Vérification interne du projet de Système de véhicules de soutien moyen (SVSM)

Mars 2014

7050-11-47 (CS Ex)

Revu par le CS Ex conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Renseignements NON CLASSIFIÉS.

Acronymes et abréviations

AF

Année financière

BPR

Bureau de première responsabilité

CS Ex

Chef – Service d’examen

CSR

Comité supérieur de révision

DAP

Directive d’approbation de projet

DP

Demande de propositions

EBO(I)

Énoncé des besoins opérationnels (Infrastructure)

FAC

Forces armées canadiennes

BIC

Base de données des investissements pour les capacités

CSI-GPI

Comité de surveillance intégrée des grands projets d’immobilisations

DGRGP A&M

Directeur général – Réalisation de grands projets (Armée et Marine)

MDN

Ministère de la Défense nationale

MilCOTS

Militarisé en vente sur le marché

MMN

Modèle militaire normalisé

N1

Niveau 1

SES

Soutien en service

SMA(Mat)

Sous-ministre adjoint (Matériels)

SVSM

Système de véhicules de soutien moyen

VCEMD

Vice-chef d’état-major de la Défense

SMA(Fin SM)

Sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère)

SMA(IE)

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

VLMR

Véhicule logistique moyen à roues

Sommaire des résultats

Évaluation globale

Le bureau du projet de SVSM a cerné les principaux risques du projet, simplifié le concept des variantes et fait preuve d’une planification de la relève proactive. Il faut des améliorations au niveau de la politique liée à la communication des augmentations des coûts indicatifs1 pour tous les projets. Il faut aussi améliorer la gestion des risques et les contrôles portant sur l’étendue du projet, les estimations des coûts du soutien en service et l’infrastructure du bureau de projet.

En 2012, le ministère de la Défense nationale (MDN) a été chargé d’entreprendre une vérification interne du projet de SVSM avant qu’on transmette d’autres demandes d’approbation pour les phases futures concernant l’équipement destiné au projet. Par conséquent, la vérification a été ajoutée au Plan de vérification axée sur les risques du Chef – Service d’examen (CS Ex) pour les années financières (AF) de 2013-2014 à 2015-2016. L’objectif de la vérification était d’évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion, des processus de gouvernance et de la stratégie de gestion des risques en place pour garantir la rentabilité des acquisitions.

Le gouvernement a annoncé le projet en juin 2006 pour remplacer le parc de           véhicules logistiques moyens à roues (VLMR). On a attribué des contrats pour trois des cinq phases – un parc de           véhicules militarisés en vente sur le marché (MilCOTS),         abris à montage sur véhicule et         ensembles pour véhicule pour les abris. Il reste deux phases : la phase IV qui consiste en un parc planifié de 1 500 véhicules logistiques de modèle militaire normalisé (MMN) et la phase V, pour l’infrastructure à l’appui du projet. La vérification mettait l’accent sur les phases IV et V.

Constatations et recommandations

Étendue de la phase IV du projet du véhicule de modèle militaire normalisé. On ne pourra pas combler la totalité du besoin des Forces armées canadiennes (FAC), qui est de           véhicules de MMN, à moins que l’on exerce les options au contrat des véhicules. Afin de contrôler les coûts du projet, on a établi le plafond du contrat de la phase d’acquisition des véhicules de MMN à 725 millions de dollars et à 1 500 véhicules. Toutefois, si l’on dispose de suffisamment de ressources financières, on disposera aussi d’options de contrat allant jusqu'à 650 véhicules de MMN supplémentaires pour tenir compte de l’expansion des FAC qui a eu lieu depuis 2006. La principale raison de l’augmentation des besoins en véhicules de MMN est la croissance de l’Armée canadienne et d’autres nouvelles unités opérationnelles.

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA(Mat)) veille à ce que la documentation de l’approbation du projet de SVSM pour la phase du véhicule de MMN tienne compte de l’ensemble des besoins des FAC, et qu’il exerce les options de contrat appropriées si le financement le permet.

Gouvernance – Renseignements pour la prise de décisions. Par suite d’une demande de prix et de disponibilité faite en 2009 à l’industrie de la défense, le bureau du projet de SVSM a eu besoin de financement supplémentaire pour l’achat des véhicules de MMN de la phase IV. Le Ministère a été avisé d’aller de l’avant avec le projet en octobre 2010, puisque la politique couvrait suffisamment l’augmentation relative aux coûts indicatifs. Malgré le fait de recevoir l’approbation ministérielle et un transfert de fonds du Projet de modernisation des véhicules logistiques en 2009, les rapports mensuels du Comité de surveillance intégrée des grands projets d’immobilisations (CSI-GPI) n’ont pas reflété le changement de la valeur du projet avant 2012, puisque le format du rapport était concentré sur les coûts indicatifs du projet approuvés à l’externe plutôt que les allocations approuvées au sein du Ministère. Bien que le coût conjugué des deux projets de véhicules soit demeuré inchangé, le Ministère s’est vu demander, en juillet 2012, d’annuler la demande de proposition (DP) faite à l’industrie pour le parc des véhicules de MMN en raison de l’augmentation des coûts, ce qui a retardé le projet de 18 mois. Le format de rapport du CSI-GPI est maintenant changé pour tenir compte des autorisations de dépenser, ministérielles aussi bien qu’externes. Le sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère (SMA(Fin SM)) travaille sur un rapport sommaire des propositions de changement au Plan d’investissement approuvées à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor afin d’améliorer la visibilité relative à ces questions. Des changements de politiques sont nécessaires afin de donner des directives pour des projets à phases multiples et d’autres projets à la phase de définition en ce qui concerne le moment où l’on doit demander l’approbation des estimations indicatives des coûts révisées en vue des phases futures du projet. La gestion efficace du programme d’immobilisations exigera aussi des renseignements plus exacts et exhaustifs sur le projet dans la Base de données des investissements pour les capacités (BIC), les estimations du soutien en service (SES) et les rapports sur le rendement du Comité supérieur de révision (CSR).

Il est recommandé que le SMA(Mat) veille à ce que le rapport d’étape mensuel de la BIC, le rapport sur le rendement du CSR et la documentation du CSI-GPI pour le projet de SVSM soient tenus à jour et soient exhaustifs. Le vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) devrait réviser la Directive d’approbation de projet (DAP) afin de préciser le moment où il faut aviser le pouvoir d’approbation des changements au prix indicatif total pour tous les projets, en particulier les projets à phases multiples; le VCEMD devrait prendre des mesures pour garantir que les bureaux de gestion de projet mettent régulièrement à jour les renseignements cruciaux dans la BIC.

Soutien en service en sous-traitance. Les fonds limités dont on dispose pour les coûts du SES en sous-traitance pour tous les parcs de véhicules logistiques à roues                                                                                                                                                                                                             Le parc de VLMR, qui est remplacé par le parc des véhicules de MMN du SVSM, compte pour       p. 100 de l’allocation annuelle consacrée à l’entretien de tous les véhicules logistiques à roues. L’estimation indicative des coûts du SES du parc de véhicules de MMN, qui est de       millions de dollars ou       p. 100 de l’allocation totale, est inabordable. Toutefois, le taux d’utilisation prévu, qui est de           kilomètres par année dépasse les taux habituels, ce qui fait que l’on a surestimé les coûts de SES en sous-traitance du parc de véhicules de MMN.

Il est recommandé que le SMA(Mat) révise les estimations des coûts du SES en sous-traitance du parc de véhicules de MMN, compte tenu du taux d’utilisation annuel habituel des autres parcs de véhicules, et qu’il prenne des mesures pour gérer les contraintes liées aux fonds du maintien en puissance.

