN, le SMA(IE) est responsable de la gestion du portefeuille national de la protection de l’environnement et de la gérance environnementale au nom du Ministère. Le SMA(IE) a dirigé la coordination fonctionnelle du programme de HAZMAT avec la publication, en 1998, de la DOAD 4003-1, qui peut refléter l’importance accordée à la gestion des HAZMAT du point de vue de la protection de l’environnement. En pratique, le rôle du DGESN était principalement axé sur la formulation de politiques, sur les affaires réglementaires et sur les interventions en cas de déversement tandis que le SMA(Mat) et le VCEMD possèdent des responsabilités opérationnelles aux chapitres de la gestion du cycle de vie du matériel ainsi que de la santé et de la sécurité.

Les différentes autorités fonctionnelles ont travaillé dans leurs domaines respectifs et il y a eu un peu de collaboration dans le cadre d’initiatives interfonctionnelles. Malgré ces efforts et du fait de l’absence d’une direction clairement définie, le programme dans son ensemble est dépourvu d’un cadre redditionnel efficace. Cela a empêché l’élaboration d’un programme de gestion des HAZMAT coordonné assorti d’objectifs clairs et cohérents et de postes ministériels destinés à appuyer les utilisateurs de HAZMAT. Des retards sont survenus dans la publication des politiques et lignes directrices faisant autorité destinées aux organisations opérationnelles et l’élaboration et la mise en œuvre des initiatives de programme ont été limitées. Les conflits existant entre les champs de responsabilité ont entraîné le dédoublement des activités dans certains domaines et des lacunes dans d’autres.

Des constatations similaires ont été rapportées dans la vérification menée en 1999 par le BVG. Malgré la publication d’un manuel sur la sécurité relative aux matières dangereuses et la gestion des matières dangereuses qui traite de cet enjeu, les responsabilités fonctionnelles manquent encore de coordination et de précision.

Les ambiguïtés en matière de rôles et responsabilités au niveau fonctionnel ministériel ont persisté au niveau du commandement opérationnel ainsi qu’aux niveaux de la base et de l’unité. Au sein des bases, des escadres et des formations, un officier des HAZMAT et un réseau connexe de représentants des HAZMAT de l’unité sont les principales sources de conseils fonctionnels pour les utilisateurs de HAZMAT. Dans la plupart des établissements, ce poste relève de la fonction locale de gestion de l’environnement, mais certaines régions accordent l’autonomie à cette fonction ou l’intègrent à une organisation mixte responsable de la sécurité et de l’environnement, pour souligner sa nature multidisciplinaire.

À cause des champs de responsabilité qui se recoupent, les officiers des HAZMAT doivent aussi travailler en étroite collaboration avec d’autres spécialistes fonctionnels œuvrant dans des domaines comme l’approvisionnement et l’élimination, la santé et la sécurité, la protection incendie et la médecine préventive afin de coordonner la prestation du programme des HAZMAT. Des chevauchements ont été constatés dans des champs d’activités tels que l’inspection des lieux de travail et de stockage tandis que des manquements ont été relevés dans des domaines comme la sélection et l’acquisition des produits.

Les officiers de HAZMAT ont souvent été limités dans leur capacité d’influencer les processus opérationnels en tant que conseillers fonctionnels. Le manque d’autorité directe sur les utilisateurs de HAZMAT ainsi que l’absence d’une stratégie claire pour le programme de gestion des HAZMAT ont limité leur capacité de faire la promotion d’améliorations durables à apporter aux activités liées au cycle de vie. Au lieu de cela, les officiers des HAZMAT ont souvent eu à détecter des problèmes de non-conformité et à y remédier et, sans objectifs nationaux clairs, les programmes de gestion des HAZMAT locaux sont exploités de manière largement indépendante en fonction d’initiatives locales pilotées par l’officier des HAZMAT.

En l’absence de rôles et de responsabilités, le programme de gestion des HAZMAT a manqué de coordination et d’obligation de rendre compte. La direction fonctionnelle est au point mort et des vides et des dédoublements existent dans les activités de gestion. Une direction de programme claire est requise pour offrir une perspective stratégique et exercer de l’autorité dans ce domaine.

Cadre stratégique

Politique ministérielle. Le programme de HAZMAT ministériel est fondé sur une ordonnance publiée par le SMA(IE), la DOAD 4003-1, Gestion des matières dangereuses.4 Par l’entremise du DGESN, le SMA(IE) a aussi publié une série de directives mettant sur pied un comité consultatif ministériel sur les HAZMAT, fixant des normes pour les plans de gestion des matières dangereuses (PGMM) et traitant d’enjeux et de produits précis. De plus, un manuel sur la sécurité relative aux matières dangereuses et la gestion des matières dangereuses5 a été élaboré par le DSG, au nom du VCEMD, et le DOCA, au nom du SMA(Mat).

Les instruments de politique ministériels ne sont pas à jour et certains ont perdu une part de leur pertinence. Le SMA(IE) possède la propriété fonctionnelle de la DOAD 4003-1, et ce, malgré le rôle relativement limité que joue l’organisation dans la gestion des HAZMAT. La DOAD a été publiée en 1998 et elle n’a pas été actualisée pour tenir compte des importants changements qui ont eu lieu depuis ce temps (p. ex., définition des matières dangereuses, changements législatifs et objectifs ministériels) et des résultats de la vérification précédente, qui a été menée par le BVG en 1999. Une autre lacune de la DOAD est qu’elle ne définit pas de rôles et de responsabilités et qu’elle fournit peu de lignes directrices faisant autorité, ce qui permettrait de conférer une orientation nationale claire au programme de gestion des HAZMAT.

Dans le même ordre d’idées, le manuel sur la sécurité relative aux matières dangereuses et la gestion des matières dangereuses, qui devait être une ressource clé, s’est avéré inefficace au chapitre de la communication de lignes directrices pratiques aux spécialistes fonctionnels et aux utilisateurs de HAZMAT. Les efforts déployés pour tenir le manuel à jour ont été restreints par la nécessité de consulter les multiples autorités fonctionnelles responsables des domaines d’intérêt. Les lignes directrices fournies ne présentent pas les objectifs du programme, les obligations redditionnelles, les cibles ou les exigences de présentation de rapports, ce qui provoque leur adoption limitée par les organisations opérationnelles et leur suivi défaillant par les autorités fonctionnelles.

Les membres du personnel des autorités fonctionnelles ministérielles qui ont été consultés se sont dits en accord avec les résultats liés au cadre stratégique ministériel, mais ils ont expliqué que la formulation des politiques et l’approbation des documents préliminaires ont été entravées par les conflits existant entre les rôles et les responsabilités et par le manque d’obligation redditionnelle des organisations fonctionnelles.

Procédure locale. Au sein des organisations opérationnelles, les bases, escadres et formations doivent établir des PGMM, qui sont parfois intégrés aux mécanismes de gestion de l’environnement. Les unités ont mis en place des instructions permanentes d’opérations adaptées au travail qu’elles accomplissent tout au long du cycle de vie des HAZMAT ainsi que dans des domaines comme les interventions à la suite de déversements et la tenue de dossiers.

