Audit du Projet de réfection des jetées A et B

Octobre 2014

7050-11-7-5 (CR Ex)

Revu par le CS Ex conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Renseignements NON CLASSIFIÉS.

Acronymes et abréviations

AF

Année financière

BPR

Bureau de première responsabilité

CDC

Construction de Défense Canada

Cmdt

Commandant

CS Ex

Chef – Service d’examen

DAP

Directive sur l’approbation de projet

FAC

Forces armées canadiennes

DRPC

Directeur – Réalisation de projets de construction

EBO

Énoncé des besoins opérationnels (Infrastructure)

SMA(IE)

Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

M$

Million de dollars

MAF

Manuel d’administration financière

MDN

Ministère de la Défense nationale

MRC

Marine royale canadienne

NCSC

Navire de combat de surface canadien

NSI

Navire de soutien interarmées

VCEMD

Vice-chef d’état-major de la défense

SMA(Fin SM)

Sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère)

Sommaire des résultats

Évaluation globale

  • Afin d’assurer les résultats prévus, les exigences opérationnelles du projet doivent être mises à jour et harmonisées aux projets interdépendants.
  • La documentation et la gestion des risques de projet peuvent aider à atténuer les augmentations supplémentaires de coûts et les retards au calendrier du projet.

En 2011, le Chef – Service d’examen (CS Ex) a effectué une analyse des projets d’immobilisations (Infrastructure). Selon certains attributs comme l’importance, la durée, le lieu et la priorité ministérielle du projet, le Projet de réfection des jetées A et B a été évalué comme l’un des projets principaux qui pourraient être avantagés par l’étendue de l’audit. Il a donc été ajouté au Plan de vérification axé sur les risques du CS Ex des années financières (AF) 2013-2014 à 2015-2016. L’objectif de cet audit était d’évaluer si des processus de gouvernance, des contrôles et des pratiques de gestion des risques appropriés étaient en place afin d’assurer l’optimisation des ressources du Projet de réfection des jetées A et B.

Le Projet de réfection des jetées A et B vise à démolir les jetées A et B actuelles qui sont situées à la Base des Forces canadiennes Esquimalt. Construites en bois il y a environ 70 ans, les jetées doivent être remplacées par des jetées à piliers d’acier et de béton modernes pour accueillir les navires actuels et prévus de la Marine royale canadienne (MRC). Les jetées en place ont déjà dépassé leur durée de vie utile, ce qui a mené à leur détérioration graduelle et à leurs limitations fonctionnelles en matière d’opérations navales. Le projet suit une approche progressive dans le cadre de laquelle les jetées sont actuellement à l’étape de la conception, puis la construction de ces dernières devrait être terminée en 2021. En novembre 2013, l’équipe responsable du projet a indiqué à la haute direction que le coût prévu pour mener à bien le projet sera plus élevé que l’estimation indicative de           millions                               présentée précédemment. L’équipe responsable du projet s’apprête à établir une évaluation fondée afin d’aller de l’avant avec la construction des jetées.

Constatations et recommandations

Énoncé des besoins opérationnels (Infrastructure) et longueur prévue de la jetée A. L’Énoncé des besoins (Infrastructure) (EBO(I)) est le document de projet qui doit contenir clairement les exigences opérationnelles du projet. Dans le cadre de la phase de conception de projet, les hypothèses, les compromis et les contraintes sont examinés et précisés, ce qui entraîne l’évolution des exigences opérationnelles. Ainsi, il faut veiller à ce que l’EBO(I) soit clair et qu’il reflète les plus récentes exigences opérationnelles. L’EBO(I) et d’autres documents de décision clés du Projet de réfection des jetées A et B contiennent actuellement des ambiguïtés, ce qui rend difficile de savoir si l’équipe responsable du projet doit revoir les jetées A et B pour voir si elles peuvent accueillir les nouveaux navires de combat de surface canadiens (NCSC) de la MRC ou si l’équipe responsable du projet doit seulement tenir compte des NCSC au moment de concevoir les jetées. La conception actuelle de la jetée A permettra d’accueillir des navires de la taille des frégates de la classe Halifax et des destroyers de la classe Iroquois actuels. Cependant, la jetée A n’est pas conçue pour accueillir les quatre NCSC prévus selon la longueur prévue énoncée dans l’EBO(I). Ainsi, il pourrait être nécessaire d’allonger jetée A si la longueur des NCSC dépasse la longueur des navires actuels, afin d’offrir un espace de mouillage opérationnel suffisant aux NCSC. L’ambiguïté qui existe dans l’EBO(I) devrait être résolue afin d’assurer que l’EBO(I) et tous les autres documents liés au projet à venir reflètent les plus récentes exigences opérationnelles, et que les exigences des jetées A et B sont harmonisées avec la documentation pour d’autres projets pertinents importants de navires comme les NCSC.

Recommandation 1. Le commandant (cmdt) de la MRC devrait modifier l’EBO(I) du Projet de réfection des jetées A et B afin de tenir compte des plus récentes exigences opérationnelles du projet et des caractéristiques des navires, en plus d’élaborer un plan afin de permettre le mouillage des NCSC à l’arsenal d’Esquimalt lorsque ces navires commenceront à être livrés en 2026.

Manuel de la qualité du Directeur – Réalisation de projets de construction (DRPC). Des éléments du Manuel de la qualité du DRPC sont dépassés et ne sont pas conformes avec la directive d’approbation de projet (DAP) du Vice-chef d’état-major de la défense (VCEMD). Le Manuel de la qualité du DRPC fournit des procédures détaillées et des conseils pour gérer les projets d’infrastructure. Toutefois, il ne fait pas état de certaines exigences de projet importantes en ce qui concerne la gestion des risques, tel qu’il est indiqué dans la DAP. Comme c’est le cas pour d’autres projets d’infrastructure au ministère de la Défense nationale (MDN), l’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B s’appuie sur le Manuel de la qualité du DRPC. Le projet n’est donc pas entièrement conforme à l’orientation ministérielle présentée dans la DAP.

Recommandation 2. Le Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) (SMA(IE)) devrait mettre à jour le Manuel de la qualité du DRPC et mettre en place un  processus pour faire en sorte qu’il est continuellement conforme à la DAP.

Gestion des risques. L’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B n’a pas encore élaboré un plan de gestion des risques ou un registre des risques officiels. Un consultant en matière de risque a été embauché afin de produire un plan de gestion des risques et un registre des risques officiels d’ici la fin de l’AF 2014-2015. Bien que ce plan et ce registre ne soient pas encore élaborés, l’équipe responsable du projet a mis en place un comité d’examen de projet qui doit s’occuper des enjeux du projet.

Recommandation 3. Le SMA(IE) devrait continuer d’élaborer un plan de gestion des risques et un registre des risques officiels, puis s’assurer que le registre est conforme à la DAP et qu’il est tenu à jour tout au long de la vie du projet dans le but de gérer efficacement les risques continus liés au projet.

Allocation et imprévus. L’établissement de fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure fait partie du processus de gestion des risques qui quantifie les risques et permet l’allocation des fonds supplémentaires aux équipes responsables des projets qui font face à ces risques. Toutefois, l’orientation et la politique du MDN ne sont pas claires et uniformes quant au calcul et à l’utilisation des fonds pour l’allocation et les imprévues des projets d’infrastructure. Ainsi, les fonds pour l’allocation et les imprévus peuvent être calculés de façon incohérente et être mal utilisés par les projets d’infrastructure, dont le Projet de réfection des jetées A et B. 

Recommandation 4. Le Sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère) (SMA(Fin SM)) devrait clarifier la méthodologie utilisée pour calculer les fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure et faire connaître cette méthodologie au SMA(IE).

Recommandation 5. Le SMA(IE) devrait s’assurer que le personnel a une connaissance commune de la méthodologie utilisée pour calculer les fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure ainsi que du moment propice pour les utiliser.