Infrastructure – Phase V. Le projet de SVSM a permis de livrer           véhicules MilCOTS à la Réserve avant mars 2011. Toutefois, en raison des retards sur les plans de la définition des besoins et de l’approbation de la phase V, les modifications nécessaires à l’infrastructure n’ont pas eu lieu de façon à coïncider avec la livraison des véhicules. Le report de ces travaux pour en arriver à une seule phase finale liée à l’infrastructure (la phase V), qui doit encore être approuvé, entraînera encore des retards pour les modifications de l’infrastructure. Un engagement hâtif, d’abord de la part du Directeur – Infrastructure de la Force terrestre (DIFT), et ensuite du sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) (SMA(IE)), aurait minimisé les répercussions sur les unités et l’équipement. Au moment de la vérification, le bureau de projet n’avait pas encore terminé ou coordonné un Énoncé de besoins (Infrastructure) (EB(I)) consolidé visant plus de | | | manèges militaires. Malgré l’incertitude relative aux modifications anticipées, l’estimation pour l’infrastructure était considérablement réduite en octobre 2013, passant de       millions de dollars à     millions de dollars.

Pour éviter des retards semblables à l’avenir, en ce qui concerne le soutien aux modifications de l’infrastructure pour les achats de biens en vente libre, il est recommandé que le SMA(IE) fournisse un EB(I) pour les coûts indicatifs de l’infrastructure avant l’approbation du projet d’équipement. Pour ce genre de projets, il est recommandé que le SMA(Fin SM) envisage d’accepter des estimations indicatives de coûts de l’infrastructure afin d’obtenir l’approbation du projet d’équipement en fonction du risque et de l’ampleur des travaux de construction à l’appui de l’équipement. Le Guide d’établissement des coûts du MDN devrait aussi être modifié pour refléter plus clairement ce processus.

Nota : Pour avoir une liste détaillée des recommandations du CS Ex et du suivi donné par la direction, veuillez consulter l’annexe A – Plan d’action de la direction.

Introduction

Justification de la vérification

En raison des préoccupations relatives à l’augmentation des coûts en 2012, le MDN a été chargé d’entreprendre une vérification interne du projet de SVSM avant les autorisations de dépenser pour les deux dernières phases du projet, qui en compte cinq. La vérification a été ajoutée au Plan de vérification axée sur les risques du CS Ex pour les AF de 2013-2014 à 2015-2016, et la vérification s’est tenue de janvier 2013 à décembre 2013.

Contexte

L’objectif du projet de SVSM est de remplacer la capacité de transport moyen offerte actuellement par le parc des VLMR de 2,5 tonnes.2 Ce parc de               3 véhicules a été mis en service en 1982, et l’on avait estimé sa durée de vie utile à 15 ans. Or, la durée de vie utile des VLMR a été prolongée puisque plus de la moitié du parc demeure en service aujourd’hui.

Le projet de SVSM est l’une des premières initiatives d’approvisionnement de la Stratégie de défense Le Canada d’abord annoncée en juin 2006 afin de renforcer les FAC. La stratégie d’approvisionnement,4 approuvée par le Comité consultatif supérieur de projet, comprenait des options de contrat permettant d’acquérir d’autres véhicules du SVSM puisque l’effectif des FAC a augmenté de 4 000 membres de la Force régulière et de 4 000 réservistes.5 Les camions serviront à soutenir et à maintenir en puissance les opérations nationales, les opérations de déploiement et les missions d’entraînement.

Le projet de SVSM compte cinq phases. La phase I a permis de livrer           véhicules militarisés en vente sur le marché (MilCOTS) de 8 tonnes à l’appui des Forces de réserve lors des opérations nationales. La phase II visait l’achat de         abris de base pour des véhicules spécialement équipés. La phase III visait l’acquisition de         ensembles pour véhicule spécialement équipé. La phase IV comportera l’achat d’un maximum de 1 500 véhicules de MMN de 8 tonnes6 tandis que la phase V portera sur la composante de l’infrastructure du projet. L’estimation indicative des coûts pour l’ensemble du projet est de           milliard de dollars.

Le Projet de modernisation des véhicules logistiques remplacera le parc des véhicules de soutien léger à roues de 1,5 tonne et le parc des véhicules logistique lourd à roues de 10 tonnes. Le projet est étroitement lié au projet de SVSM, puisque tous deux se conjugueront pour satisfaire aux besoins des FAC en matière de charge des véhicules logistiques. Le budget total pour le remplacement des véhicules logistiques a été fixé à           milliards de dollars dans le Plan d’investissement de 2009. En octobre 2010, on a avisé le Ministère d’aller de l’avant avec le projet de SVSM puisque la politique couvre suffisamment le projet pour tenir compte de l’augmentation des coûts indicatifs de la phase des véhicules de MMN. Les augmentations du financement du projet de SVSM ont entraîné des réductions du budget du Projet de modernisation des véhicules logistiques. À ce titre, ces projets sont interdépendants en matière d’exigences et de budgets. Bien que le total combiné de ces deux projets de véhicules logistiques soit demeuré le même, des préoccupations relatives à l’augmentation des coûts du projet de SVSM ont provoqué l’annulation de la DP du parc de véhicules de MMN en juillet 2012. Cela a entraîné un retard de 18 mois du projet.

Examen de la DP du Projet des véhicules de MMN. Dans le cadre de la vérification, le CS Ex a examiné la DP révisée pour le parc de véhicules MMN de la phase IV avant sa publication en juillet 2013. Dans une lettre de recommandations, on a indiqué certains points à améliorer, lesquels se résument comme suit :

  • Le contenu du registre des risques du vendeur doit fournir plus de précisions, comme la quantification de l’incidence des risques, les cinq degrés de gravité des risques et la différence entre les risques inhérents et les risques résiduels.
  • La DP devrait comporter une clause permettant l’échange de stock à « usage nul » ou à faible roulement, ce qui a été recommandé par l’entrepreneur. Il faut aussi un coût de réparation maximal de       p. 100 pour les composantes de réparation et d’entretien afin de contrôler les coûts.
  • L’incitatif de rendement plutôt abstrait de         p. 100 portant sur les frais de gestion est trop faible pour influer sur le rendement de l’entrepreneur.
  • Le plan d’évaluation des soumissions devrait offrir une plus grande clarté au niveau de la formule d’indexation des coûts du cycle de vie pour faire en sorte que les taux soient calculés sur 20 ans pour le carburant, les pièces de rechange et la main-d’œuvre.

Compte tenu des préoccupations relatives à la capacité financière qui ont forcé la diffusion d’une DP à l’industrie, les vérificateurs ont aussi inclus un examen des contrôles des coûts de la DP. Un examen du prix de 2009 et des renseignements sur la disponibilité provenant de l’industrie, qui a servi de fondement au plafond du contrat des véhicules de MMN, a permis de déterminer que :

  • la moyenne pondérée des listes de prix et de disponibilité était bien en deçà du plafond de 725 millions de dollars;
  • depuis 2009, on a constaté que le taux d’inflation composé réel des véhicules militaires dans le modèle économique historique du MDN était de         p. 100, ce qui réduit la probabilité d’augmentations de coûts durant cette période;
  • une comparaison du coût estimatif du projet, au taux de change de            US à l’AF 2009-2010, par rapport au taux réel de l’AF 2011-2012, a permis d’obtenir une différence favorable composée de         p. 100. Cette souplesse accrue du projet a permis de faire face aux changements ultérieurs du taux de change;
  • compte tenu du coût actuel du véhicule et des tendances en matière de taux de change étrangers,         des soumissionnaires qui ont répondu à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 7 en janvier 2013, ont affirmé qu’ils pouvaient présenter une soumission sous le seuil des 725 millions de dollars pour 1 500 véhicules de MMN.