Les exigences se rapportant à l’établissement de PGMM et les normes régissant leur élaboration ont été fixées par le DGESN. Les PGMM visent à fixer un plan pour l’établissement de programmes locaux de gestion des HAZMAT, y compris l’identification des divers volets du programme, des exigences juridiques, des objectifs et des cibles ainsi que des programmes de gestion précis, et ce, tout en mettant en place des processus pour la mise en œuvre, l’exploitation et le suivi des programmes et pour la présentation de rapports à leur sujet.

Même si ces exigences étaient respectées dans les établissements que nous avons visités, les PGMM n’ont pas été utilisés en tant qu’instruments de gouvernance pratique pour la gestion du programme de HAZMAT. Il a été indiqué que les normes relatives aux PGMM ne sont plus d’actualité et qu’elles ne fournissent aucune orientation opérationnelle aux utilisateurs. Les officiers des HAZMAT de certains établissements ont signalé que les PGMM ont été élaborés pour répondre à un besoin, mais qu’ils n’ont pas été mis en œuvre et que les procédures décrites ne sont pas représentatives des processus opérationnels réels. L’absence d’exigences en matière d’approbation, de suivi ou d’examen pour les PGMM par les organisations de commandement ou fonctionnelles a limité le cadre redditionnel et l’adhésion aux plans.

La porte est ouverte pour mettre en œuvre les PGMM comme prévu, c’est-à-dire comme un moyen de communiquer des objectifs de programme uniformes, établir des politiques et des procédures et élaborer des mesures du rendement, le tout pour servir de fondement aux programmes de gestion des HAZMAT.

Analyse des tâches/risques associés à un poste. Le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail exige que l’on procède à des enquêtes sur les situations de risque pour cerner les effets potentiels des substances dangereuses utilisées en milieu de travail sur la santé et la sécurité. La raison d’être des analyses de ce type est d’évaluer les types et les quantités de HAZMAT auxquelles les travailleurs peuvent être exposés en milieu de travail, leurs effets potentiels sur la santé ainsi que les procédures relatives au stockage, à l’utilisation, à la manipulation et à l’élimination des HAZMAT, le tout dans le but de déterminer les mécanismes de contrôle devant être mis en œuvre.

Même si des lignes directrices ont été publiées dans le manuel sur la sécurité relative aux matières dangereuses et la gestion des matières dangereuses, cette exigence n’a pas été respectée et la mise en œuvre au niveau local a été inégale. Dans l’un des établissements visités, l’organisation responsable de la sécurité générale a pris l’initiative de procéder aux évaluations en fonction des types de travail ou des milieux de travail. Dans un autre établissement, des consignes générales et des modèles ont été fournis aux superviseurs d’unité, sans suivi supplémentaire pour s’assurer que les évaluations sont exécutées.

Les lignes directrices ministérielles n’ont pas permis d’éclaircir adéquatement les exigences associées à de telles évaluations, la responsabilité de leur exécution, les instructions et consignes pour leur préparation et le suivi à assurer pour veiller au respect des exigences. Il y a occasion de procéder à ces évaluations comme fondement de la gestion des HAZMAT en milieu de travail en identifiant les HAZMAT en usage, en évaluant les risques qui leur sont associés et en élaborant des mécanismes de contrôle comme des programmes de formation et des mesures de protection.

Formation

Des programmes de formation élémentaires destinés aux utilisateurs de HAZMAT et aux spécialistes fonctionnels sont en place. Des programmes de formation ministériels sont fournis à l’intention du personnel possédant des responsabilités de spécialistes du contrôle, de l’élimination, de l’emballage et de l’expédition des HAZMAT ainsi que des interventions en situation d’urgence. Les officiers des HAZMAT peuvent suivre cette formation, tout comme les formations destinées aux titulaires d’un poste donné qui sont offertes par chaque commandement opérationnel. La formation destinée aux représentants en matière de HAZMAT est administrée par les officiers des HAZMAT locaux.

Pour les utilisateurs des HAZMAT, la formation est administrée dans le cadre de l’instruction professionnelle militaire liée aux groupes professionnels dont les tâches exigent l’utilisation de HAZMAT. Dès qu’un employé est affecté à un milieu de travail donné, on lui fournit des consignes générales au sujet du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), ce qui est une exigence réglementaire. Les superviseurs doivent administrer aux nouveaux employés une formation ciblée sur des produits précis. Ils doivent faire de même lors de l’arrivée de nouveaux produits dans le milieu de travail. Une formation standard pour les officiers hiérarchiques, les superviseurs et les membres du comité de santé et sécurité au travail est offerte par l’entremise du DSG, dans le cadre du Cours de gestion de la sécurité.

Au sein du Ministère, la formation sur le SIMDUT tend à être élaborée localement et son niveau varie d’un programme d’apprentissage formel en salle de cours ou par ordinateur à l’étude autonome et informelle de la documentation des exposés. L’actualisation périodique de l’instruction varie aussi d’un établissement à l’autre et peut osciller entre l’absence d’exigences et l’examen annuel du matériel didactique. L’une des organisations visées par l’examen a pris l’initiative supérieure de stimuler la mobilisation des employés en instaurant une journée annuelle du perfectionnement professionnel pour évaluer les exigences du SIMDUT et traiter d’enjeux revêtant un intérêt particulier pour le travail de l’unité.

Même si les exigences en matière d’instruction sur le SIMDUT sont respectées, un programme d’instruction national uniformisé pourrait aplanir les inégalités et le dédoublement des efforts pour l’élaboration du matériel.

Surveillance et examen

Au niveau opérationnel, des inspections sont effectuées dans des aires de stockage et des milieux de travail où des activités impliquant des HAZMAT ont lieu. Au sein des unités, des inspections sont exécutées par un certain nombre d’organisations de base, d’escadre ou de formation possédant des responsabilités fonctionnelles en matière de gestion des HAZMAT, de santé et sécurité, de gestion de l’environnement, de médecine préventive et de protection incendie. Un manque d’orientation au sujet des protocoles d’inspection et des responsabilités qui se chevauchent ont mené à des efforts inconstants et dédoublés ainsi qu’à l’exécution de multiples inspections du même domaine de travail pour différents aspects de la gestion des HAZMAT. Il manque aussi des mécanismes en bonne et due forme pour la préparation de rapports et l’exécution d’analyses et de suivis sur les résultats des inspections.

Au niveau fonctionnel, l’examen du programme de gestion des HAZMAT est limité. Les programmes locaux du niveau de la base, de l’escadre ou de la formation ne sont généralement pas examinés par les autorités fonctionnelles ou les conseillers du commandement. Cette lacune au chapitre de la supervision conjuguée à l’absence de mesures du rendement ou d’exigences de préparation de rapports ont limité la quantité d’information portant sur le rendement du programme des HAZMAT mise à la disposition de tous les niveaux de la gestion fonctionnelle.

La nécessité de mettre en place des protocoles d’inspection standard et des indicateurs de rendement pour le programme aux niveaux opérationnel et du programme a déjà été soulignée par le BVG.

Conclusion

La définition floue des rôles et des responsabilités a contribué au manque d’orientation dont a bénéficié le programme des HAZMAT à l’échelle du Ministère, ce qui a entravé les efforts déployés par les diverses autorités fonctionnelles. Cela n’a pas été sans conséquence sur l’élaboration des politiques et des procédures ainsi que des protocoles d’instruction et d’inspection, ce qui a également ouvert la porte à des faiblesses dans la structure et les activités du programme de gestion des HAZMAT aux niveaux locaux.

