Politique de congé pour service militaire

Introduction

Le soutien apporté à la Force de réserve du Canada ainsi qu’aux réservistes a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Le nombre de réservistes en service à plein temps a augmenté de façon importante, et la durée des périodes de service pour l’instruction et les déploiements de la Réserve a également augmenté au fil des ans. Le contexte dans lequel les réservistes effectuent leur service est très différent de celui des décennies précédentes.

La plupart des provinces et des territoires du Canada disposent d’une certaine forme de législation sur la protection de l’emploi des réservistes.

Cette législation a modifié ce que doivent faire les employeurs lorsqu’ils accordent un congé aux réservistes envoyés en mission et cela a permis de mieux prendre en compte les réservistes et de les appuyer.

Les employeurs au Canada ont toujours offert un excellent soutien aux employés réservistes. Également, les établissements d’enseignement ont toujours fait des efforts pour soutenir les étudiants réservistes. De nombreux employeurs ont signé une déclaration de soutien à la Force de réserve, et certains ont en plus élaboré une politique de congé pour service militaire pour les réservistes dans le cadre de leur stratégie globale de gestion des ressources humaines.

Le présent guide vise à aider les employeurs, les gestionnaires, les professionnels des ressources humaines et les superviseurs à rédiger une politique de congé pour service militaire visant à appuyer les employés réservistes et les étudiants réservistes. Vous trouverez dans le présent guide des renseignements d’ordre général sur les différentes réserves, la législation sur la protection de l’emploi ainsi que les étapes à suivre pour rédiger votre propre politique. Vous y trouverez également les coordonnées des membres du Conseil de liaison des Forces canadiennes qui peuvent vous aider durant toutes les étapes du processus.

La Force de réserve du Canada

Ils utilisent leurs aptitudes en matière de leadership et de gestion dans le cadre de leur emploi civil. De plus, beaucoup des compétences techniques acquises par l’intermédiaire de l’instruction et des expériences militaires sont facilement transférables au milieu de travail civil.

Les Forces canadiennes sont constituées de deux composantes, à savoir la Force régulière et la Force de réserve. Les membres de la Force régulière servent à plein temps dans l’Armée de terre, la Marine et la Force aérienne.

Les membres de la Force de réserve servent généralement à temps partiel, tout en poursuivant des carrières civiles ou des études. Ils font partie de la Réserve navale, de la Réserve de l’Armée de terre, de la Réserve aérienne, de la Réserve des services de santé, de la Réserve du Commandement – Forces d’opérations spéciales et de la Réserve des services juridiques. Environ un tiers de la Force de réserve est constitué d’étudiants inscrits dans des établissements d’enseignement postsecondaires.

Le service militaire est volontaire au Canada, à la fois au sein de la Force régulière et de la Force de réserve. Les membres de la Force de réserve peuvent participer volontairement à des missions au Canada ou à l’étranger. Ils peuvent être appelés à servir de manière non volontaire uniquement en cas d’urgence nationale telle que définie dans la Loi sur la défense nationale et dans les mesures législatives d’urgence du gouvernement du Canada. [1]

Les genres de service chez les réservistes peuvent varier d’un élément à l’autre. Les engagements vis-à-vis un membre de la Réserve navale peuvent différer de ceux d’un milicien ou d’un membre de la Réserve aérienne. Ces différences se manifestent habituellement lors des engagements à temps partiel ou à temps plein.

Tous les réservistes sont des membres importants de la main-d’œuvre civile. Ils utilisent leurs aptitudes en matière de leadership et de gestion dans le cadre de leur emploi civil. De plus, beaucoup des compétences techniques acquises par l’intermédiaire de l’instruction et des expériences militaires sont facilement transférables au milieu de travail civil.

Législation sur la protection de l’emploi des réservistes

Aucune législation ne peut remplacer la bonne volonté que démontrent les employeurs envers leurs employés réservistes.

Depuis juin 2012, le gouvernement fédéral, les dix gouvernements provinciaux, et les trois territoires ont adopté des lois de protection des emplois des réservistes. Cette législation modifie les codes du travail et les normes d’emploi aux niveaux fédéral, provincial et territorial. Elle permet de définir les normes minimales que les employeurs doivent respecter relativement à la durée et à la fréquence des absences, aux avantages à accorder, etc. La législation indique, dans la plupart des cas, le préavis qu’un réserviste doit donner à son employeur avant de partir en congé pour service militaire, si un avis officiel est requis de la part des Forces canadiennes, ainsi que les dates de début et de fin du congé souhaité.