Depuis la publication de la dernière DP des véhicules de MMN, datant de juillet 2013, l’équipe de vérification a envisagé le pire scénario en raison de la récente baisse du taux de change du dollar canadien. Si la soumission retenue atteint le maximum de 725 millions de dollars pour l’équipement des véhicules de MMN, et que la réserve pour l’ajustement en fonction du taux de change s’avère insuffisante pour les fluctuations, les fonds pour éventualités du projet devront être ajustés, ou il faudra faire des modifications aux autres produits livrables.8

Le bureau du projet de SVSM a intégré plusieurs pratiques exemplaires dans la DP, lesquelles sont décrites ci-après :

  • Le plafond de 725 millions de dollars de l’évaluation comprenait trois niveaux de quantités supplémentaires de véhicules, ce qui apportait l’assurance que le projet de SVSM pourrait livrer une certaine capacité compte tenu des contraintes du projet en matière de coûts;
  • Pour avoir un meilleur rapport qualité-prix, l’évaluation des soumissions établissant une pondération entre le prix et les critères techniques présentait un ratio raisonnable mettant moins l’accent sur le mérite technique que les autres parcs. En outre, le deuxième score technique en importance peut être pris en considération si le prix de la soumission est de       p. 100 inférieur à celui du soumissionnaire ayant le score total le plus élevé;
  • La DP pour le SES en sous-traitance comprend des périodes de renouvellement facultatives pouvant aller jusqu’à 5 ans et qui sont attribuées en fonction du rendement. Cela encouragera l’entrepreneur du SES à offrir un bon rapport qualité-prix durant la période d’exécution du contrat, ainsi le MDN sera enclin à exercer ses années d’option.

Objectif

La vérification avait pour objectif d’évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion, des processus de gouvernance et de la stratégie de gestion des risques en place pour garantir la rentabilité des acquisitions.

Étendue

L’étendue de la vérification du projet de SVSM ne visait que les phases IV et V, pour lesquelles l’autorisation de dépenser n’a pas encore été accordée. Le Projet de modernisation des véhicules logistiques était aussi inclus dans l’étendue en raison de l’interdépendance des besoins et des sources de financement avec le projet de SVSM.

La vérification de vendeurs potentiels ne s’inscrivait pas dans le mandat de la vérification et, par conséquent, elle n’est pas incluse dans l’étendue. La vérification incluait toutes les activités du projet de SVSM, de 2006 à 2014, qui sont liées aux phases IV et V.

Méthode

Les résultats reposent sur les faits provenant des sources suivantes :

  • les entrevues avec le personnel du MDN, de Construction de Défense Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  • un examen des politiques d’acquisition d’immobilisations et de la documentation du projet;
  • l’analyse des données des systèmes d’information, comme le Système de gestion du parc de véhicules, la BIC, le Système de gestion de l’information sur les ressources de la Défense et le logiciel du commandement militaire (effectif);
  • une visite sur place au 2e Bataillon des services à la Base des Forces canadiennes Petawawa.

Critères

Les critères ayant servi à évaluer les objectifs sont décrits à l’annexe B.

Énoncé de conformité

Les constatations et les conclusions figurant dans le présent rapport reposent sur des données de vérification suffisantes et appropriées recueillies par l’application de procédures conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes. La vérification est donc conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport reposent sur les conditions qui existaient au moment de la vérification et elles ne s’appliquent qu’aux entités examinées.

Constatations et recommandations

Étendue de la phase IV du projet de véhicule modèle militaire normalisé

À moins que les options de contrat du véhicule de MMN soient exercées, on ne répondra pas à la totalité du besoin des FAC, qui s’élève à            véhicules de MMN.

Bonnes pratiques

  • Le Directeur – Développement (Force terrestre) a récemment utilisé une application logicielle plus évoluée, plutôt que des feuilles de calcul Excel, pour définir les besoins en matière de transport.
  • Les risques techniques ont été atténués en diminuant le nombre de variantes d’abri du VLMR, de 130 à 30 variantes du SVSM.

Plafond de la DP. Compte tenu des listes de prix et des disponibilités reçues de l’industrie en 2009, on a mis en place un plafond des coûts évalués à 725 millions de dollars pour la DP du parc de véhicules de MMN en décembre 2011 afin de contrôler les coûts et de respecter le budget ministériel du projet de SVSM. On a aussi établi un plafond à 1 500 véhicules de MMN, avec des échelons inférieurs de 1 400 et 1 300 véhicules, compte tenu des écarts potentiels des prix à l’unité. Toutefois, conformément à la stratégie d’acquisition approuvée par le Comité consultatif supérieur de projet interministériel, la DP et la documentation d’approbation du projet comprenaient aussi des options visant l’acquisition de 650 véhicules de MMN supplémentaires pour répondre au besoin accru en matière de transport découlant de l’expansion des FAC prévue par la Stratégie de défense Le Canada d’abord de 2008. L’intention de la stratégie d’acquisition était d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix en respectant le plafond des coûts du projet et d’atténuer les risques d’un processus de soumission infructueux.

Totalité du besoin. Depuis 2010, on sait que la totalité du besoin des FAC, pour ce qui est de la phase des véhicules de MMN, est un parc de           véhicules.9 L’augmentation des besoins, par rapport à           véhicules est due en partie à la croissance de l’Armée canadienne depuis 2008 pour ce qui est du personnel, du nombre de véhicules blindés et de la puissance de feu .10 La totalité du besoin pour la seule Armée canadienne se situe maintenant à           véhicules de MMN, tandis que les autres véhicules sont nécessaires pour des besoins non liés à l’Armée. L’augmentation du nombre de véhicules peut aussi être attribuée aux nouvelles unités des FAC au sein du Commandement du soutien opérationnel du Canada, du Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada et au nouvel escadron d’hélicoptères de transport moyen à lourd. À ce titre, pour répondre au besoin total de           véhicules de MMN, il faudra exercer les options de contrat pour         véhicules.

Autres besoins du projet. Pour certaines unités, on a créé des projets qui comprennent de nouveaux besoins en matière de véhicules de MMN, avec le financement supplémentaire pour exercer certaines options du contrat des véhicules de MMN. Au moment de la vérification, les responsables du projet de SVSM n’étaient pas encore pleinement au courant des besoins d’autres projets. Un projet comme celui de la                                                                                                                           déterminera ses besoins avant la date d’approbation de la phase IV du projet de SVSM, prévue en                

Prix de la soumission. Lors de la plus récente consultation de l’industrie en 2013,            des soumissionnaires potentiels pour les véhicules de MMN ont convenu qu’ils pouvaient livrer           véhicules en respectant le plafond des coûts. Si le prix de la soumission gagnante pour les véhicules de MMN était en deçà du plafond des coûts, les fonds du projet de SVSM disponibles pourraient servir à compenser les lacunes de capacités actuelles pour répondre à la totalité du besoin, soit           véhicules de MMN. Si d’autres projets n’ont pas suffisamment de fonds pour répondre à leurs besoins en matière de véhicules de MMN, on devrait prendre en considération le restant du budget du projet de SVSM pour répondre à la totalité du besoin.

Résumé. Pour contrôler les coûts, la DP du projet de parc de véhicules de MMN incluait un plafond de coûts établi à 1 500 véhicules. Toutefois, certaines des options pour 650 véhicules devront être exercées pour répondre au besoin en matière de transport découlant de l’expansion des FAC en fonction de la Stratégie de défense Le Canada d’abord de 2008. Le fait de ne pas répondre à la totalité du besoin, s’élevant à           véhicules, aura un effet négatif sur les opérations des FAC, particulièrement sur le soutien au réapprovisionnement de seconde ligne de l’Armée canadienne qui est offert par trois bataillons de services.