Recommendations

1. Avec le soutien du VCEMD et du SMA(IE), le SMA(Mat) doit piloter l’élaboration du cadre de gouvernance pour la gestion du cycle de vie des HAZMAT en préparant les éléments ci-dessous :

  • une politique ministérielle en matière de HAZMAT définissant clairement les rôles et les responsabilités des autorités fonctionnelles et des niveaux opérationnels;
  • des programmes de formation standard à l’intention des spécialistes fonctionnels et des utilisateurs de HAZMAT et portant sur les activités du cycle de vie et les systèmes d’information;
  • un programme d’inspection multidisciplinaire comprenant des évaluations des produits interdits détenus, des dossiers sur les stocks, des mesures de protection, des besoins en matière de formation et de stockage ainsi que des processus de présentation de rapports et des analyses.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

2. Le VCEMD doit améliorer les mécanismes de contrôle de l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail en établissant un processus permettant d’exécuter des « enquêtes sur les situations de risque » préventives dont le but est de relever et d’atténuer les risques associés à l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail.

BPR : VCEMD

Contrôles internes

Les mécanismes de contrôle de la sélection et de l’acquisition de HAZMAT au niveau local sont inadéquats et ils ne permettent pas d’empêcher l’utilisation de substances posant des risques élevés pour la santé et la sécurité des utilisateurs de HAZMAT et pour l’environnement.

Sélection initiale et acquisition

La sélection initiale est une étape clé du cycle de vie des HAZMAT. C’est une étape où l’on prend des décisions au sujet des produits qui seront utilisés au sein du Ministère et, donc, c’est à cette étape qu’on peut empêcher certaines substances d’entrer dans la chaîne d’approvisionnement. Une telle approche préventive de la gestion du cycle de vie a déjà été suggérée dans la vérification du BVG. L’étape de l’approvisionnement constitue aussi un important point de contrôle, car c’est à cette étape qu’on autorise les HAZMAT à entrer dans le système d’approvisionnement. Ces étapes sont franchies aux niveaux ministériel et opérationnel.

Les GCVM travaillant dans les domaines de la gestion du programme d’équipement du SMA(Mat) détaillent les procédures utilisées pour les activités et la maintenance du matériel militaire par la publication de documentation technique, qui peut notamment porter sur les HAZMAT qu’il faut utiliser. Lors de la sélection des HAZMAT, les GCVM peuvent considérer des facteurs comme les exigences du fabricant d’équipement d’origine, les conditions de garantie, les exigences de rendement ainsi que d’autres considérations relatives à la santé et à la sécurité ainsi qu’à la gestion de l’environnement. Les exigences concernant les HAZMAT peuvent être décrites de manière précise ou générale. Les opérateurs et les spécialistes de la maintenance d’équipement doivent utiliser le produit de la marque, du type ou du grade prescrit quand un produit est spécifié dans la documentation technique, mais ils jouissent d’une certaine souplesse dans les cas où différents produits peuvent être conformes à une spécification militaire ou dans les cas où aucun produit précis n’est prescrit.

Les HAZMAT peuvent être acquises de manière centralisée par des gestionnaires d’approvisionnement dans les domaines de la gestion du programme d’équipement, puis être distribuées par le biais des dépôts d’approvisionnement des Forces canadiennes ou être acquises localement par les organisations d’approvisionnement opérationnelles par l’entremise d’offres à commandes ou de bons de commande ou auprès de détaillants locaux. Conformément à l’objectif que le Ministère s’est donné de décentraliser l’acquisition des HAZMAT, on a signalé un virage vers l’approvisionnement local. Désormais, les produits acquis localement représentent la majorité des nouveaux produits ajoutés dans le système d’approvisionnement.

Au niveau ministériel, des initiatives positives ont été observées au sein des organisations de la gestion du programme d’équipement. Ces initiatives impliquaient l’utilisation de critères d’évaluation explicites dans les instruments d’approvisionnement pour veiller à ce que les fournisseurs de substances peu dangereuses reçoivent une considération particulière. On est à exécuter les premières étapes de l’intégration des considérations relatives aux HAZMAT à la planification du cycle de vie de l’équipement. Ces initiatives doivent aller de l’avant.

Des initiatives ministérielles ont aussi été entreprises pour réduire l’acquisition et l’utilisation de produits nocifs en les remplaçant par des produits moins dangereux. Le Ministère s’est engagé à participer au Défi du Plan de gestion des produits chimiques en l’incluant dans ses stratégies de développement durable. Une initiative du gouvernement du Canada, ce programme vise à consulter les utilisateurs industriels au sujet des substances chimiques qui subissent un examen afin d’évaluer si une réglementation fédérale est souhaitable à leur endroit. Le Directeur – État-major du programme d’équipement terrestre (DEMPET) orchestre les efforts déployés par le Ministère pour évaluer de façon proactive les produits contenant de telles substances en vue de leur retrait du système d’approvisionnement. Cette initiative exige que l’on identifie les HAZMAT contenant les substances ciblées, que l’on détermine dans quelles branches du Ministère les produits sont utilisés et que l’on travaille en collaboration avec les GCVM et les utilisateurs de HAZMAT pour trouver et mettre à l’essai des produits de remplacement. Les produits peuvent être étiquetés dans les bases de données d’approvisionnement pour indiquer qu’il est interdit d’en acquérir ou que leur utilisation est restreinte à des tâches précises, en fonction des résultats de l’analyse.

Malgré ces efforts, on doit apporter des améliorations aux mécanismes de contrôle internes relatifs à la sélection initiale et à l’approvisionnement au niveau local. Dans les cas où l’utilisation de produits précis n’est pas autrement prescrite, les utilisateurs de HAZMAT peuvent choisir les produits répondant à leurs besoins et permettant d’accomplir les tâches requises. Les produits sont normalement demandés par un utilisateur de HAZMAT ou un chef de section et leur approvisionnement relève de l’organe d’approvisionnement local de l’unité.

Même si la majorité des utilisateurs de HAZMAT ont déployé des efforts en matière de sélection et d’acquisition de produits « verts », les critères de sélection officiels en place tenant compte de la santé, de la sécurité et de la protection de l’environnement n’ont pas été respectés au sein des unités et la sélection a été surtout faite en fonction du rendement du produit, de son coût et de sa disponibilité. Le personnel d’approvisionnement local a souligné ne pas posséder les compétences techniques requises pour évaluer les caractéristiques des produits demandés et suggérer des produits de remplacement moins dangereux. Les utilisateurs et le personnel d’approvisionnement connaissent mal les systèmes d’information soulignant les restrictions en matière d’approvisionnement, les outils de notation des produits ou les listes contenant les produits approuvés et interdits.

On s’attend à ce que les officiers des HAZMAT et les représentants des HAZMAT fournissent des conseils fonctionnels aux utilisateurs lors de l’arrivée de nouveaux produits et qu’ils les informent de l’existence de produits de remplacement moins dangereux. Sans une autorité directe sur les utilisateurs de HAZMAT et avec une participation limitée au processus d’approvisionnement, de tels conseils ont tendance à ne pas être recherchés ou à être écartés et il se peut que les officiers des HAZMAT ne soient pas conscients des produits utilisés, sauf si on les en informe par un autre moyen.