Attestation des paiements. À la suite de la recommandation du Vérificateur général du Canada, un examen cyclique des contrôles des sections 34 et 33 de Construction de Défense Canada (CDC) a été mené dans le cadre de l’audit. Cet audit a aussi permis d’examiner les contrôles du MDN à l’égard de ses processus de gestion financière. Il a été conclu que des éléments probants supplémentaires pour appuyer l’exhaustivité du processus découlant de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) permettraient d’améliorer le niveau d’assurance que le MDN et CDC suivent le processus d’attestation. Un chapitre à jour du Manuel d’administration financière (MAF) demande maintenant qu’une liste de vérification appuyant l’audit liée à l’article 34 soit versée au dossier. Toutefois, le SMA(Fin SM) élabore actuellement une note de service afin de clarifier l’utilisation de la liste de vérification. Ainsi, le SMA(IE) n’a pas encore diffusé la nouvelle version du MAF au personnel concerné par l’attestation de l’article 34.

Recommandation 6. Le SMA(IE) devrait diffuser la révision du processus d’attestation de l’article 34 au personnel concerné qui relève du SMA(IE) et de CDC, en plus de s’assurer que le personnel comprend sa bonne utilisation.

Nota: Une liste plus détaillée des recommandations du CS Ex et des réponses de la direction figure à l’annexe A – Plan d’action de la direction.

Introduction

Justification de l’audit

En juin 2011, le CS Ex a mené une analyse des projets d’immobilisations (Infrastructure) afin de déterminer les projets d’infrastructure possibles qui pourraient tirer avantage de l’étendue de l’audit. L’analyse a tenu compte de la valeur en dollars des projets, de la priorité ministérielle et des dépendances des projets d’équipement connexes. D’après cette analyse, le Projet de réfection des jetées A et B a été ajouté dans le Plan de vérification interne axé sur les risques du CS Ex pour les AF 2013-2014 à 2015-2016. Le Projet de réfection des jetées A et B avait un niveau d’importance élevé, avec un coût estimatif de           M   , et une priorité ministérielle élevée en raison de son rôle essentiel à l’appui de plusieurs projets liés à la MRC. Les jetées A et B sont des installations de mouillage opérationnelles pour les navires importants de la MRC sur le site de l’arsenal de la Base des Forces canadiennes Esquimalt.

La MRC commence une nouvelle phase dynamique qui comprend la mise à jour et l’expansion de la capacité opérationnelle de la flotte afin de veiller à ce qu’elle puisse répondre aux besoins des Canadiens pendant des décennies. Le MDN prévoit actuellement acquérir de nouveaux navires grâce au projet du SCC et de nouveaux navires de soutien dans le cadre du projet de navire de soutien interarmées (NSI). De plus, des navires de patrouille extracôtiers de l’Arctique seront ajoutés à titre de nouvelle capacité. Les plans visent l’amarrage de ces navires au côté des sous-marins de la classe Victoria aux nouvelles jetées A et B à Esquimalt. D’ici l’arrivée des nouveaux navires, les jetées A et B permettront l’amarrage des sous-marins de la classe Victoria, les frégates de la classe Halifax, les destroyers de la classe Iroquois et le navire-ravitailleur de la classe Protecteur qui sont affectés à la MRC.

Contexte

Au début des années 2000, des projets individuels de réfection des jetées A et B ont été entrepris; toutefois, après le travail initial d’analyse des options, le manque de fonds a causé l’interruption des deux projets. À partir de 2005, tout le nouveau financement accordé au MDN suivait un modèle de comptabilité d’exercice. L’adoption d’un budget en comptabilité d’exercice signifiait que le Ministère pourrait recevoir des fonds à l’avance afin d’acquérir de nouveaux biens, même si le coût des biens était seulement reconnu au cours de leur vie utile, ce qui rendait donc les grands projets plus abordables. Les projets individuels de réfection des jetées A et B ont été regroupés en un grand projet afin de tirer profit des synergies opérationnelles et des économies de coûts. Aussi, l’équipe responsable du projet a pu recommencer à partir de la phase d’identification du projet. Un plan de mouillage de la MRC a été développé afin de déterminer quels navires pourraient être amarrés dans les deux jetées. Parmi les navires qui seraient amarrés dans les jetées, il y a les navires de patrouille extracôtiers de l’Arctique. Puisqu’il s’agissait d’une nouvelle capacité qui nécessiterait un espace de mouillage supplémentaire à ce qui se trouve sur place, les responsables du projet des navires de patrouille extracôtiers de l’Arctique (aussi un projet de type comptabilité d’exercice) ont accepté d’accorder environ 100 M$ au financement du Projet de réfection des jetées A et B.

Le projet vise à démolir les jetées A et B actuelles qui sont situées à la Base des Forces Esquimalt, de vieilles structures de bois construites il y a environ 70 ans, et de les remplacer par des jetées modernes à piliers d’acier et de béton pour permettre le mouillage des navires actuels et futurs de la MRC. Les jetées actuelles ont déjà dépassé la fin de leur vie utile, ce qui a entraîné leur détérioration graduelle et des limitations fonctionnelles quant à la prestation de soutien aux opérations navales. Le projet est mis en œuvre par étape : nous en sommes actuellement à la conception des jetées et la construction des deux jetées aura lieu dans l’ordre. Cette construction devrait être terminée en 2021. En novembre 2013, l’équipe responsable du projet a avisé la haute direction que les coûts prévus pour mener à terme le projet seront plus élevés que l’estimation indicative de           M    présentée précédemment. L’équipe responsable du projet s’apprête à établir une évaluation fondée afin d’aller de l’avant avec la construction des jetées.

Objectif

L’objectif de l’audit était d’évaluer si des processus de gouvernance, des contrôles et des pratiques de gestion des risques adéquats étaient en place afin d’assurer la rentabilité du Projet de réfection des jetées A et B. 

Étendue

L’étendue de l’audit a englobé :

Le Projet de réfection des jetées A et B, de la phase d’identification à la phase I de mise en œuvre et aux phases II et III de définition (conception). L’audit portait sur le travail des années 2000 à 2014.

Méthodologie

Les moyens suivants ont notamment été employés :

  • Entrevues et discussions avec le personnel de la MRC, du SMA(IE), SMA(Fin SM), VCEMD et CDC;
  • Examen des politiques et procédures du SMA(IE) et de CDC;
  • Examen des documents de projet (mandat de projet, EBO(I) et contrats);
  • Examen des pratiques de gestion de contrat en ce qui concerne les articles 33 et 34 de la LGFP;
  • Analyse des données (Système intégré de gestion de l’information sur les ressources de la Défense, Système de comptabilité financière et de gestion et Ordres de modification;
  • Visite auprès des utilisateurs finaux à la Base des Forces canadiennes Esquimalt.

Critères d’audit

Les critères d’audit figurent à l’annexe B.

Énoncé de conformité

Les constatations et les conclusions de l’audit figurant dans le présent rapport reposent sur des preuves d’audit suffisantes et appropriées recueillies par l’application de procédures conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes. L’audit est donc conforme aux Normes relatives à l’audit interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport reposent sur les conditions existant au moment de l’audit et elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.

Constatations et recommandations

L’EBO(I) et la longueur prévue de la jetée A

The SOR(I) has not been kept current and A Jetty may require an extension, should CSC length exceed current vessel (Halifax Class Frigates) length, in order to provide sufficient operational berthing space for the CSCs.

EBO(I) 

En ce qui concerne le Projet de réfection des jetées A et B, l’EBO(I)1 décrit les exigences nécessaires pour les jetées A et B afin de respecter la configuration de mouillage des navires détaillée dans le plan de mouillage de la MRC. Le responsable du projet a approuvé l’EBO(I) en janvier 2011. Ce document devrait être mis à jour au besoin étant donné que la conception des projets d’infrastructure constitue un processus évolutif qui se définit au fur et à mesure que les hypothèses sont élaborées et examinées. Une fois l’examen des hypothèses, des compromis et des contraintes terminé, tout résultat qui a un impact sur les exigences du projet devrait être indiqué dans l’EBO(I).