Recommendation

1.         Le SMA(Mat) devrait s’assurer que le document d’approbation du projet de SVSM pour la phase concernant le véhicule de MMN reflète la totalité du besoin des FAC et il devrait, si le financement le permet, exercer les options de contrat appropriées.

BPR : SMA(Mat)

Gouvernance – Renseignements pour la prise de décisions

Not all MSVS project information available for senior management and third party review was complete, accurate and documented.

Transparence quant à l’augmentation de la valeur du projet

Compte tenu des listes de prix et des disponibilités reçues de l’industrie en 2009, le bureau du projet de SVSM a conclu                                                                                                                                                                                                                                                         À l’époque, le Comité des finances du Ministère avait approuvé une proposition de changement au Plan d’investissement en vue de modifier le Plan d’investissement de 2009 en raison du transfert de fonds du Projet de modernisation des véhicules logistiques. Malgré l’augmentation de 27 p. 100 de l’estimation indicative des coûts du projet, le Ministère a été avisé d’aller de l’avant avec le projet en octobre 2010, puisque la politique offrait une couverture suffisante. Par suite de l’ajout du transfert de fonds de la proposition de changement au Plan d’investissement de 2012 pour les abris et les ensembles, la valeur du projet est passée à            milliard de dollars.11

Bonnes pratiques

  • Dans le cadre du projet, on utilise des feuilles de travail détaillées pour la planification de la relève en vue d’atténuer la perte de personnel clé.
  • On a envisagé de brèves affectations entre le projet et d’autres projets connexes afin de partager les ressources lors de pics du volume de travail.

Malgré l’approbation ministérielle d’un nouveau budget du projet de SVSM en 2009, la valeur déclarée dans le rapport mensuel du CSI-GPI est demeurée à            milliard de dollars jusqu’au milieu de 2012, ce qui a fait en sorte que d’autres ministères n’étaient pas au courant de la mise à jour de l’estimation des coûts. Le format du rapport était axé sur le coût indicatif approuvé du projet, plutôt que sur l’affectation des fonds ministériels. Or, le rapport aurait dû indiquer que le projet était compromis et qu’on ne pouvait pas répondre au besoin dans les limites budgétaires externes. Au lieu de cela, les responsables du projet ont indiqué que les coûts du projet présentaient un faible risque et ont fait référence à l’approbation ministérielle, sans indiquer l’augmentation de la valeur du projet. Le format du rapport du CSI-GPI a changé récemment, et les projets doivent indiquer les valeurs du projet approuvées, internes aussi bien qu’externes, ce qui devrait atténuer le risque que cela se reproduise avec de futurs projets.

On a compensé cette augmentation des fonds du projet de SVSM par un transfert du Projet de modernisation des véhicules logistiques de         milliard de dollars qui en est encore à l’étape de l’analyse des options. Ces deux projets de véhicules figuraient dans le Plan d’investissement du MDN de 2009, et leur valeur combinée est demeurée inchangée. Avec le recul, les vérificateurs concluent que l’augmentation de         p. 100 de la capacité de transport du parc de véhicules du SVSM, par rapport au parc actuel des VLMR, entraînera un changement des besoins des deux parcs de véhicules qui seront produits par le Projet de modernisation des véhicules logistiques.12

Politique

Entre 2009 et 2012, il n’existait aucun mécanisme officiel pour que le Ministère fasse rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor de toutes les propositions de changement au Plan d’investissement. Le personnel du SMA(Fin SM) a l’intention d’élaborer un rapport sommaire officiel permettant de présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor les changements au Plan d’investissement. Le format précis et la fréquence restent à déterminer.

Bien qu’il faille s’adresser de nouveau au Conseil du Trésor pour recevoir l’approbation du projet dans le cadre du projet révisé pour les valeurs indicatives totales du projet, il n’y a aucune politique qui indique quand cela devrait se produire dans le cadre d’un projet à phases multiples. Avant la mise en œuvre de chacune des phases du projet, le bureau du projet de SVSM a demandé que le budget du projet n’augmente que pour la phase en question et que l’estimation indicative des coûts soit modifiée en conséquence. Cela devait aussi être le cas pour l’augmentation des coûts de la phase IV du parc de véhicules de MMN, une fois que l’évaluation des soumissions aura permis de déterminer une estimation fondée des coûts13 À l’avenir, il serait avantageux d’avoir d’autres directives concernant les estimations des projets à phases multiples comme le projet de SVSM.

Fiabilité de l’information contenue dans la Base de données des investissements ministériels

La Base de données d’investissement pour les capacités (BIC) est le principal outil utilisé par les analystes de projet du VCEMD pour gérer le programme d’acquisition d’immobilisations et nécessite, par conséquent, de l’information à jour sur le projet. Certains renseignements sur le projet de SVSM présentés dans le rapport d’étape mensuel de la BIC étaient erronés, périmés ou incomplets. Ce problème n’est pas rare et a été signalé plus d’une fois lors de vérifications d’acquisitions d’immobilisations du CS Ex. Au moment de la présente vérification, 30 p. 100 des projets se trouvant aux étapes d’analyse des options, de définition ou de mise en œuvre n’avait pas été mis à jour dans la BIC au cours des trois derniers mois.

Rapports sur le rendement du projet du comité supérieur d’examen

Selon la directive d’approbation de projet (DAP) de septembre 2011, il fallait que le Comité supérieur d’examen (CSE) reçoive de l’information sur le rendement concernant les coûts, le calendrier et les variances techniques. Ces renseignements n’avaient pas été communiqués lors des trois réunions du CSE sur le projet de SVSM tenues en septembre 2011.

Résumé. Les politiques en matière d’acquisition d’immobilisations ne fournissent aucune orientation sur l’approbation des modifications apportées aux estimations indicatives totales des projets à phases multiples. Aucune orientation n’est donnée aussi pour les projets à phase unique et on réalise rapidement, à l’étape de la définition, qu’il y aura une augmentation importante des coûts. Puisque les autres ministères n’ont pas été informés officiellement de l’augmentation des coûts du projet de SVSM avant le milieu de 2012, la demande de proposition a dû être annulée, et le projet retardé de 18 mois. Si le bureau du projet avait communiqué les coûts indicatifs totaux dans le rapport du CSI-GPI de 2009, ou si un autre mécanisme officiel de communication avait été en place, on aurait pu résoudre ce problème plus tôt et éviter ce retard. Lorsque le personnel des projets ne met pas ses données à jour dans la BIC, on ne dispose pas de suffisamment d’information pour gérer le programme d’immobilisations.

Recommendations

2.         Le SMA(Mat) devrait s’assurer que le rapport d’étape mensuel de la BIC pour le projet de SVSM, le rapport sur le rendement du CSR et les documents du CSI-GPI sont tenus à jour et complets.

BPR : SMA(Mat)

3.         Le VCEMD devrait réviser la DAP afin de préciser à quel moment le pouvoir d’approbation doit être avisé des changements apportés au prix total indicatif des projets, plus particulièrement dans le cas des projets à phases multiples.

BPR : VCEMD

4.         Le VCEMD devrait prendre des mesures pour s’assurer que les bureaux de gestion du projet mettent toute l’information clé régulièrement à jour dans la BIC.

BPR : VCEMD

Soutien en service en sous-traitance

Les estimations pour le soutien en service en sous-traitance du parc de véhicules de MMN du SVSM excèdent les fonds de maintien en puissance prévus.