Les officiers des HAZMAT et les représentants des HAZMAT du niveau de l’unité ont tenté d’exercer une autorité sur l’achat des HAZMAT par les utilisateurs au sein des unités. Toutefois, des critères d’évaluation inégaux, les limites de la vérification de la conformité et le manque de sensibilisation aux initiatives ministérielles ont nui à l’efficacité des mesures.

  • Au sein de l’unité examinée, un représentant des HAZMAT a exigé que toutes les demandes de HAZMAT soient accompagnées de la confirmation que les produits ont été autorisés. On commettait l’erreur de croire que les produits étaient approuvés simplement parce qu’ils figuraient dans l’ARMD, une base de données ministérielle. En fait, l’ARMD tient lieu de catalogue des produits dans lequel tout produit peut être admis et catalogué et, pour cette raison, l’ARMD ne doit pas être interprété comme un témoignage de l’évaluation ou de l’approbation d’un produit.
  • Dans une autre unité, un représentant des HAZMAT a fait état d’une initiative locale portant sur le remplacement de certains produits en utilisation par des produits moins dangereux. Toutefois, un examen de l’ARMD a indiqué que le produit en utilisation avait été soumis à une évaluation ministérielle et que son utilisation avait été restreinte, mais que l’acquisition du produit devant le remplacer avait été interdite sans condition. Le représentant des HAZMAT de l’unité n’était pas au courant du fait que des renseignements au sujet des restrictions ministérielles en matière d’approvisionnement étaient affichés dans l’ARMD.
  • Dans une installation du MDN, une politique locale exigeait que l’approvisionnement en HAZMAT se fasse par le biais d’une autorité d’approvisionnement centrale. Les HAZMAT étaient évaluées en fonction du jugement de personnel expérimenté, mais aucun critère d’évaluation formel n’était fixé. Un certain nombre de grandes unités ont aussi reçu des exemptions à cause du grand nombre de besoins récurrents. Toutefois, les exemptions ne tenaient pas compte des nouveaux produits ou des produits similaires mais possédant des compositions chimiques différentes.

Stockage, utilisation et manipulation

L’utilisation de HAZMAT en milieu de travail est soumise au SIMDUT, une exigence réglementaire dont la raison d’être est d’éviter des accidents de travail et des maladies professionnelles en fournissant des renseignements au sujet des HAZMAT. Les principales exigences de ce système stipulent que les utilisateurs de HAZMAT doivent avoir accès à la fiche signalétique (FS) de chaque produit, que des étiquettes du SIMDUT doivent être apposées sur tous les produits et que le personnel doit avoir accès à des programmes de formation pour travailleurs. La disponibilité des FS a déjà été mentionnée dans la vérification précédente du BVG.

Une FS à jour doit être offerte pour chacun des produits accessibles dans un milieu de travail donné. Les FS sont destinées à fournir aux utilisateurs de HAZMAT des renseignements sur les produits, notamment leur composition chimique, leurs caractéristiques chimiques, des renseignements toxicologiques, des recommandations sur l’équipement de protection individuel à porter, des exigences d’entreposage, des instructions pour premiers soins, etc. Les FS doivent être révisées lorsque de nouveaux produits font leur entrée dans un milieu de travail, elles doivent servir de fondement pour la formation offerte aux travailleurs et elles doivent être utilisées pour veiller à ce que toutes les mesures de protection requises soient en place. Les FS doivent être mises à jour à chaque fois que de nouveaux renseignements sur les risques associés à un produit deviennent accessibles ou, au moins, tous les trois ans. Dans les milieux de travail visés par l’examen, des FS n’étaient accessibles que pour 53 p. 100 des produits échantillonnés et la moitié des FS disponibles n’étaient pas à jour. De plus, les utilisateurs de HAZMAT semblaient mal connaître les FS, à part le fait qu’elles doivent être entretenues, et les reliures contenant les FS étaient désorganisées et inutilisées. Ces constatations suggèrent des carences au chapitre de la tenue des FS et des processus de formation des travailleurs. Des bonnes pratiques ont été observées dans certaines unités où des FS étaient présentées au personnel à l’occasion de réunions de sécurité hebdomadaires. Une unité a aussi demandé à son personnel d’inscrire ses initiales sur les FS pour confirmer qu’il les avait parcourues.

La vérification a aussi révélé plusieurs cas où les étiquettes du SIMDUT n’avaient été apposées sur les HAZMAT utilisées en milieu de travail, notamment en ce qui concerne les produits décantés. L’absence d’étiquettes appropriées, en particulier sur des flacons pulvérisateurs non identifiés contenant un produit décanté, peut mener à une manipulation inadéquate ou à des conditions d’entreposage incompatibles. Ces conditions sont les conséquences d’un entretien et d’un suivi inadéquats ainsi que d’une indifférence à l’égard des procédures d’exploitation et elles entraînent le non-respect de la réglementation fédérale et posent des risques pour la santé et la sécurité du personnel.

Le stockage et la manipulation des HAZMAT sont des notions auxquelles les réglementations du SIMDUT ne s’appliquent pas; elles sont plutôt régies par la réglementation traitant du confinement des HAZMAT, des interventions en cas de déversement et de la prévention des incendies. Dans les milieux de travail évalués, on a observé des faiblesses en matière de compatibilité de l’entreposage et des HAZMAT ont été trouvées à l’extérieur de leur lieu d’entreposage désigné après une journée de travail. On a aussi trouvé des produits périmés ainsi que de vieux produits ne portant aucune date de péremption et qui, de l’aveu du personnel, n’étaient plus utilisés.

En général, les mécanismes de contrôle associés aux HAZMAT en milieu de travail tendent à être mis en place de manière ponctuelle et à dépendre largement du bon vouloir des utilisateurs de HAZMAT et des chefs de section. La majorité des faiblesses observées pendant les étapes susmentionnées du cycle de vie étaient le résultat de la difficulté que les utilisateurs de HAZMAT éprouvent à mettre en place des procédures officielles et pratiques à partir des différentes exigences qui leur sont imposées ainsi qu’à intégrer ces procédures à leur travail quotidien et à leurs méthodes de travail. Les analyses des tâches associées à un poste ou les « enquêtes sur les situations de risque », conformément aux exigences du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, passent par l’exécution d’enquêtes sur toutes les HAZMAT d’un milieu de travail pouvant faire courir un risque aux travailleurs. L’exécution d’analyses de ce type pourrait servir de fondement à l’élaboration de procédures locales en examinant et en évaluant systématiquement le risque associé aux HAZMAT en milieu de travail et en déterminant les mesures de sécurité et les exigences de formation particulières au produit.

Transport et élimination

Le transport et l’élimination des HAZMAT sont des étapes strictement régies du cycle de vie des HAZMAT et il y a des exigences visant à empêcher le rejet de substances dangereuses dans l’environnement. Le personnel possédant la responsabilité d’emballer et d’expédier les HAZMAT et les déchets doit passer par un processus d’accréditation et de renouvellement. Avec l’accent mis sur la décentralisation de l’approvisionnement en HAZMAT, le transport de HAZMAT entre les différentes installations du MDN a cessé.