L’EBO(I) pour ce projet n’est pas constant, car on y retrouve des énoncés contradictoires concernant les exigences de mouillage. Le mandat dans l’EBO(I) indique que le Projet de réfection des jetées A et B vise à accueillir quatre navires de classe Halifax et qu’il faut tenir compte des nouveaux NCSC. Toutefois, la section des exigences générales de mouillage stipule que le Projet de réfection des jetées A et B doit être en mesure d’accommoder quatre frégates/destroyers qui seront remplacés par les NCSC, et ce, en 2026. Ainsi, il n’est pas clair dans l’EBO(I) si l’équipe responsable du projet doit considérer seulement si les jetées devraient pouvoir accommoder les NCSC ou si les jetées doivent être conçues et construites pour accommoder les NCSC selon la longueur présumée qui est indiquée dans l’EBO(I). Dans d’autres documents clés, comme le mandat du projet2 et l’énoncé du projet,3 l’exigence semble être précisée vu qu’on y indique que les installations des jetées A et B doivent être conçues pour accommoder le nouveau navire de combat de surface canadien. L’EBO(I) doit être précisé, car il s’agit du document qui communique les caractéristiques des exigences opérationnelles.

En plus de l’ambiguïté concernant les NCSC dans l’EBO(I), certaines sections de l’EBO(I) n’ont pas été mises à jour et demandent des modifications afin de faire en sorte que les jetées sont conformes à l’exigence de la MRC dans le futur. Le NSI est un nouveau navire qui sera ajouté à la flotte de la MRC et il devrait être amarré dans la jetée B. L’EBO(I) indique que le NSI aura une longueur hors-tout présumée de 160 à 170 mètres; toutefois, la longueur finale du NSI est de 173,7 mètres. Bien que la jetée B puisse toujours accommoder de façon sécuritaire le NSI, l’EBO(I) n’a pas été mis à jour afin de refléter la longueur finale du NSI. L’EBO(I) exige que les jetées accommodent deux sous-marins, mais des communications récentes de l’équipe responsable du Projet4 de réfection des jetées A et B indiquent que la décision a été prise d’accommoder le mouillage d’un seul sous-marin. Par contre, cette décision n’a pas été consignée dans l’EBO(I). Au lieu de modifier l’EBO(I) afin de refléter les exigences opérationnelles à jour du projet, l’équipe du Projet de réfection des jetées A et B a décidé de concentrer les efforts de ses ressources limitées en personnel à des tâches de plus haute priorité. Un EBO(I) à jour et reflétant les plus récentes exigences opérationnelles et caractéristiques des navires pourrait être utile pour les intervenants lorsque vient le temps de prendre des décisions. De plus, l’équipe de projet pourrait aussi en tirer avantage afin de remédier avec précision aux lacunes en matière de capacité de la MRC.

Longueur conçue de la jetée A

Conformément à la documentation du projet, une partie de la portée du Projet de réfection des jetées A et B vise à fournir un espace de mouillage opérationnel suffisant pour quatre NCSC. Les NCSC devraient commencer à être livrés en 2026 et remplaceront les frégates de classe Halifax et les destroyers de classe Iroquois. Le plan de mouillage de la MRC prévoit accueillir un NSI, deux navires de patrouille extracôtiers de l’Arctique et deux sous-marins dans la jetée B et quatre frégates et destroyers/NCSC dans la jetée A. Selon la conception actuelle de la jetée B (longueur approximative de 439 mètres) et les longueurs connues actuelles des navires qui devraient y être amarrés, la jetée B offrira un espace de mouillage opérationnel suffisant pour ces navires. Cependant, selon la longueur prévue actuelle de la jetée A (environ 306,8 mètres), elle devrait pouvoir accueillir les frégates et destroyers actuels (longueur individuelle d’environ 135 mètres). Toutefois, la longueur de la jetée A ne sera suffisante pour offrir un espace de mouillage opérationnel pour les quatre NCSC prévus (selon l’EBO(I), leur longueur individuelle prévue est de 160 mètres). Puisque la jetée A n’a pas été conçue pour offrir un espace de mouillage opérationnel suffisant pour les NCSC, cela pourrait entraîner un manque d’espace sécuritaire suffisant entre les NCSC lorsque deux NCSC sont amarrés le long de la jetée A; les NCSC pourraient dépasser la longueur de la jetée A. Pour éviter cette situation, la longueur du nouveau NCSC devrait être semblable à celle des frégates et des destroyers actuels, c’est-à-dire une longueur d’au plus 140 mètres environ. Si, en raison de leur longueur, les NCSC dépassent la longueur de la jetée A, alors il faudrait penser à allonger la jetée A afin de pouvoir fournir un espace de mouillage opérationnel suffisant pour les NCSC. Lors de la réunion du Comité supérieur de révision de novembre 2013,5 l’équipe responsable du projet a informé la haute direction que la jetée A n’était pas conçue pour pouvoir accommoder et amarrer quatre NCSC selon les longueurs prévues actuelles, mais qu’elle était plutôt conçue pour accommoder les frégates et destroyers actuels. Ainsi, lorsque les NCSC commenceront à être livrés vers 2026, il pourrait y avoir un problème d’espace de mouillage opérationnel.

Il est important pour le MDN et les Forces armées canadiennes (FAC) que les exigences liées à l’équipement et l’infrastructure soient harmonisées non seulement pour respecter les exigences opérationnelles, mais aussi pour maximiser la rentabilité des fonds disponibles. Le MDN et les FAC déterminent actuellement la quantité et la conception des NCSC qui seront acquis. Il est important que des espaces de mouillage opérationnels suffisants soient prêts et disponibles en vue de l’arrivée des NCSC à Esquimalt. L’EBO(I) fournit les moyens à la MRC pour diriger les exigences du projet et devrait faire en sorte que les projets interreliés soient harmonisés afin de répondre aux objectifs du MDN et des FAC. Si la jetée A n’est pas conçue avec un espace de mouillage opérationnel suffisant pour accueillir les quatre NCSC prévus, le MDN et les FAC pourraient devoir encourir des coûts supplémentaires pour corriger la lacune à une date ultérieure, ce qui pourrait aussi se solder par des perturbations pour les opérations. Il serait plus efficace pour la MRC de prendre une décision informée de façon proactive sur la façon dont elle prévoit remédier au manque possible d’espace de mouillage pour les NCSC à venir si la longueur de ces derniers est plus grande que celle des navires actuels. Ce manque d’harmonisation entre le Projet de réfection des jetées A et B et les exigences en matière d’infrastructure des NCSC futurs constitue une préoccupation semblable qui a été soulevée dans le cadre d’autres projets ministériels où les projets d’infrastructure et d’équipement n’étaient pas harmonisés.

Résumé

Le mandat et les exigences générales de mouillage dans l’EBO(I) ne sont pas harmonisés et ne sont pas conformes aux documents de projet clés. De plus, l’EBO(I) ne reflète pas l’information actuelle concernant les dimensions des navires, les plans de mouillage et les exigences opérationnelles. Ainsi, l’EBO(I) doit être modifié afin de tenir compte des exigences actuelles du projet. Le Projet de réfection des jetées A et B ne prévoit pas actuellement que la conception de la jetée A fournira suffisamment d’espace de mouillage opérationnel pour les NCSC selon leur longueur prévue. La MRC doit élaborer un plan afin de remédier à ce problème avant la livraison des NCSC à Esquimalt.

Recommendation

1.         Le Cmdt MRC devrait modifier l’EBO(I) du Projet de réfection des jetées A et B afin de tenir compte des plus récentes exigences opérationnelles et caractéristiques des navires, puis devrait rédiger un plan afin de pouvoir assurer le mouillage des NCSC à l’arsenal d’Esquimalt en vue de la livraison des NCSC qui doit commencer vers 2026.