Viabilité financière du soutien en service

On ne disposera pas de fonds suffisants pour couvrir l’estimation indicative de       millions de dollars par année pour le SES en sous-traitance du parc de véhicules de MMN. Les fonds disponibles de SES en sous-traitance pour l’entretien de l’ensemble des             véhicules logistiques sur roues ont été limité à         millions de dollars en moyenne pour les AF 2014-2015 à 2016-2017. Le parc de VLMR, qui sera remplacé par le parc de véhicules de MMN du SVSM, ne représente que       p. 100 (        millions de dollars) de cette allocation sur           ans. En revanche, l’estimation de       millions de dollars par année pour le parc de véhicules de MMN représenterait 63 p. 100 de l’allocation. Cela aura des répercussions importantes sur les fonds de soutien disponibles pour les dix autres parcs de véhicules à roues qui sont en concurrence pour les mêmes ressources de soutien.

Taux d’utilisation

Les pièces de rechange requises pour maintenir le taux d’utilisation annuel prévu des véhicules sont le principal facteur du coût élevé de l’estimation du SES en sous-traitance pour le parc de véhicules de MMN. D’autres projets ont réduit l’utilisation de leur parc afin d’être en mesure de respecter les budgets de maintien en puissance des véhicules.14 Même si la capacité de transport du parc de véhicules de MMN                                           de celle du parc de VLMR, le taux d’utilisation annuelle prévu est de             kilomètres par véhicule. Ce taux n’est toutefois pas fondé sur des données historiques. Les taux d’utilisation annuelle historiques des VLMR varient de           à             kilomètres. Ainsi, si l’on se fie plutôt à ces données historiques, une somme de         millions de dollars par année pour un véhicule à plus grande capacité représenterait une estimation plus raisonnable pour le parc de véhicules de MMN. Cette estimation est néanmoins toujours considérablement plus élevée que l’allocation prévue pour le parc de VLMR et pourrait imposer davantage de limites sur l’utilisation du parc de véhicules de MMN.

Résumé. Les fonds limités de maintien en puissance disponibles pour les parcs de véhicules logistiques sur roues ne suffisent pas pour couvrir les coûts estimés de SES en sous-traitance pour le parc de véhicules de MMN. Même si ces coûts seront probablement plus élevés pour un véhicule à plus grande capacité, il est possible de les réduire considérablement en se fondant sur les taux d’utilisation historiques.

Recommendation

5.         Le SMA(Mat) devrait réviser les estimations des coûts de contrat de SES pour le parc de véhicules de MMN en se fondant sur les taux d’utilisation annuels observés par le passé pour d’autres parcs de véhicules, et adopter d’autres mesures pour gérer les contraintes découlant de fonds de soutien limités.

BPR : SMA(Mat)

Infrastructure – Phase V

Les répercussions de l’infrastructure sur le projet de SVSM n’ont pas été bien planifiées ou comptabilisées en temps opportun.

Même si, en mars 2011, le projet de SVSM avait livré           véhicules MilCOTS en remplacement de          véhicules du parc de VLMR de la Réserve de l’Armée canadienne, seul un petit nombre des 32 manèges militaires ont été modifiés pour répondre aux besoins des nouveaux véhicules.15 Avec leur capacité de transport                                      , les nouveaux véhicules nécessitent de plus grandes portes de manège ainsi que du stationnement additionnel. Les lacunes au niveau de l’infrastructure ont été causées par le retard pris au moment de définir les besoins et d’obtenir l’approbation de la phase de l’infrastructure. On aurait pu minimiser les répercussions sur les unités et l’équipement en mobilisant dès le début le Directeur – Infrastructure de la Force terrestre, puis le SMA(IE).

Approbation des dépenses liées à l’infrastructure

L’adjudication du contrat du parc de véhicules MilCOTS a été annoncée en décembre 2008, mais on ne prévoit pas modifier la phase V (infrastructure) du projet de SVSM avant le printemps 2015. Même si les fonds de conception de l’infrastructure font généralement partie de l’étape de définition du projet, les modifications des manèges militaires ne peuvent être effectuées avant d’avoir obtenu l’approbation pour la construction proprement dite. Compte tenu du retard survenu dans la phase de l’infrastructure, au moins deux des manèges militaires ont réalisé les modifications en puisant dans leur propre budget de fonctionnement.

On planifiait initialement, en novembre 2007, un projet en deux phases : d’abord une phase I de livraison du parc de véhicules MilCOTS et des abris, puis une phase II de livraison du parc de véhicules MMN et de l’équipement. Des fonds d’infrastructure devaient être intégrés à chaque phase. L’adoption d’une seule phase d’infrastructure, la phase V, a ainsi fait en sorte qu’aucune modification n’a pu être apportée à l’infrastructure avant la livraison des véhicules. La raison de ce changement était qu’on ne pouvait présenter une estimation fondée aux fins d’approbation avant d’avoir sélectionné les véhicules pour les parcs de véhicules MilCOTS et de véhicules de MMN.

Énoncé des besoins (Infrastructure)

Le bureau du projet n’a pas préparé ou coordonné un EBO(I) consolidé à l’appui des activités d’infrastructure pour chacun des emplacements du projet de SVSM.16 En 2011, seulement 17 manèges militaires ayant reçu des véhicules MilCOTS avaient préparé un EBO(I). Dans 17 autres manèges, des études étaient en cours, et aucun besoin n’avait été reçu des réserves des Maritimes ou de l’est de l’Ontario. Cinq de ces manèges prévoient entreprendre leurs modifications en puisant dans leur propre budget de fonctionnement plutôt que dans les fonds du projet de SVSM. On se préoccupe donc du fait que les coûts d’infrastructure ne seront pas financés par le projet de SVSM s’ils sont financés par d’autres budgets. En ce qui concerne le parc de véhicules de MMN, il sera semblable à ceux de véhicules plus lourds détenus par les unités de la Force régulière et, par conséquent, il devrait nécessiter des travaux d’infrastructure moins importants.17

Estimation du coût des modifications à l’infrastructure. Puisque la définition des besoins est incomplète, les estimations du coût de l’infrastructure pourraient avoir été sous-évaluées. Même si la définition des besoins d’au moins 17 manèges militaires était inconnue, l’estimation de       millions de dollars de la phase V pour l’infrastructure a été réduite à     millions de dollars.18 Il est possible que l’estimation originale de       millions de dollars était surévaluée, mais la dernière estimation du coût de l’infrastructure pourrait être sous-évaluée puisqu’aucune estimation des coûts des modifications n’est disponible pour de nombreux manèges.

Résumé. Les modifications à l’infrastructure liée au parc de SVSM ont été retardées jusqu’à la phase finale du projet. Le parc de véhicules MilCOTS livré en 2011 pourrait engendrer des coûts d’entretien supplémentaires en raison des lacunes au niveau de l’infrastructure. Selon le processus actuel d’approbation des dépenses, l’estimation fondée des coûts d’équipement comprend habituellement une estimation indicative des coûts de l’infrastructure puisque l’étape de la conception retarde généralement d’un an la sélection d’un système d’armes. Dans certains cas, les rapports de validation des coûts de projet du SMA(Fin SM) recommandent l’approbation de l’autorisation de dépenser tant pour les estimations fondées que pour certaines estimations indicatives négligeables; cette norme n’apparaît toutefois pas dans le Guide d’établissement des coûts du MDN. À moins d’être fondées sur le soumissionnaire offrant le véhicule le plus large pour établir les besoins d’infrastructure, les répercussions au niveau de la conception de l’infrastructure ne pouvaient être connues en entier avant l’attribution du contrat de véhicules MilCOTS.

Recommendations

6.         Pour l’acquisition de produits disponibles dans le commerce tels que des véhicules, le SMA(IE) devrait fournir un EBO(I) comprenant le coût indicatif pour l’infrastructure avant que le projet d’équipement ne soit approuvé.