Les déchets dangereux générés par les unités opérationnelles sont accumulés dans divers endroits, après quoi ils sont regroupés dans une installation centrale de stockage des déchets dangereux, puis éliminés par des entrepreneurs. On a pu observer plusieurs bonnes initiatives en matière de réduction, de réutilisation et de recyclage des déchets dangereux. Dans une installation, l’huile usée et le carburant étaient récupérés en vue d’être utilisés dans une installation de chauffage central. D’autres généraient des revenus en triant et vendant des batteries usagées et d’autres déchets dangereux. Les initiatives de réduction des déchets comprenaient des modifications apportées au processus de nettoyage des pièces afin qu’il exige moins de matières dangereuses et des changements aux commandes en vrac afin de réduire le nombre de petits contenants qui finissent aux ordures. Le partage des meilleures pratiques pourrait être avantageux pour le Ministère, car cela pourrait permettre de réduire les coûts d’élimination des HAZMAT.

Conclusion

Il faut porter une attention particulière aux mécanismes de contrôle de la sélection et de l’acquisition des HAZMAT, car on s’assure que des critères clairs soient communiqués et qu’ils soient appliqués uniformément pour empêcher l’entrée de substances à haut risque dans la chaîne d’approvisionnement. Les mécanismes de contrôle des HAZMAT peuvent être resserrés par l’application d’un cadre tenant systématiquement compte des risques associés aux produits.

Recommendation

3. Le SMA(Mat) doit améliorer le processus de gestion des HAZMAT comme suit :

  • veiller à ce que les interdictions et les restrictions soient transmises aux organisations d’approvisionnement opérationnelles en vue de l’acquisition locale des HAZMAT;
  • élaborer des lignes directrices et des outils pour l’évaluation et la sélection de produits moins dangereux aux niveaux locaux.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

Systèmes d’information

Des renseignements incomplets et peu fiables au sujet des HAZMAT ainsi que des systèmes qui ne sont pas configurés pour l’analyse d’incidents et d’accidents peuvent entraîner la prise de décisions inappropriées au sujet de la gestion du cycle de vie et ces décisions pourraient compromettre la santé et la sécurité des gens et le respect de la réglementation.

ARMD

L’ARMD est le principal système d’information sur les HAZMAT du Ministère. Ses trois fonctions principales sont de fournir aux utilisateurs de HAZMAT un accès à une bibliothèque de FS centrale, un module des stocks où ils peuvent consigner les HAZMAT en utilisation pour se conformer à la réglementation et aux exigences liées aux interventions en situation d’urgence et un outil de notation des produits destiné à aider les utilisateurs à choisir des substances associées à un faible niveau de risque. L’utilisation de l’ARMD dans l’ensemble du Ministère est autorisée par le SMA(Mat).

Le SMA(Mat) appuie l’ARMD par l’entremise du DOCA, ce qui comprend l’élaboration de systèmes, le catalogage des matières, la tenue à jour des FS et la formation des utilisateurs. Le DEMPET est responsable de la notation et de l’évaluation des produits, ce qui comprend la détermination des restrictions ou interdictions en matière d’approvisionnement. Au sein des bases, des escadres et des formations, un officier des HAZMAT fournit habituellement une formation aux représentants des HAZMAT d’unité et administre les comptes d’utilisateur, les structures d’unité et les lieux d’entreposage à l’aide de l’ARMD. Les représentants des HAZMAT au sein des unités sont responsables de la mise à jour des dossiers des stocks dans l’ARMD pour les lieux d’entreposage qui leur sont assignés, tâche qui, dans de nombreux établissements, doit être exécutée annuellement.

L’élaboration de l’ARMD visait à donner suite aux recommandations préalables du CS Ex et du BVG en lien avec la mise en œuvre de systèmes d’inventaire pour les HAZMAT contenant des renseignements normalisés. Cependant, l’ARMD fonctionne seulement comme un système de gestion des stocks, c’est-à-dire qu’on s’en sert pour consigner les types de produits pouvant être utilisés en milieu de travail et que les quantités maximales de HAZMAT peuvent être tenues en stock. Le système ne fournit aucune fonction de gestion de l’inventaire permettant de suivre les niveaux d’inventaire, l’approvisionnement ou l’utilisation.

L’ARMD n’a pas été pleinement mis en œuvre à l’échelle du Ministère. Même si la plupart des organisations ont adopté le système utilisé pour gérer les stocks de HAZMAT et obtenir des FS, certaines continuent d’utiliser des processus de remplacement.

  • Une autorité fonctionnelle ministérielle était inconsciente de l’existence de l’ARMD et de sa fonction de bibliothèque de FS et elle a recouru à une base de données commerciale pour fournir une capacité dédoublée au Ministère. Certaines installations ou unités prennent aussi des abonnements indépendants, ce qui ajoute aux dédoublements.
  • Une autre unité n’utilisait pas l’ARMD pour tenir un registre de ses stocks de HAZMAT.

Les principales caractéristiques de l’ARMD ne sont pas bien comprises ou ne sont pas utilisées comme prévu à cause d’une formation inadéquate et d’un décalage entre les processus des systèmes et les méthodes de travail.

  • Une unité examinée avait correctement consigné ses stocks de HAZMAT dans l’ARMD, mais elle ne savait pas qu’il y avait une fonction de préparation de rapports et, donc, elle a créé manuellement des entrées en double pour remédier à ce qu’elle croyait être une lacune.
  • Le DOCA a expliqué que le plus de renseignements possible étaient contenus dans l’ARMD pour appuyer les intervenants d’urgence en indiquant les types et les quantités des HAZMAT pouvant se trouver sur les lieux d’un incident. Les équipes d’incendies avec lesquelles on s’est entretenu ont mentionné ne pas se fier à ces renseignements et plutôt exécuter des observations sur place pendant les inspections visant à se familiariser avec le bâtiment.
  • Le DEMPET exécute des analyses des HAZMAT et il contrôle l’exécution de l’approvisionnement de chaque produit. Les produits doivent être catalogués dans l’ARMD comme étant interdits ou soumis à des restrictions s’ils contiennent certains ingrédients chimiques ciblés. La plupart des utilisateurs de HAZMAT et des membres du personnel chargés de l’approvisionnement n’étaient pas au courant de ce champ et ils n’en tenaient pas compte lors de la prise de décisions de sélection initiale et d’approvisionnement. De plus, la différence entre un produit interdit et un produit soumis à des restrictions est floue.

Les unités ne mettent pas à jour leurs registres des stocks de HAZMAT au moins une fois par an, comme le veulent les exigences en place dans la plupart des installations. Dans un échantillon composé de 31 lieux de stockage relevant de 14 unités, y compris des armoires de stockage de produits inflammables, des armoires de stockage de produits acides, des entrepôts de peinture et des entrepôts de PP, 54 p. 100 des produits vérifiés n’étaient pas consignés dans l’ARMD. Les lacunes au chapitre de la tenue des registres ont été attribuées au nombre insuffisant de membres du personnel des unités assignés à l’exécution des mises à jour, au suivi de la conformité inadéquat ainsi qu’à des difficultés éprouvées pour utiliser correctement l’ARMD, principalement à cause de lacunes aux niveaux de la formation et de la conception du système. On a également observé des armoires manquantes, supplémentaires ou mal identifiées.

Les unités négligeaient de consigner certains éléments dans leurs registres, notamment les HAZMAT en vrac entreposées à l’extérieur des locaux de stockage. Ces produits comprenaient notamment les produits utilisés pour nettoyer les pièces, produits de décapage, les produits liés aux installations de chauffage et des PP.