La législation présente également dans certains cas les exemptions (clause de sauvegarde) et les pénalités en cas de non-conformité.

Les législations ne sont pas identiques. Même si l’orientation générale est la même partout au pays, les détails varient grandement entre les différentes provinces et les divers territoires.

Une description de la législation se trouve dans la section Législation sur la protection de l’emploi des réservistes.

Aucune législation ne peut remplacer la bonne volonté que démontrent les employeurs envers leurs employés réservistes. Le soutien volontaire apporté aux réservistes par les employeurs est un élément clé pour obtenir un partenariat réussi qui sera bénéfique pour les deux parties.

Pourquoi le congé pour service militaire est-il nécessaire?

Les membres de la Force de réserve qui sont employés dans le secteur civil peuvent avoir besoin de prendre un congé de leur emploi à temps plein afin de suivre de l’instruction militaire ou de participer à des missions au Canada ou à l’étranger. La durée de ce congé varie d’une personne à l’autre et d’une année à l’autre en fonction du poste qu’occupe le réserviste au sein de l’unité de réserve et de son état d’avancement de carrière.

La situation qui surgit le plus souvent est lorsqu’un réserviste demande un congé pour suivre des cours de formation essentiels à son avancement. Le réserviste pourrait à l’occasion demander un congé pour une formation prolongée, dépendant du stade où il est rendu dans sa carrière militaire. Dans de tels cas, la durée de ce congé peut varier entre deux à douze semaines.

 En plus de ses besoins normaux de formation, un membre de la Force de réserve pourrait se porter volontaire pour participer à une mission au Canada ou à l’international. Les déploiements à l’étranger peuvent durer entre 18 et 24 mois, y compris la période d’instruction préalable au déploiement, le déploiement en tant que tel et la période qui suit le déploiement et qui comprend la réintégration dans la société civile. Les déploiements au Canada peuvent être plus courts, mais le préavis peut également être très court en cas, par exemple, de catastrophes naturelles ou de désastres causés par l’homme. [2]

Qu’est-ce qu’une politique de congé pour service militaire?

Votre politique de congé pour service militaire est en fait un contrat social passé entre vous et votre employé réserviste ou votre étudiant réserviste. Cette politique illustre également votre engagement envers la sécurité et la prospérité du Canada.

Votre politique devrait tenir compte des dispositions de la législation sur la protection de l’emploi applicable pour votre entreprise ou votre institution. De plus, elle devrait indiquer clairement la durée des congés que vous êtes prêt à accorder ainsi que les conditions, l’appui financier éventuel que vous êtes prêt à offrir et les conséquences sur les autres avantages et conditions de travail.

 Votre politique de congé pour service militaire devrait présenter les résultats des discussions bidirectionnelles et indiquer clairement les obligations des employés et des étudiants réservistes qui demandent un tel congé, en plus des avantages que vous souhaitez offrir ou des restrictions que vous souhaitez imposer. Ces conditions comprennent l’obligation de donner un préavis minimum avant de quitter et la date convenue, entre vous et l’individu, de son retour. Votre politique peut également obliger le réserviste à vous fournir ce préavis par écrit et de vous donner les raisons de l’absence prévue.

Pourquoi mon entreprise devrait-elle mettre en place une politique de congé pour service militaire?

Les réservistes canadiens sont des hommes et des femmes extrêmement motivés et très compétents. Les compétences qu’ils ont acquises au sein des Forces canadiennes seront utiles dans le cadre de leur emploi civil. Il est avantageux pour une entreprise d’employer des personnes qui ont fait preuve de capacités supérieures de leadership et de résolution de problèmes ainsi que d’aptitudes en matière de communications et de leadership et qui connaissent bien l’importance du travail d’équipe.

Le fait de mettre en place une politique écrite de congé pour service militaire démontre votre engagement et reflète l’importance que votre entreprise accorde à l’apprentissage et au développement continu, en plus de reconnaître les avantages que les réservistes apportent au milieu de travail civil. Cela signifie également que vous pouvez déterminer comment vous souhaitez soutenir vos employés réservistes.