BPR : SMA(IE)

7.         Pour l’acquisition de produits disponibles dans le commerce tels que des véhicules, le SMA(Fin SM) devrait envisager d’accepter des estimations indicatives de l’infrastructure pour les phases de mise en œuvre du projet d’équipement en fonction du risque et de l’ampleur du projet de construction à l’appui de l’équipement. Il faudrait modifier le Guide d’établissement des coûts du MDN pour qu’il reflète plus clairement ce processus.

BPR : SMA(Fin SM)

Gestion des risques

Le projet de SVSM n’a pas respecté toutes les pratiques de gestion des risques du MDN.

Bonnes pratiques

  • Les rôles et les responsabilités liés à la gestion des risques étaient bien définis dans le plan de gestion des risques.
  • Les risques présentés dans le profil du projet et l’évaluation des risques correspondent au registre des risques.

Plan de gestion des risques. Le plan de gestion des risques du SVSM ne tenait pas compte de certaines des pratiques du MDN décrites dans la politique et les directives de gestion intégrée des risques et dans la DAP. Le plan ne comprenait qu’un résumé du processus de gestion des risques, des tableaux détaillés des répercussions et des probabilités à des fins d’évaluations qualitatives, un tableau 5 x 5 des risques, un diagramme de réaction aux risques et une liste de stratégies de réaction aux risques. Normalement, les plans de gestion des risques devraient aussi comprendre des plans de quantification des risques ainsi que des catégories de risques. L’intégration de ces renseignements permettrait de renforcer l’évaluation et l’atténuation des risques pour le projet de SVSM.

Évaluations des risques. La DAP exige que les projets évaluent la gravité du risque au moyen d’une évaluation des risques qualitative ainsi que d’une évaluation des risques quantitative. Le projet de SVSM a réalisé une évaluation des risques qualitative et a attribué des points selon les répercussions et la probabilité. Il a cependant omis d’effectuer une évaluation des risques quantitative permettant de calculer et d’allouer les fonds d’urgence nécessaires pour atténuer chaque risque.19

Atténuation des risques. L’information sur les risques présentée au CSR du projet de SVSM pourrait être améliorée. Le projet n’a présenté aucune stratégie d’atténuation démontrant comment il compte gérer les risques, et il n’a pas fait clairement la distinction entre les risques inhérents et résiduels.

Manque de cohérence des rapports sur la gravité des risques. On a constaté un manque de cohérence dans les évaluations sur la gravité des risques présentés dans divers documents du projet. Par exemple, de nombreux risques cités dans le registre des risques du projet étaient évalués de niveau élevé ou très élevé, alors que la majorité de ces mêmes risques étaient évalués comme étant de niveau moyen ou faible dans le profil du projet et l’évaluation des risques. Aussi, dans l’évaluation de la complexité et des risques du projet, on a établi qu’il s’agissait d’un projet évolutif de niveau trois, soit un projet relativement complexe. Par contre, les évaluations établissant la gravité des risques à un niveau faible à moyen qui ont été versées dans la BIC correspondraient davantage à un projet moins complexe. La présentation d’un même niveau de gravité des risques dans l’ensemble des documents du projet permet de donner une plus grande assurance à la haute direction que les risques seront gérés de manière efficace.

Résumé. Le plan de gestion des risques du SVSM ne tient pas compte de certaines pratiques normalisées du MDN. Par conséquent, les coûts globaux de l’atténuation des risques n’ont pas été déterminés, et des fonds d’urgence n’ont pas été alloués au projet comme il se devrait.

Recommendation

8.         Le SMA(Mat) devrait réviser le plan de gestion des risques du projet de SVSM afin de se conformer aux pratiques de gestion des risques du MDN et de s’assurer que le plan est respecté.

BPR : SMA(Mat)

Conclusion générale

Le bureau du projet de SVSM a déterminé les principaux risques associés au projet, simplifié les variantes conceptuelles et fait preuve d’une planification proactive de la relève. Des améliorations doivent par contre être apportées à la politique sur la gouvernance au niveau de la communication des augmentations d’estimation indicative du projet, de la gestion et du contrôle des risques par le bureau du projet de SVSM lorsque la taille du parc du SVSM est touchée, des modifications à l’infrastructure et des coûts de SES en sous-traitance. Depuis l’annonce du projet en juin 2006, en raison de la croissance des FAC, le besoin en véhicules de MMN du SVSM a augmenté. Afin de s’assurer que les FAC pourront combler entièrement ce besoin, ce dernier devrait se refléter dans le document d’approbation de l’autorisation de dépenser à venir. De plus, il faudrait mieux contrôler et coordonner la définition des besoins liés aux modifications de l’infrastructure pour le parc du SVSM.

Pour tenir compte d’une augmentation des coûts du projet de SVSM qui ferait                                     la capacité de transport                , des fonds ont été transférés en 2009 d’un autre projet de véhicules logistiques interdépendant qui avait aussi été approuvé dans le plan d’investissement du MDN. Même si l’on a conseillé au Ministère d’aller de l’avant avec le projet en octobre 2010 puisque la politique permettait l’augmentation de l’estimation indicative, le projet a connu des retards considérables en raison de l’incertitude quant au moment où il fallait communiquer l’augmentation de l’estimation indicative d’une phase ultérieure du projet de SVSM. Des initiatives visant à communiquer les dernières données sur les coûts découlant de changements apportés au plan d’investissement sont en cours d’élaboration. En ce qui concerne les services de soutien pour la durée de vie du matériel, des prévisions plus réalistes de l’utilisation du parc de véhicules de MMN permettra probablement de réduire les estimations des coûts de soutien en service en sous-traitance. Il faudra aussi mettre à jour les pratiques de gestion des risques pour qu’elles tiennent compte des pratiques du MDN dans ce domaine, et permettre ainsi au projet de réussir à obtenir en           une approbation de projet pour les phases de véhicules de MMN et de mise en œuvre de l’infrastructure.

Annexe A – Plan d’action de la direction

Le CS Ex utilise les critères d’importance suivants pour ses recommandations :

 

Élevée – Les contrôles sont inexistants ou insuffisants. Des problèmes importants ont été relevés et pourraient nuire à la réalisation des objectifs du programme/objectifs opérationnels.

Modérée – Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés. Des problèmes importants ont été relevés et pourraient nuire à l’efficience et à l’efficacité des opérations.

Faible – Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

Étendue de la phase IV du projet de véhicule de modèle militaire normalisé

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

1.         Le SMA(Mat) devrait s’assurer que le document d’approbation du projet de SVSM pour la phase concernant le véhicule de MMN reflète la totalité du besoin des FAC et il devrait, si le financement le permet, exercer les options de contrat appropriées.

Mesures de la direction

Le SMA(Mat) s’assurera que les documents d’approbation (mise en œuvre) du projet de SVSM reflètent le champ d’application de la politique gouvernementale.

BPR : SMA(Mat)/DGRGP A & M

Date cible : Décembre 2014

Note du vérificateur. La politique gouvernementale permet d’exercer les options concernant les véhicules, comme cela a été le cas à la phase I du projet de SVSM lorsqu’on a fait l’acquisition de         véhicules MilCOTS additionnels.


Gouvernance – Renseignements pour la prise de décisions

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

2.         Le SMA(Mat) devrait s’assurer que le rapport d’étape mensuel de la BIC pour le projet de SVSM, le rapport sur le rendement du CSR et les documents du CSI-GPI sont tenus à jour et complets.

Mesures de la direction

Le rapport d’étape mensuel de la BIC pour le projet de SVSM, le rapport sur le rendement du CSR et les documents du CSI-GPI seront tenus à jour. L’équipe du projet de SVSM a désigné un BPR qui sera chargé de mettre à jour ces documents régulièrement, selon les besoins.

