Modèles de lettres

Lettres aux employeurs et instructeurs

Des modèles de lettres ont été préparés que les réservistes et les commandants peuvent utiliser comme point de départ dans leur correspondance avec les employeurs.

Les lettres aux employeurs sont groupées comme suit :

Comment utiliser les lettres?

Certaines de ces lettres peuvent être envoyées directement par les réservistes à leurs employeurs, alors que d'autres devraient être envoyées par le commandant ou son représentant. Par exemple, la demande initiale de congé pour service militaire devrait probablement venir du réserviste, à moins qu'il ne croit qu'une telle lettre ne donnera pas le résultat escompté et qu'une lettre du commandant aurait plus de poids.

Ces lettres sont aussi génériques que possible et ne devraient servir que comme point de départ. Vous pouvez les personnaliser ou les modifier à votre guise. Des crochets encadrent l'information qui devrait être personnalisée ou qui est facultative.

NOTA: Un commandant d'unité ne devrait jamais envoyer une lettre ou communiquer avec l'employeur au nom d'un réserviste sans en avoir obtenu la permission au préalable.

Format

Ces lettres sont disposées comme correspondance non-militaire, conformément au manuel des Procédures d'état major et correspondance de la Défense nationale et des Forces canadiennes (A-AD-121-C0/FP-000 (DMPD)). Elles devraient bien sûr être imprimées sur du papier à en-tête des Forces canadiennes.

Vous devriez garder à l'esprit certains points si vous optez pour la rédaction de votre propre lettre ou si vous personnalisez les modèles de lettres. Par exemple :

  • Le ton est extrêmement important et devrait toujours être positif, ouvert, direct, amical et professionnel;
  • Ne vous plaignez jamais. Ce n'est pas toujours ce que vous dites, mais la façon de le dire qui fait la différence;
  • Vendez le concept avant de demander le prix. La lettre devrait revoir les avantages qu'apporteront les activités militaires à l'employeur avant de demander du congé;
  • Dans la mesure du possible, renseignez-vous à savoir si l'entreprise possède une politique régissant les autorisations d'absence aux fins de service militaire et notez-le dans la lettre. Assurez-vous que le rédacteur est familier avec les termes de la politique. Si la lettre est rédigée par le réserviste, il est acceptable de noter que la demande est faite conformément à la politique ou qu'elle est une exception à cette politique. Si c'est le commandant qui signe la lettre, ce genre de renseignement ne devrait pas figurer dans la lettre puisque l'employeur pourrait se demander comment il se fait qu'une personne de l'extérieur connaît les politiques internes de l'entreprise;
  • Employez un langage et une terminologie civile dans un style simple. Consultez le chapitre 10 pour plus de détails;
  • Employez la première et la deuxième personne (je/nous et vous);
  • Évitez le jargon militaire, les acronymes et les abréviations;
  • Utilisez la bonne terminologie : conformément à la Loi sur la Défense nationale, il faut dire Force de réserve, Réserve navale, et ainsi de suite, et non pas les Réserves, les Réserves navales et ainsi de suite.

Lettre d’appréciation

Une simple lettre qui remercie l’employeur d’avoir accordé des congés est très importante et devrait être remise chaque fois qu’un employeur accorde un congé. On trouve des lettres-types appropriées pour les réservistes qui souhaitent écrire directement à leur employeur, ainsi que des lettres conçues pour les commandants d'unités, aux Exemples de lettres.

 

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