Les avantages que procure la législation sur la protection de l’emploi ne constituent que les mesures de base recommandées pour soutenir les employés réservistes. Votre politique de congé pour service militaire peut excéder ces avantages et permettre d’obtenir des résultats qui seront bénéfiques pour vos employés réservistes et pour vous-même. Ces avantages peuvent comprendre une protection médicale pour vos employés et leurs familles, une protection de l’ancienneté, l’accumulation de jours de congé et le versement de cotisations dans des régimes de pension.

Une politique de congé pour service militaire peut être aussi bénéfique pour vous que pour votre employé. Par exemple, les activités d’instruction militaire de votre employé réserviste peuvent être considérées comme faisant partie du programme de perfectionnement professionnel de votre entreprise, même si cette instruction ne vous coûte rien. Cela concerne particulièrement l’instruction en matière de gestion et de leadership, ainsi que des compétences plus techniques. Les activités de formation militaire peuvent comprendre des exercices de fin de semaine aussi bien que des cours de formation de plus longue durée. Beaucoup des connaissances acquises lors des déploiements domestiques et internationaux sont en fait du développement professionnel transférable au milieu civil.

Le congé pour service militaire des réservistes doit être examiné séparément des congés annuels ou des vacances. Autrement dit, les réservistes ne doivent pas être obligés de prendre des vacances afin de suivre une instruction militaire.

 Enfin, le fait de disposer d’une politique de congé pour service militaire clairement définie permettra de limiter le sentiment de discrimination ou de favoritisme parmi vos employés.

Pourquoi un établissement d’enseignement devrait-il mettre en place une politique de congé pour service militaire?

Les établissements d’enseignement ont un double rôle à jouer pour soutenir les réservistes : certains membres du corps professoral ou de votre personnel peuvent faire partie des unités de réserve de votre ville, mais cela peut également être le cas de certains de vos étudiants. Cependant, les besoins de soutien de ces deux groupes de réservistes peuvent être très différents, selon les cas.

Les membres du corps professoral et du personnel ont des chances d’être plus avancés dans leur carrière militaire que les étudiants.

Ils sont plus à même de souhaiter prendre un congé pour service militaire afin de suivre des cours d’instruction militaire d’une durée limitée (de deux à six semaines), ou de participer à des déploiements pouvant durer de 18 à 24 mois. Ces différentes demandes de congé devraient être mentionnées dans votre politique de congé pour service militaire comme faisant partie de votre stratégie globale en matière de ressources humaines.

Les étudiants ont des besoins très différents en matière de soutien.

Les étudiants réservistes rejoignent normalement l’unité de réserve un soir par semaine et participent une ou deux fois par mois à un exercice qui se déroule en fin de semaine. Les cours d’instruction prolongées sont généralement prévus pendant les mois d’été afin de ne pas entrer en conflit avec le calendrier scolaire.

Cependant, au même titre que vos employés réservistes, vos étudiants réservistes peuvent se porter volontaires pour participer à une mission au Canada ou à l’étranger. Dans de tels cas, ils pourraient manquer une ou plusieurs sessions de cours. La législation fédérale relative à la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants prévoit des crédits d’impôt sur les prêts et bourses pendant la durée du déploiement, mais cela ne constitue qu’une partie du soutien demandé. [3]

Un étudiant pourrait avoir besoin d’aide pour reporter ses examens ou ses travaux afin de pouvoir participer à l’instruction préalable au déploiement. De la même manière, un étudiant peut avoir besoin d’aide afin de déterminer comment il peut obtenir les cours requis au préalable ou comment il peut organiser ses cours.

Ces points peuvent constituer la base de votre politique de congé pour service militaire relative aux étudiants réservistes. Bien évidemment, il doit être clairement précisé que tout arrangement sera pris uniquement s’il ne menace pas l’intégrité scolaire de l’établissement d’enseignement.

Obligations des employés et des étudiants réservistes

La mise en place d’une politique de congé pour service militaire doit faire l’objet de discussions dans les deux sens, à savoir que les réservistes, qu’ils soient employés ou étudiants, s’engagent à faire cohabiter leurs carrières civile et militaire.