BPR : SMA(Mat)/DGRGP A & M

Date cible : Septembre 2014

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

3.         Le VCEMD devrait réviser la DAP afin de préciser à quel moment le pouvoir d’approbation doit être avisé des changements apportés au prix total indicatif des projets, plus particulièrement dans le cas des projets à phases multiples.

Mesures de la direction

Le VCEMD s’assurera qu’une directive à cet effet est intégrée à la nouvelle version de la DAP.

BPR : VCEMD

Date cible : Juillet 2014

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

4.         Le VCEMD devrait prendre des mesures pour s’assurer que les bureaux de gestion du projet mettent toute l’information clé régulièrement à jour dans la BIC.

Mesures de la direction

La lettre d’appel semestrielle du VCEMD concernant la mise à jour des présentations prévues contiendra des directives précises visant à s’assurer que les niveaux un (N1) vérifient que leurs données de projet versées dans la BIC sont à jour.

Les « Jaunes » préparés par les analystes du VCEMD avant la présentation d’un projet au Comité des capacités de la Défense ou au Conseil de gestion du programme continueront de mentionner l’état de la mise à jour des données du CSR et de la BIC.

Les analystes du VCEMD qui participent aux réunions du CSR s’assureront de profiter de l’occasion pour se renseigner auprès de l’équipe du projet de l’état de la BIC. On encouragera le responsable de N1 à inscrire cet échange dans le compte rendu de décisions du CSR.

La lettre d’orientation du VCEMD sur la BIC sera mise à jour et retransmise afin d’inclure une orientation précise sur la vérification des données de la BIC. Le processus de modification de la DAP en cours se référera à cette orientation.

La présentation annuelle au Conseil de gestion du programme par le Chef de programme comprendra un rapport de la BIC sur la situation visant à évaluer le rendement du Ministère à l’échelle des N1.

BPR : VCEMD

Date cible : Mars 2015


Soutien en service en sous-traitance

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

5.         Le SMA(Mat) devrait réviser les estimations des coûts de contrat de SES pour le parc de véhicules de MMN en se fondant sur les taux d’utilisation annuels observés par le passé pour d’autres parcs de véhicules, et adopter d’autres mesures pour gérer les contraintes découlant de fonds de soutien limités.

Mesures de la direction

On procède actuellement à l’examen et à la mise à jour des estimations des coûts de SES du SVSM en consultation avec des intervenants internes et des fournisseurs de services tels que le Directeur général – Gestion du programme d’équipement terrestre, le Directeur général – Systèmes de gestion du matériel et de la chaîne d'approvisionnement, le Directeur – Besoins en ressources terrestres et le Directeur – Recherche opérationnelle (Groupe des matériels). Les estimations des coûts de SES seront affinées pour la phase de mise en œuvre du MMN dès que le soumissionnaire sera retenu et les coûts seront connus. Le SMA(Fin SM) participe au processus de validation des coûts.

BPR : SMA(Mat)/DGRGP A & M

Date cible : Septembre 2014


Infrastructure – Phase V

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

6.         Pour l’acquisition de produits disponibles dans le commerce tels que des véhicules, le SMA(IE) devrait fournir un EBO(I) comprenant le coût indicatif pour l’infrastructure avant que le projet d’équipement ne soit approuvé.

Mesures de la direction

Les procédures suivantes ont été mises en œuvre. Au départ, le projet d’équipement peut allouer 10 p. 100 du budget du projet à l’infrastructure à titre d’estimation indicative préliminaire afin de garantir que suffisamment de fonds sont réservés à cette fin. Les EBO(I) et les estimations indicatives seront produits à la suite d’activités initiales de développement, par exemple après avoir déterminé le nombre de véhicules par emplacement et évalué l’espace existant pour pouvoir déterminer les options d’infrastructure. On peut se fonder sur l’EBO(I) pour déterminer le coût indicatif pour l’approbation du projet. L’estimation des coûts de construction sera confirmée ou ajustée à l’étape de la conception.Le SMA(IE) examine actuellement, en étroite collaboration avec le SMA(Mat), les nouveaux projets d’équipement se trouvant aux étapes d’identification et d’analyse des options afin de déterminer, aussitôt que possible, les besoins potentiels des projets de construction à l’appui de l’acquisition de biens d’équipement. Le DRPC/SMA(IE) procède actuellement à l’examen de l’ébauche du mandat des gestionnaires des projets d’infrastructure – projets de construction à l’appui de l’acquisition de biens d’équipement, qui sera affiché sur le Carrefour de connaissances du SMA(Mat). On espère ainsi aider les gestionnaires de projet d’équipement à mieux comprendre les besoins en matière d’infrastructure.

BPR : SMA(IE)/DRPC

Date cible : Mai 2014

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

7.         Pour l’acquisition de produits disponibles dans le commerce tels que des véhicules, le SMA(Fin SM) devrait envisager d’accepter des estimations indicatives de l’infrastructure pour les phases de mise en œuvre du projet d’équipement en fonction du risque et de l’ampleur du projet de construction à l’appui de l’équipement. Il faudrait modifier le Guide d’établissement des coûts du MDN pour qu’il reflète plus clairement ce processus.

Mesures de la direction

Après avoir examiné la recommandation 7, on tient compte des commentaires du CS Ex; il faut toutefois noter que la mesure proposée est déjà en usage au sein du Groupe du SMA(Fin SM), dont le personnel examine la qualité de chaque élément de l’estimation des coûts d’un projet et prépare nos recommandations en se fondant sur la qualité de l’estimation dans son ensemble. De plus, le Guide d’établissement des coûts fait déjà la différence entre l’intégrité des données et les risques de chaque élément et du projet global. Cela dit, cette section de la prochaine version du Guide d’établissement des coûts sera modifiée afin de refléter plus clairement cette norme.

BPR : SMA(Fin SM)

Date cible : Février 2015


Gestion des risques

Recommandation du CS Ex (Importance modérée)

8.         Le SMA(Mat) devrait réviser le plan de gestion des risques du projet de SVSM afin de se conformer aux pratiques de gestion des risques du MDN et de s’assurer que le plan est respecté.

Mesures de la direction

Le plan de gestion des risques du projet de SVSM est en cours de révision et respectera la directive ministérielle sur la gestion du risque.

BPR : SMA(Mat)/DGRGP A & M

Date cible : Juillet 2014

Annexe B – Critères de vérification

Critères d’évaluation

Les critères de la vérification ont été évalués en fonction des niveaux suivants :

Niveau d’évaluation et description

 

Niveau 1 : Satisfaisant

Niveau 2 : Nécessite des améliorations mineures

Niveau 3 : Nécessite des améliorations modérées

Niveau 4 : Nécessite d’importantes améliorations

Niveau 5 : Insatisfaisant

Gouvernance

  1. Critère. Un processus de surveillance adéquat est en place qui se fonde sur une information de haute qualité, à jour et exacte pour prendre des décisions; les rôles et les responsabilités sont définis, et les compétences, le personnel et les ressources appropriés sont disponibles pour assurer la gouvernance du projet. (Gouvernance et  orientations stratégiques 6, Gestion des risques 8, Résultats et rendement 2, Personnes 2, 4, Valeurs de la fonction publique 5, Responsabilisation 1, Gérance 10, 20)

Niveau d’évaluation 4 – Le projet a continué de communiquer dans ses rapports l’estimation du projet devenue périmée après l’approbation ministérielle accordée au CSI-GPI, sans qu’aucun autre mécanisme officiel ne soit en place pour informer le Secrétariat du Conseil du Trésor de l’augmentation approuvée. On a constaté que l’information du rapport d’étape mensuel de la BIC qui est nécessaire pour gérer le programme d’immobilisations est souvent erronée, périmée ou manquante. Certains renseignements clés sur le rendement n’étaient pas communiqués au CSR.