BPR : Cmdt de la MRC

Manuel de la qualité du DRPC

Des éléments du Manuel de la qualité du DRPC ne sont pas conformes avec la DAP et, par conséquent, le Projet de réfection des jetées A et B n’est pas conforme à certaines directives ministérielles.

DAP et Manuel de la qualité du DRPC

Le MDN a un document stratégique (la DAP) pour tous les projets et un document d’orientation (le Manuel de la qualité du DRPC) pour les projets d’infrastructure. La DAP est une directive fondée sur la politique et est publiée par le VCEMD à tout le personnel concerné par le développement de tous les projets d’investissement. Elle comprend une orientation générale pour les projets d’infrastructure projets, comme le Projet de réfection des jetées A et B. Le Manuel de la qualité du DRPC fournit l’orientation et les procédures détaillées visant précisément à gérer les projets d’infrastructure du SMA(IE). Les gestionnaires de projet d’infrastructure s’appuient sur la direction fournie dans le Manuel de la qualité du DRPC pour gérer leur propre projet. Par conséquent, il est essentiel que le Manuel de la qualité du DRPC soit harmonisé à la DAP afin de faire en sorte que les projets soient conformes à la direction ministérielle. Toutefois, en raison du manque de personnel, des échéanciers et d’autres priorités au sein du DRPC, le Manuel n’a pas été tenu à jour avec la DAP.

Au cours de cet audit, un nombre d’incohérences ont été relevées entre le Manuel de la qualité du DRPC et la DAP. Certaines de ces incohérences ont eu un impact sur le Projet de réfection des jetées A et B, par exemple :

  • La DAP demande qu’un registre des risques soit remis à l’analyste du VCEMD chaque année,6 mais le Manuel de la qualité du DRPC n’exige pas la création d’un registre des risques.
  • Les modèles de la documentation de projet dans le Manuel de la qualité du DRPC sont différents de ceux de la DAP. Par exemple, le plan de gestion de projet de la DAP demande un plan de gestion des risques, tandis que ce n’est pas le cas pour le Manuel de la qualité du DRPC. L’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B s’occupe d’élaborer officiellement un plan de gestion des risques et un registre des risques.

Si le Manuel de la qualité du DRPC avait des lignes directives sur le moment d’élaborer un plan de gestion des risques et un registre des risques, l’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B aurait pu produire ces documents de gestion des risques. 

Voici d’autres écarts qui ont été documentés pendant l’audit et qui n’ont pas d’incidence sur le Projet de réfection des jetées A et B :

  • Le Manuel de la qualité du DRPC exige que soit produit un document Profil du projet et évaluation des risques pour tous les projets d’infrastructure.7 La DAP n’exige plus ce document, mais elle demande plutôt un document d’évaluation des possibilités et des risques8 ou un énoncé de projet.
  • La DAP énonce que le chef de projet9 sera affecté en fonction des résultats du document d’évaluation de la complexité et du risque des projets.10 Le Manuel de la qualité du DRPC indique que le chef de projet sera affecté en fonction de la valeur du projet en dollars et non d’après le résultat de l’évaluation de la complexité et du risque des projets.

Il est possible que le personnel du projet qui s’appuie sur le Manuel de la qualité du DRPC ne suive pas les lignes directives ministérielles, ce qui pourrait empêcher la production de certains documents de projet. Cela pourrait retarder les projets d’infrastructure, y compris le Projet de réfection des jetées A et B, au moment de l’approbation. 

Résumé

De façon générale, les projets d’infrastructure, dont le Projet de réfection des jetées A et B, ont suivi le Manuel de la qualité du DRPC et se sont appuyés sur ce dernier, et ils continueront de le faire. Puisque des éléments du Manuel de la qualité du DRPC sont obsolètes et non conformes à la DAP, les projets d’infrastructure pourraient continuer de ne pas être harmonisés à la directive ministérielle, et certaines exigences de projet pourraient ne pas être réalisées.

Recommendation

2.         Le SMA(IE) devrait mettre à jour le Manuel de la qualité du DRPC et mettre en place un processus pour faire en sorte qu’il demeure conforme à la DAP. 

BPR : SMA(IE)

Gestion des risques

L’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B n’a pas encore élaboré officiellement un plan de gestion des risques ou un registre des risques.

Plan de gestion des risques et registre des risques

Au moment de l’audit, l’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B n’avait pas encore élaboré officiellement un plan de gestion des risques ou un registre des risques. Le Manuel de la qualité du DRPC, sur lequel le projet s’appuie pour obtenir de l’orientation, n’indique pas quand le plan de gestion des risques11 ou le registre des risques devraient être produits. Ainsi, il n’y a pas officiellement d’identification, d’évaluation continue, de classement, d’atténuation et de quantification des risques pour ce projet. Il n’y a donc pas d’assurance que les risques importants pour le projet, qui pourraient nuire à son succès, seront atténués adéquatement.

Bonne pratique

En juillet 2011, un comité d’examen de projet a été mis sur pied. Les membres de ce comité se réunissent tous les quatre mois environ pour s’assurer de la participation des intervenants et pour régler des problèmes. Selon les intervenants du projet, le comité d’examen de projet est une pratique à valeur ajoutée. Le Manuel de la qualité du DRPC pourrait être modifié afin d’énoncer les critères et le calendrier pour l’établissement de comités d’examen de projet futurs.

En novembre 2012, l’équipe responsable du projet a embauché un consultant chargé d’élaborer officiellement un plan de gestion des risques et un registre des risques. Après un peu de retard, le travail d’élaboration du plan de gestion des risques et du registre des risques a été entrepris en décembre 2013 et devrait être terminé à la fin de mars 2015. Afin d’assurer que les objectifs de projet sont atteints, il faut tenir compte de tous les risques, y compris les risques de projet, de contrat et interdépendant12.

Un plan de gestion des risques et un registre des risques officiels auraient pu aider le projet à atteindre une meilleure rentabilité en atténuant les risques de projet, dont les risques liés à l’inconnu et aux exigences évolutives. Au cours de la phase de conception, des études techniques supplémentaires étaient nécessaires afin de recueillir plus d’information au sujet du sol et du fond rocheux à l’endroit où les jetées doivent être construites. Ces études et d’autres exigences évolutives de projet ont eu les répercussions suivantes sur les coûts et le calendrier du projet :

  • Il y a eu 18 modifications de contrat, ce qui représente environ                                                                                   de la valeur initiale du contrat, pour le contrat de conception de la jetée A de 4,3 M$; 
  • Il y a eu 49 modifications de contrat, ce qui représente environ                         augmentation                          de la valeur initiale du contrat, pour le contrat de conception de la jetée B de 3,2 M$ (3 phases de conception); 
  • Conformément au calendrier de projet mis à jour, le projet pourrait être retardé de 4,5 ans au-delà du calendrier approuvé précédemment par le Ministère. Selon les estimations du taux d’indexation de la construction du Modèle économique du MDN 2013,13 ce délai pourrait mener à l’augmentation des coûts de construction d’une valeur estimée de            . De plus, ce délai pourrait entraîner des limitations opérationnelles pour la MRC étant donné que le NSI est censé être amarré à la nouvelle jetée B. Actuellement, la livraison du NSI est prévue en novembre 2019, tandis que la jetée B devrait être prête trois mois plus tard en février 2020. Si ces calendriers demeurent les mêmes, les risques et impacts sur les opérations pourraient être minimes et facilement atténués, car la MRC pourrait amarrer le NSI ailleurs pendant trois mois. Toutefois, si le délai est plus important en ce qui concerne la construction de la jetée B, cela pourrait se solder par les limitations opérationnelles pour la MRC.