Il est important que les dossiers de données soient complets et exacts pour fournir aux utilisateurs locaux les renseignements de base dont ils ont besoin dans le cadre des activités de gestion des HAZMAT ainsi que pour permettre au Ministère de savoir quelles HAZMAT sont stockées et utilisées aux quatre coins du pays et à bord des navires. Les quartiers généraux et les organisations locales peuvent utiliser ces renseignements pour la prise de décisions, la préparation de rapports et les interventions en cas d’urgence.

SAFC/SCGC

Le SAFC est le système d’information ministériel utilisé pour les activités d’approvisionnement. On s’en sert pour des activités d’approvisionnement comme l’acquisition, la mise en entrepôt et la gestion de l’inventaire, la distribution et la remise ainsi que l’élimination de marchandises et de matériel. Les HAZMAT se trouvant dans des installations d’entreposage et des dépôts d’approvisionnement sont gardées en stock en vue de leur distribution. Ces inventaires sont consignés dans le SAFC aux côtés de renseignements tels le nom des produits, leur emplacement, les quantités et leur durée de conservation.

La vérification a testé un échantillon de 52 étagères (bacs) contenant des HAZMAT dans deux installations d’entreposage. Parmi les compartiments vérifiés, 21 p. 100 ne contenaient pas les bons produits ou n’étaient pas vides, contrairement aux données du SAFC. Des dossiers d’inventaire erronés empêchent le personnel de l’approvisionnement de trouver et distribuer des produits. Des fonctions de gestion de l’inventaire peuvent aussi être touchées par la transmission de renseignements erronés, notamment au chapitre de la prise de décisions en matière d’approvisionnement et du tri des produits expirés.

Il a été établi que les indicateurs du SAFC portant sur les HAZMAT ne correspondent pas à ceux du SCGC. Le SCGC est le catalogue ministériel pour le matériel et on y classifie des produits comme étant des HAZMAT en fonction des mises à jour automatiques reçues de l’ARMD. Les indicateurs de HAZMAT du SAFC sont assignés manuellement par les GCVM. Les produits désignés comme étant des HAZMAT dans le SCGC ne sont pas toujours catégorisés comme tels dans le SAFC.

On se sert aussi des indicateurs de HAZMAT du SAFC et du SCGC quand on réfléchit à des méthodes d’élimination pour les produits et l’équipement. Aucune ligne directrice claire n’était fournie au personnel travaillant au sein d’organisations de réparation ou d’élimination au sujet des procédures exactes devant être suivies pour la détermination, l’extraction et l’élimination de l’équipement contenant des HAZMAT.

SpillNet/SGRH

Les incidents se rapportant aux HAZMAT sont signalés dans SpillNet et dans le SGRH. Le réseau SpillNet tient un registre des déversements, des fuites ou des rejets dans l’environnement tandis que le module sur la santé et la sécurité du SGRH est utilisé pour consigner les accidents, les blessures ou les expositions à des HAZMAT impliquant du personnel du MDN/des FC.

Il n’a pas été possible de vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité des données contenues dans les deux systèmes. Toutefois, on a constaté l’existence de méthodes de préparation de rapports variables au niveau local. Il s’agit notamment de seuils de rapport SpillNet variant d’une base et d’une unité à l’autre, de l’omission de signaler des accidents évités de justesse ou de la consignation d’un incident touchant de nombreux membres du personnel sous un seul rapport d’incident. Dans 82 p. 100 des rapports de SpillNet, le coût du produit perdu ou celui du nettoyage des lieux n’était pas indiqué. Des pratiques inégales en matière de compte rendu nuisent à la comparabilité des renseignements à l’échelle du Ministère.

Les informations sur les incidents de santé et sécurité directement liés aux HAZMAT ne sont pas facilement accessibles dans le SGRH. Même si le système permet le codage d’incident pour indiquer que les HAZMAT sont un facteur contributif, ce codage n’a pas été utilisé uniformément. Sans ces renseignements, il est difficile d’évaluer les rapports d’incident et d’exécuter des analyses supplémentaires.

Le DGESN, le responsable du SpillNet, et le DSG, le responsable du SGRH, n’exécutent actuellement aucune analyse, des tendances ou autre, sur les rapports d’incident impliquant des HAZMAT. Les deux systèmes ont le potentiel de fournir à la gestion des renseignements pertinents pouvant être utilisés pour cerner les secteurs où les risques sont les plus importants afin de contribuer à la mise en place de mesurer de prévention et de réduction des incidents.

Conclusion

Les données sur les stocks de HAZMAT et sur les incidents et les accidents impliquant des HAZMAT ne sont ni exactes ni complètes. Les utilisateurs ne sont pas en mesure d’utiliser pleinement les caractéristiques et les fonctionnalités de l’ARMD, ce qui entraîne des faiblesses au chapitre du contrôle et fait en sorte que les renseignements censés appuyer la gestion des HAZMAT sont incomplets. Les systèmes d’information ne sont pas configurés pour permettre l’exécution d’analyses des tendances ou de tout autre type d’analyse sur les données relatives aux HAZMAT pour appuyer la gestion des risques.

Recommendations

4. Le SMA(Mat) doit améliorer les processus de gestion des HAZMAT en fixant des exigences en matière de collecte de données et de préparation de rapports pour les systèmes d’information et il doit veiller à ce que les utilisateurs aient suivi la formation requise pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités des systèmes.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

5. Le VCEMD doit améliorer les mécanismes de contrôle de l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail en établissant des exigences pour le signalement des incidents afin d’assurer un meilleur suivi des incidents impliquant des HAZMAT et de permettre l’exécution d’analyses des tendances et la détermination des secteurs de risque.

BPR : VCEMD

Conclusion générale

Le programme de gestion des HAZMAT du MDN/des FC a évolué progressivement pour contrôler les risques que posent les HAZMAT pour la santé et la sécurité, pour l’environnement et pour l’équipement. Cependant, il y a encore des améliorations à apporter au programme et les recommandations des précédentes vérifications n’ont pas été entièrement appliquées.

Fait important, la structure partagée de gouvernance des autorités fonctionnelles du programme s’est avérée inefficace. Il faut absolument désigner clairement un responsable unique et des améliorations au chapitre de la coordination du programme sont requises pour élaborer des objectifs et des stratégies, pour établir un cadre stratégique et pour fournir des conseils pratiques aux utilisateurs.

La nature sans cesse plus décentralisée des activités de HAZMAT a laissé des lacunes dans les mécanismes de contrôle internes se rapportant à la gestion du cycle de vie. Des critères clairs et uniformes pour la sélection et l’acquisition des produits doivent être transmis au personnel opérationnel afin qu’il puisse contrôler l’entrée des HAZMAT dans la chaîne d’approvisionnement. Un cadre officiel pour l’évaluation et la gestion des risques en milieu de travail doit être mis en œuvre pour améliorer les mécanismes de contrôle relatifs à l’entreposage, à la manipulation et à l’utilisation des HAZMAT.

La gestion des HAZMAT est appuyée par des systèmes d’information qui n’ont pas encore été pleinement mis en œuvre pour transmettre des renseignements entre les autorités fonctionnelles et les utilisateurs opérationnels. Une formation à l’intention des utilisateurs et des améliorations aux systèmes sont requises pour faire en sorte que les HAZMAT jouissent d’une bonne visibilité dans tout le Ministère et pour permettre l’analyse des incidents.