Contrôles internes

  1. Critère. Le calendrier du projet est réalisable et géré de façon à éviter qu’il ait des répercussions sur les exigences opérationnelles. (Gestion des risques 7, Gérance 1, 15, 16, 22)

Niveau d’évaluation 3 – La première livraison de la phase de MMN accuse un retard en raison d’une combinaison de causes externes et internes. La gestion du calendrier interne doit être améliorée afin de pouvoir respecter les prochains jalons et éviter d’autres retards, puisque les ressources du projet n’étaient pas assignées aux tâches inscrites dans le calendrier principal du projet. (lettre de recommandations)

  1. Critère. Les exigences opérationnelles sont conformes à la politique de défense. Elles sont clairement définies, complètes, classées par ordre de priorité, cohérentes et on peut les retracer tout au long des activités du projet, depuis l’élaboration de l’énoncé des besoins jusqu’aux plans d’essai, d’évaluation et de formation. (Gouvernance et orientations stratégiques 4, Gestion des risques 7, Gérance 22)

Niveau d’évaluation 4 – On ne pourra respecter le besoin de           véhicules de MMN en entier à moins d’exercer les options de contrat.

  1. Critère. La responsabilisation en matière de gestion financière et de biens matériels est conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la politique du MDN et aux règlements du Conseil du Trésor, tout en assurant le meilleur coût total de la propriété à l’aide d’estimations fiables et pertinentes. (Gérance 1, 3)

Niveau d’évaluation 3 – On ne dispose pas de suffisamment de fonds pour couvrir le coût estimé du SES pour le parc de véhicules MMN du projet SVSM en raison d’un taux d’utilisation annuelle prévue exagéré qui ne correspond pas aux taux historiques. Les modifications à l’infrastructure demeurent incertaines; cependant, l’estimation pour l’infrastructure de la phase V était considérablement réduite et pourrait avoir été sous-évaluée.

  1. Critère. Les modalités contractuelles assurent l’optimisation des ressources. (Gérance 14)

Niveau d’évaluation 3 – La demande de proposition (DP) pour le contrat de SES comprend des périodes d’option par étape accordées selon le rendement; cette façon de procéder devrait encourager l’entrepreneur à assurer une bonne valeur s’il veut obtenir des années d’option. Le MDN devrait chercher à accroître la visibilité de l’information sur les risques concernant le fournisseur. La DP ne comprenait aucune disposition visant à éviter l’approvisionnement de stocks excédentaires et à contrôler le coût des pièces réparables. L’incitation au rendement proposée dans le contrat de SES était trop faible pour influencer tout entrepreneur éventuel. Le plafond des coûts utilisé est considéré comme une bonne façon de contrôler les coûts.


Gestion des risques

  1. Critère. Les risques sont cernés, évalués, classés, atténués, quantifiés en ce qui concerne leur incidence sur les coûts et communiqués conformément à la politique et aux pratiques exemplaires pertinentes. (Gestion des risques 1, 2, 4, 5, 7)

Niveau d’évaluation 2 – Les bonnes pratiques de gestion des risques pour cerner les risques, les évaluer, les classer et prendre les mesures nécessaires pour les atténuer n’étaient pas toutes en place.


Sources des critères

  1. Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes, mars 2011 (voir la référence après chaque critère ci-dessus).
  2. Directive sur l’approbation des projets du MDN de 2011 2012, VCEMD.
  3. Project Management Body of Knowledge – Quatrième édition, 2008.

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Note de bas de page 1 Les estimations indicatives des coûts sont définies dans le Guide d’établissement des coûts du MDN comme étant de l’ordre de + 25 p. 100.

Note de bas de page 2 Ces véhicules de MMN peuvent transporter une charge de     tonnes sur la route, mais ils sont limités à        tonnes sur les terrains accidentés.

Note de bas de page 3 Le Système de gestion du parc de véhicules comprend le nombre de VLMR encore en service et le nombre de VLMR remplacés par le parc des véhicules militaires en vente libre du SVSM.

Note de bas de page 4 L’approbation de la stratégie d’acquisition a été accordée le 13 juin 2008. Les membres du Comité consultatif supérieur de projet provenaient de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, d’Industrie Canada, de Diversification de l’économie de l’Ouest, de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique et de Développement économique Canada pour les régions du Québec, et il est présidé par le SMA(Mat).

Note de bas de page 5 Le Budget 2006 a fourni suffisamment de fonds pour que la Force régulière puisse passer d’un effectif de 64 000 membres au nombre actuel de 68 000 militaires et que la Réserve passe de 26 000 à 30 000 militaires – La Stratégie de défense Le Canada d’abord, juin 2008, section V – Rebâtir les Forces canadiennes – Personnel.

Note de bas de page 6 La DP MMN exige au minimum un véhicule de 8 tonnes, et des critères cotés allant jusqu’à 10 tonnes. La DP comprend aussi des options pour 650 véhicules de MMN.

Note de bas de page 7 Réunions de consultation de l’industrie tenues en janvier 2013. Sur                                         n’ont pas répondu.

Note de bas de page 8 Les autres produits livrables du contrat comprennent les pièces de rechange, le soutien provisoire et les propositions de changements techniques.

Note de bas de page 9 La totalité du besoin, qui est de            véhicules de MMN, a aussi été énoncée par l’Armée canadienne devant le Comité de gestion de programme en août 2012.

Note de bas de page 10 Durant la mise en œuvre de la phase des véhicules de MMN, l’Armée canadienne doit disposer de         autres véhicules de patrouille blindée tactique qui exigent davantage de transport de carburant, de munitions et de pièces de rechange. La modernisation des moteurs et du blindage des         véhicules blindés légers III entraînera aussi une augmentation du ravitaillement en carburant.

Note de bas de page 11 À ce stade du projet de SVSM, ces estimations étaient indicatives.

Note de bas de page 12 En janvier 2010, on a conclu que le parc de véhicules de MMN aurait une capacité maximale de 8 tonnes ainsi qu’un système de chargement palettisé pour les conteneurs maritimes. Comparativement au parc de VLMR, la capacité volumique du SVSM augmentera de         p. 100 et la capacité de charge de         p. 100.

Note de bas de page 13 L’estimation des coûts fondés est définie dans le Guide d’établissement des coûts du MDN comme une estimation présentant un écart de + 15 p. 100.

Note de bas de page 14 Le projet de véhicules de combat rapproché a dû réduire son utilisation annuelle par véhicule de            km à             km afin de demeurer viable financièrement.

Note de bas de page 15 Des 17 manèges militaires ayant un EBO(I), seuls 2 manèges militaires d’un échantillon de 13 avaient procédé à des modifications et utilisé leur propre budget de fonctionnement comme source de financement.

Note de bas de page 16 Le Manuel de procédures en matière de qualité du Directeur – Réalisation de projets de construction, publié par le SMA(IE), indique que l’EBO(I) est un document de projet obligatoire puisqu’il indique les caractéristiques des besoins opérationnels.

Note de bas de page 17 Selon l’étude sur l’infrastructure du projet de SVSM, on estime que les modifications à l’infrastructure requises pour le parc de véhicules de MMN ne devraient coûter que                 dollars.

Note de bas de page 18 L’estimation de       millions de dollars de la phase V présentée lors de la réunion du CSR sur le SVSM de 2012 a été réduite à     millions lors de la réunion du CSR de 2013.

Note de bas de page 19 Par exemple, le chapitre 10 du Project Management Body Of Knowledge recommande de calculer la valeur monétaire attendue – soit le produit des répercussions financières et de la probabilité.

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