Résumé

Bien que les risques ont fait l’objet de discussions pendant les réunions du comité d’examen du projet, l’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B n’a pas élaboré officiellement un plan de gestion des risques ou un registre des risques. Une gestion des risques officielle aurait pu aider à mieux identifier, quantifier, classer, atténuer et surveiller les risques de projet et possiblement, à réduire leur impact sur les coûts et le calendrier du projet. La gestion efficace des risques de projet peut aider l’équipe responsable du projet à traiter les risques les plus importants afin de réaliser avec succès le projet.

Recommendation

3.         Le SMA(IE) devrait continuer d’élaborer officiellement un plan de gestion des risques et un registre des risques, en plus de s’assurer que le registre est conforme à la DAP et tenu à jour tout au long du projet dans le but de gérer efficacement les risques continus de projet.

BPR : SMA(IE)

Allocation et imprévus

Les lignes directrices sur le calcul de l’allocation et des imprévus, et les circonstances selon lesquelles il faudrait les utiliser ne sont pas claires.

L’établissement de l’allocation14 et des imprévus15 pour les projets d’infrastructure constitue un processus de gestion des risques qui quantifie les risques du projet. Généralement, le personnel du Ministère pense que l’allocation et les imprévus sont ajoutés à l’estimation des coûts du projet afin d’établir un budget qui tient compte des incertitudes et des risques qui pourraient exister ou survenir. L’allocation fait partie du pouvoir de dépenser contrôlé par le gestionnaire de projet, tandis que les fonds pour les imprévus peuvent seulement être dépensés par le gestionnaire de projet une fois que ces fonds sont débloqués par le chef de projet, et ce, seulement lorsque ce dernier a reçu l’autorisation du Comité supérieur de révision.16

Directive sur le calcul et l’utilisation de l’allocation et des imprévus 

Le MDN a mis en place une directive stratégique concernant le calcul de l’allocation et des imprévus. Toutefois, il y a de nombreuses façons de définir les imprévus et divers moyens pour calculer l’allocation et les imprévus. En raison du manque d’orientation, il est difficile pour les équipes responsables de projet de suivre une approche uniforme afin de calculer les fonds d’allocation et d’imprévus pour ces circonstances inconnues.

La directive stratégique ministérielle ne précise pas quand l’allocation et les imprévus peuvent être utilisés. Le modèle du MDN utilisé pour estimer les coûts du Projet de réfection des jetées A et B permet de calculer l’allocation et les imprévus comme un pourcentage des mêmes éléments de coût (coûts de conception, coûts d’agence de passation de marché du gouvernement et coûts de gestionnaire de projet). Étant donné que l’allocation et les imprévus sont fondés sur les mêmes éléments de coût, il n’est pas clair si l’allocation ou les imprévus devaient être utilisés seulement si l’un des éléments de coût a entraîné l’augmentation des coûts. Ce manque de clarté était facilement identifiable, car les membres des équipes responsables du Projet de réfection des jetées A et B avaient différentes opinions quant au moment d’utiliser l’allocation et les imprévus.

Applicabilité de l’allocation et des imprévus

Selon l’orientation actuelle, l’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B a compté un montant de               pour l’allocation et un montant de             pour les imprévus17 dans l’estimation de coût du projet préparé avant la phase de conception. L’équipe responsable du projet a prévu cela d’ici la fin de la phase de conception (prévue à l’automne 2015), l’équipe aura utilisé la majorité des fonds alloués à l’allocation et aux imprévus. Par contre, selon l’orientation actuelle, il n’est pas clair si l’allocation et les imprévus ont été calculés adéquatement et s’ils sont utilisés comme prévu. L’orientation actuelle pourrait non seulement avoir une incidence sur le Projet de réfection des jetées A et B, mais il pourrait aussi y avoir des répercussions sur le programme d’infrastructure entier du MDN.

D’après l’orientation actuelle, il avait été estimé que le programme d’infrastructure pourrait avoir               pour l’allocation et             pour les imprévus18 pour l’AF 2014-2015. Selon cette directive, il est difficile de déterminer si les fonds pour l’allocation et les imprévus du programme d’infrastructure seront calculés en fonction des risques du projet et/ou s’ils seront utilisés comme il se doit.

Résumé

L’orientation stratégique du MDN présente de l’information incohérente en ce qui concerne l’allocation et les imprévus. Une orientation plus claire permettra de faire en sorte que les fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure du MDN sont calculés et utilisés de façon uniforme pour couvrir les circonstances inconnues.

Recommendations

4.         Le SMA(Fin SM) devrait clarifier la méthodologie qui devrait être utilisée pour calculer l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure, puis communiquer cette méthodologie au SMA(IE).

BPR : SMA(Fin SM)

5.         Le SMA(IE) devrait s’assurer que le personnel a une compréhension commune de la méthodologie pour calculer l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure projets et le moment de les utiliser.

BPR : SMA(IE)

Attestation des paiements

D’autres éléments de preuve pour appuyer l’achèvement du processus en vertu de l’article 34 de la LGFP, permettraient d’améliorer le niveau d’assurance que le MDN et CDC suivent le processus d’attestation.

Recommandation du Vérificateur général du Canada

Le Rapport de l’automne 2012 du vérificateur général du Canada, chapitre 5, Biens immobiliers – Défense nationale recommande que la Défense nationale doive faire en sorte que les mécanismes de contrôle pour les examens financiers semi-annuels et cycliques de Construction de Défense Canada (CDC) soient mis en place.19 Ces mécanismes de contrôle sont identifiés dans le Protocole d’entente (PE) de 2008 entre le MDN et CDC. L’audit du vérificateur général a permis d’établir que les mécanismes de contrôle clés du Ministère pour les examens financiers semi-annuels et cycliques des articles 34 et 33 de la LGFP n’étaient pas entièrement mis en œuvre.

À la suite de cette recommandation, le SMA(Fin SM) a conclu une entente avec une tierce partie en juillet 2013 afin de mener les examens semi-annuels requis dans le PE. Le premier rapport dans le cadre de ce contrat, daté de juin 2014, comportait un examen de l’AF 2013-2014 au complet. Les rapports subséquents devraient comprendre des examens semi-annuels, tel qu’il est indiqué dans la recommandation du vérificateur général. Afin de répondre à l’élément sur les examens cycliques de la recommandation, le CS Ex a entrepris l’examen des mécanismes de contrôle des articles 3420 et 33et 3321 de CDC dans le cadre de cet audit. Le résultat de cet audit est détaillé ci-dessous. Le CS Ex continuera d’effectuer des examens cycliques chaque fois qu’un projet d’infrastructure lié à CDC fait l’objet d’un audit.

Attestation des articles 34 et 33

Pour les projets d’infrastructure comme le Projet de réfection des jetées A et B, CDC fournit des services de gestion de projet et de passation de marché au MDN. Dans le cadre de ses responsabilités, CDC reçoit les factures et atteste les articles 34 et 33 pour les biens et services reçus des consultants et des entrepreneurs. Pour les services que CDC fournit au MDN, une facture mensuelle est présentée par CDC au gestionnaire de projet du MDN. Par la suite, le gestionnaire de projet appose sa signature en vertu de l’article 34 et le SMA(Fin SM) autorise le paiement en vertu de l’article 33. Lorsqu’il signe les autorisations en vertu des articles 34 et 33, le personnel du MDN et de CDC doit respecter les mêmes normes indiquées dans le MAF du MDN.22

L’audit du Projet de réfection des jetées A et B a permis de vérifier si le MDN et CDC ont suivi les étapes appropriées au moment de la signature en vertu des articles 34 et 33. Dans le cas des articles 34 et 33, un échantillon discrétionnaire a été choisi et tous les échantillons de factures ont été signés par des employés disposant de la délégation appropriée de pouvoirs du MDN et de CDC. Tel que demandé, l’article 33 était toujours signé pour les échantillons de factures après l’article 34, et il y avait une séparation des tâches entre la personne qui fournissait l’attestation prévue à l’article 34 et la personne qui fournissait l’attestation prévue à l’article 33. La signature en vertu de l’article 34 est jugée être un contrôle clé avant d’accorder un paiement. Dans le cadre de l’audit, un échantillon de 35 transactions financières liées au Projet de réfection des jetées A et B a été choisi afin d’examiner le processus d’attestation en vertu de l’article 34. Les factures de l’échantillon comportaient quelques écarts mineurs, comme l’utilisation de mauvais taux honoraires, de taux de taxe erroné et l’affectation des coûts au mauvais grand livre. Malgré les données disponibles sur les factures de l’échantillon, il a été difficile d’évaluer les divers aspects du processus d’attestation en vertu de l’article 34, comme le demande le MAF,23 du MDN.