Annexe A – Plan d’action de la direction

Gouvernance

Recommandations du CS Ex (importance élevée)

1. Avec le soutien du VCEMD et du SMA(IE), le SMA(Mat) doit piloter l’élaboration du cadre de gouvernance pour la gestion du cycle de vie des HAZMAT en préparant les éléments ci-dessous :

  • une politique ministérielle en matière de HAZMAT définissant clairement les rôles et les responsabilités des autorités fonctionnelles et des niveaux opérationnels;
  • des programmes de formation standard à l’intention des spécialistes fonctionnels et des utilisateurs de HAZMAT et portant sur les activités du cycle de vie et les systèmes d’information;
  • un programme d’inspection multidisciplinaire comprenant des évaluations des produits interdits détenus, des dossiers sur les stocks, des mesures de protection, des besoins en matière de formation et de stockage ainsi que des processus de présentation de rapports et des analyses.

Mesure de la direction

Le SMA(Mat) a préparé un plan d’action exhaustif, l’Examen du programme de gestion des matières dangereuses. Dans le cadre de ce plan, on prendra les mesures suivantes afin de donner suite à la recommandation émanant de la vérification.

Le SMA(Mat) mettra sur pied et dirigera une nouvelle équipe spéciale chargée de la vérification du programme de gestion des HAZMAT, en consultation et en collaboration avec le VCEMD et le SMA(IE). L’équipe spéciale mènera un examen qui se penchera sur les recommandations et le plan d’action de la direction (PAD) de la vérification de la gestion des matières dangereuses effectuée par le Chef – Service d’examen (CS Ex) en octobre 2012. Plus précisément, le plan d’action permettra à la haute direction du MDN et des FC de comprendre les risques et il leur présentera une évaluation des lacunes et du contexte dans le cadre desquels les activités se rapportant aux HAZMAT doivent être remaniées en cette période de réorganisation et de restructuration au sein du Ministère. L’examen servira aussi à assurer le respect de la réglementation ainsi que la protection de l’environnement, de notre équipement et de la santé et de la sécurité des membres et employés du MDN et des FC.

Même si le plan d’action met l’accent sur les enjeux à long terme, l’équipe spéciale devra aussi adopter une approche proactive pour veiller à ce que toute initiative en cours et se rapportant d’une façon ou d’une autre aux HAZMAT soit traitée sous l’angle de l’amélioration des activités.

Cadre de gestion des HAZMAT

Le cadre de gestion est essentiellement l’architecture administrative définissant les éléments du programme. En guise de première étape, l’équipe spéciale chargée de la vérification du programme de gestion des HAZMAT élaborera le cadre de gestion pour guider l’évaluation des priorités et des options de mise en œuvre et pour contribuer à la mise sur pied d’une stratégie à long terme expliquant où et comment le programme de HAZMAT est imbriqué au sein du MDN et des FC.

Calendrier – Cadre de gestion des HAZMAT

  • Avril 2013 – Analyse initiale des résultats du processus administratif des HAZMAT à l’intérieur du cadre de gestion général. Les éléments ci‑dessous sont déterminés et intégrés aux éléments d’examen du programme d’ensemble :
    • programme et politique;
    • planification et préparation de rapports;
    • aide à la décision et savoir;
    • surveillance organisationnelle;
    • exécution de programmes et prestation de services;
    • gestion ministérielle (y compris les besoins en ressources).
  • Juillet 2013 – Consultation de N1 sur les résultats du processus administratif.
  • Décembre 2013 – Comité d’examen du niveau de la direction générale pour l’approbation du cadre de gestion.
  • Avril 2014 – Approbation de N1 du cadre de gestion – début du travail sur les éléments du programme.

Cadre de gouvernance

Le cadre de gouvernance portera sur les autorités fonctionnelles, les responsabilités opérationnelles et les obligations ministérielles que l’on trouve parmi les divers intervenants de N1 afin de veiller à ce que leurs rôles soient également bien compris et exécutés efficacement aux niveaux du Ministère et de l’installation. De plus, on veut qu’une définition claire de l’autorité centrale concernant les fonctions de gestionnaire du MDN, les commandants et le personnel participant à la gestion des HAZMAT soit communiquée et comprise.

Calendrier – Cadre de gouvernance

  • Décembre 2014 – Analyse initiale et élaboration du cadre de gouvernance pour consultation.
  • Mars 2015 – Approbation par le comité d’examen du niveau de la direction générale pour le début de la consultation.
  • Juin 2015 – Fin des consultations avec les intervenants de N1 et approbation du cadre de gouvernance.
  • Septembre 2015 – Cadre de gouvernance final prêt et soumis au comité d’examen du niveau de la direction générale pour approbation.
  • Avril 2016 – Cadre de gouvernance approuvé par les intervenants de N1 et des séances d’information supplémentaires sont requises pour veiller à la réussite de l’examen du programme.

Politique et orientation

Le programme et la politique de HAZMAT doivent évoluer au rythme des exigences réglementaires et ils doivent équilibrer les intérêts des intervenants d’une façon favorisant la protection des personnes et de l’environnement. La réglementation fédérale comprend, sans toutefois s’y limiter, la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999), la Loi sur les produits dangereux, la Loi sur le transport des marchandises dangereuses et le Code canadien du travail, Partie II : Sécurité et santé au travail.

Calendrier – Politique et orientation

  • Décembre 2014 – La version préliminaire de la politique et de la directive sur la gestion des HAZMAT sont élaborées. Plus précisément, on a établi des procédures de communications interdisant ou restreignant efficacement l’utilisation de HAZMAT au sein des organisations d’approvisionnement opérationnel, notamment en lien avec l’acquisition locale de HAZMAT.
  • Mars 2015 – Autorisation du comité d’examen du niveau de la direction générale d’entreprendre la consultation.
  • Juin 2015 - Fin des consultations avec les intervenants de N1 et approbation de l’instrument de politique et d’orientation.
  • Septembre 2015 – Politique/DOAD sur les HAZMAT terminées et soumises pour examen et approbation au comité d’examen du niveau de la direction générale.
  • Avril 2016 – Politique/DOAD sur les HAZMAT mises en œuvre au sein des intervenants de N1.
  • Avril 2016 et au-delà – Élaboration de lignes directrices, directives opérationnelles et d’instructions permanentes d’opération pour fournir souplesse et clarté et aux intervenants de N1.

Respect et conformité

L’établissement d’un programme d’inspection des HAZMAT multidisciplinaire et d’un programme d’instruction normalisé assureront respect et conformité et veilleront à ce que le programme fasse l’objet d’un suivi et de rapports et à ce que les incidents de non‑conformité soient relevés pour qu’on prenne les mesures requises, qu’on les corrige ou qu’on fasse enquête. De plus, les experts fonctionnels de même que les utilisateurs de HAZMAT, les gestionnaires et les commandants ont reçu une formation sur les exigences associées à la gestion du cycle de vie des HAZMAT et ils ont l’obligation de remplir les responsabilités inhérentes à leur poste.