Au moment où les factures de l’échantillon ont été attestées, les normes du MDN ne demandaient pas la tenue de preuve dans le dossier afin d’attester que toutes les étapes en vertu du processus de l’article 34 ont été suivies. En décembre 2013, le chapitre du MAF sur l’article 34 a été mise à jour et demande maintenant la tenue d’une liste de vérification dans le dossier. Toutefois, le SMA(Fin SM) s’occupe actuellement de rédiger une note de service afin de clarifier l’utilisation de la liste de vérification et c’est pourquoi le SMA(IE) n’a pas encore communiqué la nouvelle version du chapitre sur l’article 34 au personnel concerné du SMA(IE) et de CDC. Actuellement, les gestionnaires de projet du SMA(IE) et le personnel de CDC ne suivent pas la liste de vérification de l’article 34 selon le MAF à jour. Le respect de la liste de vérification pourrait atténuer certains des écarts susmentionnés et permettrait de faire en sorte que le personnel du MDN et de CDC suive le processus en vertu de l’article 34.

Résumé

Tous les échantillons de factures qui ont été examinés pendant l’audit ont été attestés en vertu des articles 34 et 33. Avant décembre 2013, l’orientation stratégique du MDN n’exigeait pas que des preuves soient conservées dans le dossier pour indiquer que chaque étape du processus de l’article était effectuée. La version à jour du chapitre du MAF sur l’article 34 demande maintenant qu’une liste de vérification soit tenue à jour dans le dossier. Toutefois, le SMA(IE) n’a pas encore communiqué la version à jour du MAF au personnel concerné qui s’occupe de l’attestation en vertu de l’article 34.

Recommendation

6.         Le SMA(IE) devrait communiquer la révision du processus d’attestation en vertu de l’article 34 au personnel concerné du SMA(IE) et de CDC, puis s’assurer qu’il est au fait de son application.

BPR : SMA(IE)

Conclusion générale

Le Projet de réfection des jetées A et B est un projet d’infrastructure de haute priorité pour la MRC qui sera un élément essentiel pour appuyer les opérations navales. Ce projet tire profit des pratiques exemplaires, comme le comité d’examen de projet qui demande la participation d’intervenants clés afin de résoudre les problèmes liés au projet. Afin de faire en sorte que le projet respecte les exigences opérationnelles de la MRC, tout en assurant sa rentabilité, des améliorations doivent être apportées aux processus de gouvernance du projet, aux contrôles et aux pratiques de gestion des risques. Les exigences opérationnelles du projet doivent être mises à jour et harmonisées aux projets interdépendants pour assurer l’atteinte des résultats voulus. De plus, l’équipe responsable du projet doit produire officiellement un plan de gestion des risques et un registre des risques afin d’éviter tout autre retard et augmentation de coûts. Ces améliorations aideront le projet à atteindre son objectif avec succès.

De nombreuses mises à jour doivent être apportées au Manuel de la qualité du DRPC afin de pouvoir fournir à tous les projets d’infrastructure une orientation et des procédures exactes conformément aux politiques ministérielles. En plus de ce projet, le programme d’infrastructure en entier devrait en profiter. De plus, des directives stratégiques plus claires sont nécessaires pour établir l’estimation des fonds pour l’allocation et les imprévus pour des événements prévus et imprévus. Il faut également communiquer au personnel concerné une meilleure directive sur l’attestation des paiements.

Bien que les bonnes pratiques profitent à ce projet, les recommandations sont fournies afin d’améliorer la rentabilité du Projet de réfection des jetées A et B au cours de son évolution, en plus d’améliorer les projets d’infrastructure ministériels actuels et futurs.

Annexe A – Plan d’action de la direction

Le CS Ex utilise les critères d’importance suivants pour ses recommandations :

 

Élevée – Il n’y a pas de contrôles en place, ou les contrôles sont inadéquats. On a relevé des problèmes importants qui pourraient avoir des répercussions sur l'atteinte des objectifs opérationnels et les programmes.

Modérée – Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés. On a relevé des problèmes qui ont des répercussions sur l’efficacité et l'efficience des activités.

Faible – Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

Le document de l’EBO(I) n’a pas été tenu à jour et la jetée A pourrait devoir être allongée si la longueur des NCSC dépasse la longueur des navires actuels (frégates de classe Halifax) afin d’offrir un espace de mouillage opérationnel suffisant pour les NCSC.

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

1.         Le Cmdt MRC devrait modifier le document de l’EBO(I) du Projet de réfection des jetées A et B afin de faire en sorte qu’il reflète les exigences opérationnelles à jour du projet, ainsi que les caractéristiques des navires. Le Cmdt MRC devrait également rédiger un plan afin d’être en mesure d’accueillir les NCSC à l’arsenal d’Esquimalt lorsque les NCSC commenceront à être livrés en 2026.

Mesure de la direction

Afin de réagir à la recommandation que le document de l’EBO(I) du Projet de réfection des jetées A et B devrait être modifié, le Cmdt MRC communiquera une note de service visant la modification du document de l’EBO(I) au plus tard à la fin d’août 2014. Cette note sera ajoutée au document de l’EBO(I) approuvé précédemment et sur la page de la BIC du projet. Cette note clarifiera les exigences de mouillage précises pour les futures jetées A et B à ce jour.

BPR : Cmdt MRC

Date cible : Août 2014

Le plan visant à harmoniser davantage la relation de longue date entre le Projet de réfection des jetées A et B et le projet de NCSC comprenait, plus tôt cette année, la mise en œuvre d’un comité de surveillance de la MRC sur le projet des navires importants PRICIE24 et son groupe de travail d’infrastructure. Ce groupe de travail informe tous les intervenants des conséquences de l’infrastructure liées à la flotte/taille des NCSC et des décisions connexes, puis conseille le comité de surveillance sur les recommandations sur les investissements d’infrastructure. Le groupe de travail et le comité de surveillance établiront le plus précisément et tôt possible si des travaux d’amélioration de l’infrastructure de mouillage de la MRC doivent être entrepris dans le cadre de la construction de projet NCSC à l’appui de l’investissement en équipement. Les comités d’examen de projet des jetées A et B et des NCSC seront informés en conséquence.

BPR : Cmdt MRC

Date cible : Octobre 2016

Des éléments du Manuel de la qualité du DRPC ne sont pas conformes avec la DAP et cela a entraîné la non-conformité du Projet de réfection des jetées A et B à certaines directives ministérielles.

Recommandation du CS Ex (Importance modérée)

2.         Le SMA(IE) devrait mettre à jour le Manuel de la qualité du DRPC et mettre en place un processus pour faire en sorte qu’il demeure conforme à la DAP.

Mesure de la direction

Le travail de révision visant à harmoniser le Manuel de la qualité du DRPC à la DAP est en cours. Le but est de mettre à jour les sections liées à l’approbation de projet du Manuel de la qualité du DRPC afin qu’elles soient conformes à la DAP d’ici mars 2015. Des mises à jour subséquentes sont prévues et coïncideront avec les révisions prévues de la DAP.

BPR : SMA(IE) 

Date cible : Mars 2015

L’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B n’a pas encore élaboré officiellement un plan de gestion des risques ou un registre des risques.