Calendrier – Respect et conformité

  • Décembre 2015 – Lancement de l’évaluation des priorités, des risques et de la portée.
  • Avril 2016 – Approbation des priorités et de la portée par l’autorité de gouvernance établie.
  • Juin 2016 – Début de l’élaboration des programmes de formation.
    • On consulte les intervenants de N1 pour s’assurer de retenir la méthode de prestation la plus appropriée.
    • Une analyse des besoins doit être exécutée pour s’assurer d’élaborer une formation du niveau approprié, avec l’aide d’un agent de la formation et du perfectionnement.
    • Examiner l’intégration dans les codes de programme du MDN/des FC.
  • Juin 2016 – Début de l’élaboration des programmes de conformité/d’inspection.
    • On consulte les intervenants de N1 pour s’assurer que le programme de conformité et d’inspection répondra aux inquiétudes immédiates des commandants et des membres du personnel.
    • Détermination des ressources minimales requises pour assurer l’efficacité de l’inspection.
  • Décembre 2016 – Fin des consultations des intervenants de N1 au sujet des exigences.
  • Mars 2017 – Transmission des exigences du programme et en matière de ressources aux intervenants de N1.
  • Avril 2017 et après – Mise en œuvre des programmes de formation et d’inspection.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

Date cible : avril 2017

Recommandations du CS Ex (importance élevée)

2. Le VCEMD doit améliorer les mécanismes de contrôle de l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail en établissant un processus permettant d’exécuter des « inspections préventives » dont le but est de relever et d’atténuer les risques associés à l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail.

Mesure de la direction

La publication actuelle, intitulée Manuel de sécurité et de gestion des matières dangereuses (A-GG-040-004/AG001) exige des révisions afin de tenir compte des exigences du VCEMD et des directives à l’intention des experts fonctionnels et des utilisateurs. Le VCEMD doit veiller à ce que le présent document d’orientation soit examiné comme il se doit et adopté par les organisations opérationnelles et à ce qu’il soit soumis à la supervision des autorités fonctionnelles applicables.

Une note de service sera aussi transmise à la chaîne de commandement pour l’informer des exigences et veiller à ce que l’on respecte les enquêtes menées sur les risques associés aux matières dangereuses.

BPR : VCEMD

Date cible : décembre 2014

Contrôles internes

Recommandations du CS Ex (importance élevée)

3. Le SMA(Mat) doit améliorer le processus de gestion des HAZMAT comme suit :

  • veiller à ce que les interdictions et les restrictions soient transmises aux organisations d’approvisionnement opérationnelles en vue de l’acquisition locale des HAZMAT;
  • élaborer des lignes directrices et des outils pour l’évaluation et la sélection de produits moins dangereux aux niveaux locaux.

Mesure de la direction

Le SMA(Mat) a préparé un plan d’action exhaustif, l’Examen du programme de gestion des matières dangereuses. Dans le cadre de ce plan, on prendra les mesures suivantes afin de donner suite à la recommandation émanant de la vérification. Voir aussi la mesure de la direction à la recommandation no 1 du CS Ex.

La version préliminaire de la politique et de la directive sur la gestion des HAZMAT seront élaborées. Plus précisément, on établira des procédures de communications interdisant ou restreignant efficacement l’utilisation de HAZMAT au sein des organisations d’approvisionnement opérationnel, notamment en lien avec l’acquisition locale de HAZMAT.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

Date cible : décembre 2014

Systèmes d’information

Recommandations du CS Ex (importance modérée)

4. Le SMA(Mat) doit améliorer les processus de gestion des HAZMAT en fixant des exigences en matière de collecte de données et de préparation de rapports pour les systèmes d’information et il doit veiller à ce que les utilisateurs aient suivi la formation requise pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités des systèmes.

Mesure de la direction

Le SMA(Mat) a préparé un plan d’action exhaustif, l’Examen du programme de gestion des matières dangereuses. Dans le cadre de ce plan, on prendra les mesures suivantes afin de donner suite à la recommandation émanant de la vérification.

Même si l’ARMD est l’outil ministériel utilisé pour l’inventaire et le catalogage des HAZMAT, surtout pour ce qui est des fiches signalétiques et de l’outil de sélection de produit, davantage de travail est nécessaire pour veiller à ce que les HAZMAT soient correctement représentées dans l’intégration de la chaîne d’approvisionnement et qu’elles fassent partie de la Stratégie environnementale pour la Défense intégrée en matière d’acquisition et soutien du matériel (ASM).

Calendrier – Systèmes de gestion de l’information sur les HAZMAT

  • Décembre 2014 – Détermination de l’endroit où les HAZMAT peuvent être intégrées au plan de la campagne de transformation de l’AMA, plus précisément au sein de l’ingénierie des systèmes et de l’intégration de la chaîne d’approvisionnement dans le SIGRD, et de la façon d’y arriver.
  • Mars 2015 – Examen complet de l’ARMD, du SIGRD ou de toute autre solution pour la gestion de l’information sur les HAZMAT.
  • Avril 2015 et après – Intégration des données sur les HAZMAT à la solution du MDN et des FC.

BPR : SMA(Mat)

BC : VCEMD et SMA(IE)

Date cible : avril 2015

Recommandations du CS Ex (importance modérée)

5. Le VCEMD doit améliorer les mécanismes de contrôle de l’utilisation des HAZMAT en milieu de travail en établissement des exigences pour le signalement des incidents afin d’assurer un meilleur suivi des incidents impliquant des HAZMAT et de permettre l’exécution d’analyses des tendances et la détermination des secteurs de risque.

Mesure de la direction

La migration de la version 7.5 du SGRH à la version 8.9 permettra l’identification et le codage des incidents impliquant des HAZMAT pour permettre l’analyse appropriée des données. La migration du module sur la santé et la sécurité est actuellement prévue pour l’été 2013.

BPR : VCEMD

Date cible : septembre 2013

Annexe B – Critères de vérification

Objectif

L’objectif est d’évaluer les mécanismes de gouvernance et de contrôle se rapportant à la gestion du cycle de vie des matières dangereuses.

Critères

  1. Des politiques, des lignes directrices et une structure de gestion appropriées pour la gestion du cycle de vie des HAZMAT au sein du MDN/des FC existent et sont conformes à la réglementation externe.
  2. Des mécanismes de contrôle adéquats sont en place pour baliser la gestion du cycle de vie des HAZMAT afin de protéger la santé humaine, l’environnement et l’équipement et de respecter les exigences juridiques.
  3. Les renseignements sur les HAZMAT sont consignés dans des dossiers et transmis à l’aide de système d’information fiable et ils sont examinés périodiquement pour en confirmer l’exactitude et l’exhaustivité.

Sources des critères

  • DOAD 4003-1 : Gestion des matières dangereuses
  • Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes
  • Institut des vérificateurs internes – Global Technology Audit Guide 1 : Information Technology Risks and Controls

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Note de bas de page 1 CS Ex, Gestion du cycle de vie des matières dangereuses, mars 1996.

Note de bas de page 2 BVG, Défense nationale – Les matières dangereuses : la gestion des risques pour les employés et l’environnement, septembre 1999.

Note de bas de page 3 BVG, Suivi des recommandations formulées dans des rapports antérieurs, décembre 2001.

Note de bas de page 4 DOAD 4003-1 – Gestion des matières dangereuses.

Note de bas de page 5 A-GG-040-004/AG-001 – Programme de sécurité générale – Manuel sur la sécurité relative aux matières dangereuses et la gestion des matières dangereuses.

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