Recommandation du CS Ex (Importance élevée)

3.         Le SMA(IE) devrait continuer d’élaborer officiellement un plan de gestion des risques et un registre des risques, puis s’assurer que le registre des risques est conforme à la DAP et qu’il est tenu à jour tout au long de la durée du projet afin de gérer efficacement les risques continus du projet.

Mesure de la direction

L’équipe responsable du Projet de réfection des jetées A et B a embauché un consultant en matière de risques. D’ici la fin de l’AF 2014-2015, le plan de gestion des risques et le registre des risques seront prêts. Le registre des risques sera élaboré conformément à la DAP et mis à jour tout au long de la durée du projet. De plus, un comité d’examen du projet a été mis en place pour s’occuper des divers enjeux du projet, dont la gestion des risques continus.

BPR : SMA(IE)

Date cible : Mars 2015

Les lignes directrices à suivre pour calculer les fonds pour l’allocation et les imprévus, ainsi que les circonstances selon lesquelles il faut l’utiliser, ne sont pas claires.

Recommandation du CS Ex (Importance modérée)

4.         Le SMA(Fin SM) devrait clarifier la méthodologie utilisée pour calculer les fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure, puis en faire part au SMA(IE).

Mesure de la direction

Le Directeur – Services d’établissement des coûts s’affaire en ce moment à établir un cadre de gestion des risques liés aux coûts, ce qui comprendra la clarification de la définition des imprévus et la clarification de la méthodologie pour quantifier les montants pour les imprévus. Les membres du personnel du Directeur – Services d’établissement des coûts et du Centre d’analyse et de recherche opérationnelle/Sous-ministre adjoint (Science et technologie) collaborent aux fins de cette initiative. Ils participent plus tôt au processus de développement et d’estimation des coûts au sein des équipes responsables du projet afin de prendre part à la quantification des risques liés aux coûts.

BPR : SMA(RH-Civ)

Date cible : Novembre 2014

Recommandation du CS Ex (Importance modérée)

5.         Le SMA(IE) devrait s’assurer que le personnel a une compréhension commune de la méthode pour calculer l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure et du moment de les utiliser.

Mesure de la direction

La méthodologie pour calculer les fonds pour l’allocation et les imprévus des projets d’infrastructure doit être reflétée dans la version révisée de la présentation de l’établissement des coûts – Construction. Elle doit aussi être communiquée à tout le personnel en gestion de projet dans le cadre de séances de perfectionnement en gestion de projets. De cette manière, on s’assure que tout le personnel a une compréhension commune de la méthodologie et de la façon dont il faut l’appliquer pour les projets d’infrastructure.

BPR : SMA(IE) 

Date cible : Mars 2015

D’autres éléments de preuve pour appuyer l’achèvement du processus en vertu de l’article 34 de la LGFP, permettraient d’améliorer le niveau d’assurance que le MDN et CDC suivent le processus d’attestation.

Recommandation du CS Ex (Importance faible)

6.         Le SMA(IE) devrait communiquer le processus révisé d’attestation en vertu de l’article 34 au personnel pertinent du SMA(IE) et de CDC, puis s’assurer qu’il est au courant de sa bonne application.

Mesure de la direction

Les exigences liées à la nouvelle version du Chapitre 1016-3 du MAF, Vérification des comptes – Article 34 de la LGFP ont été communiquées à CDC. À partir de juillet 2014, les factures de tiers entrepreneurs traitées par CDC au nom du Ministère comprennent la liste de vérification en vertu de l’article 34 de la LGFP. De plus, toutes les autres factures certifiées par les gestionnaires de centre de responsabilité du SMA(IE) comprennent aussi la liste de vérification depuis juillet 2014.

BPR : SMA(IE)

Date cible : Juillet 2014

Annexe B – Critères d’audit

Évaluation des critères

Les critères d’audit ont été évalués en fonction des niveaux suivants :

Niveau d’évaluation et description

 

Niveau 1 : Satisfaisant

Niveau 2 : A besoin d’améliorations mineures

Niveau 3 : A besoin d’améliorations modérées

Niveau 4 : A besoin de grandes améliorations

Niveau 5 : Insatisfaisant

Gouvernance

  1. Les rôles et les responsabilités sont définis; les compétences, les ressources et le personnel appropriés sont disponibles pour assurer la gouvernance du projet; et les processus d’approbation et de surveillance avec l’information exacte pour la prise de décision sont en place.

Évaluation. Niveau 3 Des éléments du Manuel de la qualité du DRPC ne sont pas à jour pour refléter les pratiques opérationnelles actuelles, puis ne sont pas conformes avec la DAP. Le chef de projet est responsable d’environ 140 projets d’infrastructure et environnement (comparaison avec un chef de projet qui est responsable d’une moyenne de 14 projets d’équipement). Les réunions du comité d’examen de projet fournissent une gouvernance à valeur ajoutée pour le projet.

Gestion des risques

  1. Le bureau de projet et les fournisseurs déterminent, évaluent, classent, atténuent, quantifient et communiquent les risques.

Évaluation. Niveau 4 – Aucun plan de gestion des risques et de registre des risques n’a encore été élaboré; les évaluations des risques qui sont mentionnées dans la documentation de projet sont imprécises, incohérentes ou non conformes aux lignes directrices sur la gestion des risques; un consultant en gestion des risques a été embauché afin de produire un plan de gestion des risques et un registre des risques officiels.

Contrôles

  1. Les biens sont gérés et les paiements sont effectués conformément à la LGFP et aux politiques du Conseil du Trésor/MDN.

Évaluation. Niveau 2 Il y a des écarts mineurs à l’égard de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP. Le SMA(IE) n’a pas encore diffusé la mise à jour de l’article 34 de la LGFP au personnel du SMA(IE) et de CDC.

  1. Les estimations des coûts sont fondées sur une information fiable et pertinente provenant de sources valables, et elles comprennent des fonds de prévoyance appropriés.

Évaluation. Niveau 3 – Les lignes directrices et les politiques du MDN ne sont pas harmonisées en ce qui concerne le calcul et l’utilisation des allocations et imprévus pour les projets d’infrastructure.

  1. Les objectifs et exigences valables sont conformes à la politique/norme de construction de défense; ils sont complets, classés par ordre de priorité, uniformes et suivis tout au long des activités du projet.

Évaluation. Niveau 3 – L’EBO(I) ne contient pas de l’information à jour. Dans les documents de projet, il est indiqué que l’objectif du projet prévoit le mouillage de quatre NCSC dans la jetée A. Toutefois, il n’est pas possible d’amarrer plus de deux NCSC dans la jetée A selon la longueur prévue actuelles pour les NCSC. Le nombre d’ordres de modification pour le contrat de conception de la jetée B dépasse de beaucoup le nombre moyen des ordres de modification de CDC.

  1. Le calendrier du projet est réalisable et géré de façon à éviter qu’il ait un impact sur les exigences opérationnelles.

Évaluation. Niveau 4 – La date d’achèvement du projet est retardée d’environ 4,5 ans à partir du calendrier approuvé précédemment par le Ministère. Ce retard pourrait mener à une augmentation des coûts de construction d’au moins             et pourrait avoir un impact sur les opérations de la MRC si la construction de la jetée B est retardée de façon importante après la livraison du NSI.

  1. Le plan d’acquisition, l’évaluation des soumissions et les modalités contractuelles ont donné l’assurance de l’optimisation des ressources.

Évaluation. Niveau 2 – Les retards au calendrier et l’impact sur l’optimisation des ressources ont peut-être été entraînés par le fait que la stratégie d’acquisition du Projet de réfection des jetées A et B avait des contrats de conception distincts pour les jetées A et B. Toutefois, en ce qui concerne la construction des jetées A et B, la stratégie vise à avoir un contrat, ce qui permettrait de réduire les retards liés à l’intégration et d’améliorer l’optimisation des ressources.

Sources des critères

  1. Directive d’approbation des projets, 2011-2012
  2. Guide d’approbation des projets (remplacé en 2011)
  3. Manuel de la qualité de la DRPC
  4. Loi sur la gestion des finances publiques
  5. Critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l’intention des vérificateurs internes (mars 2011) du Conseil du Trésor

Tableau 1. Critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion

Resume du tableau

Ce tableau montre la source du Cadre de responsabilisation de gestion qui correspond à chaque critère d’audit utilisé pour mener cet audit.

 

Catégorie des critères d’auditDescriptiondes critères d’auditLien au Cadrede responsabilisation de gestion
Gouvernance Les rôles et responsabilités sont définis, les effectifs/les compétences adéquates sont disponibles afin de gouverner le projet, et les processus de suivi/d’approbation du projet ainsi que l’information exacte à des fins de prises de décision sont en place. AC-3, AC-4, G-6, PPL-2, ST-18, ST-20
Gestion des risques Le bureau de projet et les fournisseurs déterminent, évaluent, classent, atténuent, quantifient et communiquent les risques. RM-2, RM-4, RM-5, RM-6
Contrôles Les biens sont gérés et les paiements sont effectués conformément à la LGFP et aux politiques du CT/MDN. ST-1, ST-2
Contrôles Les estimations des coûts sont fondées sur une information fiable et pertinente provenant de sources valables, et elles comprennent des fonds de prévoyance appropriés. ST-10, ST-13
Contrôles Les objectifs et exigences valables sont conformes à la politique/norme de construction de défense; ils sont complets, classés par ordre de priorité, uniformes et suivis tout au long des activités du projet. RP-2, RP-3
Contrôles Le calendrier du projet est réalisable et géré de façon à éviter qu’il ait un impact sur les exigences opérationnelles. RM-7, ST-16, ST-22, RP-3
Contrôles Le plan d’acquisition, l’évaluation des soumissions et les modalités contractuelles ont donné l’assurance de l’optimisation des ressources. ST-22, RP-3

 

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Note de bas de page 1 L’EBO(I) est le document fourni par le responsable du projet qui définit les lacunes en matière de capacité qui doivent être traitées et de façon générale, les exigences du projet.

Note de bas de page 2 Un énoncé de projet est un document qui porte sur l’objectif et la portée du projet, ainsi que sur les risques, les contraintes, le calendrier, les jalons, les ressources allouées et les responsabilités organisationnelles, les rapports hiérarchiques, etc.

Note de bas de page 3 L’énoncé de projet est un document qui fournit un sommaire de l’état actuel du projet et de la voie à suivre proposée quant aux présentations aux cadres supérieurs de la Défense ou au Conseil du Trésor, visant à obtenir l’approbation. Selon la DAP (B.7.1.8), l’énoncé de projet permet de répertorier les plans, les événements, les problèmes et les réalisations liés au projet au fur et à mesure.

Note de bas de page 4 Document d’information du Comité supérieur d’examen 2013 et document d’information 2014 pour la réunion de coordination de la réunion avec le Projet d’assainissement du port d’Esquimalt.

Note de bas de page 5 Le compte rendu de décision du Comité supérieur d’examen de novembre 2013 indique qu’à l’arrivée des NCSC à l’arsenal d’Esquimalt, il est possible que la longueur des nouveaux navires dépasse celle des navires de la classe actuelle. Il pourrait donc y avoir un problème d’espace de mouillage.

Note de bas de page 6 La DAP indique qu’il est obligatoire pour tous les projets qu’un registre des risques de projet soit fourni à l’analyste compétent du Directeur – Coordination du programme de la Défense (DCPD) pour chaque phase de décision et rapport d’étape annuel (DAP B.10.3.2).

Note de bas de page 7 Le document Profil du projet et évaluation des risques présente la portée, la complexité et les risques associés à un projet et décrit la stratégie de gestion pour y remédier (Guide d’approbation de projet 4.5.20).

Note de bas de page 8 L’évaluation des possibilités et des risques des projets est un document de projet ministériel qui fournit une preuve détaillée de l’évaluation et de l’analyse des risques (DAP B.7.4.1).

Note de bas de page 9 Un chef de projet est responsable de la gestion générale du projet (DAP B.8.3.6).

Note de bas de page 10 L’évaluation de la complexité et des risques des projets est le résultat d’un outil d’évaluation qui détermine les risques et la complexité d’un projet aux fins d’approbation du projet et d’autorisation des dépenses.

Note de bas de page 11 La DAP ne fait pas explicitement mention du moment où un plan de gestion des risques devrait être créé. L’audit interne des pratiques de gestion des risques du projet (7050-11-44 (CS Ex)) recommande que le VCEMD mette à jour la DAP afin d’exiger qu’un plan de gestion des risques (PGR) soit élaboré plus tôt dans le projet (recommandation 2).

Note de bas de page 12 Les risques interdépendants surviennent lorsque des projets ont mutuellement des incidences sur d’autres projets (projets interdépendants). Parmi les projets interdépendants liés à la réfection des jetées A et B, il y a le Projet d’assainissement du port d’Esquimalt, le Projet de consolidation d’ateliers de l’Installation de maintenance de la Flotte Cape Breton, le Projet de navires de patrouille extracôtiers de l’Arctique et le projet des NCSC.

Note de bas de page 13 Le Modèle économique du MDN sert à mesurer l’impact de l’inflation sur le pouvoir d’achat des dollars du budget du MDN.

Note de bas de page 14 L'inconduite n'est pas définie par la Loi.

Note de bas de page 15 État d’avancement du projet – En sommes-nous au point souhaité et sommes-nous prêts à entreprendre les prochaines étapes?

Note de bas de page 16 Le Comité supérieur d’examen est un comité de surveillance qui fournit des fonctions de gestion du rendement du projet et des défis. Le Comité conseille le chef de projet (DAP C.15.11.2).

Note de bas de page 17 Le gestionnaire de projet et le Directeur – Service d’établissement des coûts élaborent les documents de travail qui détaillent l’estimation pour l’allocation et les imprévus.

Note de bas de page 18 Les calculs de               pour l’allocation et de             pour les imprévus sont fondés sur les pourcentages fournis dans le modèle du MDN à suivre pour estimer l’allocation et les imprévus. Ces montants sont basés sur l’inférence pour l’AF 2014-2015 des dépenses prévues dans le Plan d’investissement (Infrastructure) 2014-2024.

Note de bas de page 19 Rapport de l’automne 2012 du vérificateur général du Canada, chapitre 5, Biens immobiliers – Défense nationale. La Défense nationale engagera un tiers parti indépendant afin qu’il effectue des examens semestriels des processus de Construction de Défense Canada afin de se conformer aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces examens commenceront durant l’exercice 2012-2013. De plus, dès l’exercice 2013-2014, la Défense nationale tiendra compte des examens cycliques du contrôle exercé par Construction de Défense Canada, dans ses processus de gestion fondés sur les risques.

Note de bas de page 20 Cette délégation repose sous la garantie que tous les ordres de paiement ont été dûment attestés comme conformes à l’article 34 de la LGFP et qu’ils sont effectués en temps voulu, avec les autorisations nécessaires et légalement (MAF, article 33).

Note de bas de page 21 Cette délégation indique d’une part que les fournitures ont été livrées, les services rendus ou les travaux exécutés, d’autre part, le prix demandé est conforme au marché ou, à défaut, est raisonnable (MAF, article 34).

Note de bas de page 22 Le MAF fournit les détails sur l’attestation en vertu des articles 34 et 33 de la LGFP.

Note de bas de page 23 Le chapitre 1016-3 du MAF, article 34 de la LGFP publié en 2001 (version du MAF en place au moment de la prise d’échantillons de factures).

Note de bas de page 24 À savoir : Personnel, recherche et développement, infrastructure, concepts, doctrine de l’instruction collective, gestion de l’information et équipement et matériel.

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