Même si les réservistes ne sont pas obligés de se présenter à vous en tant que membres de la Force de réserve du Canada, ils sont néanmoins encouragés à le faire par leurs autorités hiérarchiques. On leur recommande également de prendre l’initiative et de collaborer avec vous afin de vous aider à mieux comprendre les difficultés qui existent pour mener de front une vie civile et une vie militaire. Les réservistes peuvent donc vous tenir informé de la progression de leur carrière militaire. De cette manière, vous pourrez tirer partie de leur instruction et de leur expérience militaires, et vos employés réservistes pourront vous inviter à en apprendre directement davantage à propos de cette instruction en vous invitant à visiter des établissements militaires et à assister à des exercices. [4]

Les réservistes servent de manière volontaire au Canada, bien qu’ils puissent se sentir obligés de le faire dans certains cas. C’est dans ces circonstances que le fait d’avoir établi une bonne relation peut aider les deux parties. Il est également essentiel que les deux parties comprennent leurs responsabilités et leurs obligations respectives.

Vous pouvez demander aux réservistes de présenter une demande de congé pour service militaire par écrit et de fournir une justification écrite pour cette demande de congé provenant de leur commandant. Vous pouvez également demander aux réservistes de vous donner un préavis plus long que celui mentionné dans la législation sur la protection de l’emploi. Il est parfois possible de négocier les dates de début et de fin d’un congé pour service militaire dans des termes qui diffèrent de ceux indiqués dans la législation sur la protection de l’emploi, ce qui vous permettra de remplacer plus facilement un membre du personnel ou de réintégrer votre employé réserviste à son retour.

Ces responsabilités et obligations peuvent être définies dans votre politique de congé pour service militaire.

Éléments d’une politique de congé pour service militaire

Aucune politique unique de congé pour service militaire ne peut être utilisée pour l’ensemble des activités, des organisations ou des établissements d’enseignement. Les politiques seront différentes d’une entreprise à l’autre en fonction de la taille, du rôle joué par les réservistes au sein de l’organisation, de la capacité à remplacer le personnel pendant un congé prolongé, des conventions collectives, etc. Un établissement d’enseignement peut mettre en application plusieurs politiques : une pour les étudiants et une pour le corps professoral et le personnel. Le niveau de complexité de votre politique de congé pour service militaire dépendra de votre situation.

Si les employés de votre entreprise sont répartis entre plusieurs provinces ou territoires ou encore si vous appartenez à une organisation multinationale, votre politique relative au congé pour service militaire devra peut-être tenir compte des conditions dans chacun des endroits concernés. Votre politique pourrait également devoir se conformer aux politiques de congé militaires en vigueur dans d’autres pays.

Même si les détails varient d’une province ou d’un territoire à l’autre, la législation contient dans tous les cas des renseignements au sujet des questions suivantes dont vous devrez tenir compte au moment de l’ébauche d’une politique adaptée à vos besoins :

Il faudra prendre en compte la législation sur la protection de l’emploi des réservistes qui gouverne votre entreprise au moment de l’ébauche d’une politique de congé pour service militaire.

  • période minimale d’emploi précédant le congé autorisé
  • période d’avis de l’octroi du congé autorisé
  • durée du congé autorisé
  • fréquence des congés autorisés
  • avis de réintégration
  • avantages sociaux

Certaines dispositions législatives comprennent des dispositions concernant les étudiants réservistes. D’autres contiennent une clause de sauvegarde ou excluent certaines professions ou certains groupes d’employés.

Lorsque vous réfléchissez aux avantages que vous pourriez offrir à vos employés réservistes, il se peut que vous considériez les avantages imposés par la législation comme le niveau acceptable minimal et que vous tentiez de les améliorer à votre convenance.

L’élaboration de votre politique de congé pour service militaire

Votre politique peut être très courte, ou plus complexe, selon le nombre de demandes de congé que vous pensez recevoir chaque année, les répercussions que peut avoir, selon vous, un congé autorisé sur votre entreprise et des détails propres à la législation sur la protection de l’emploi de votre province ou territoire.

 Au-delà des exigences prévues par la loi, vous devez prendre en compte certains points communs ou éléments de base dans le cadre de l’élaboration de votre politique. Votre situation dictera ce à quoi devra ressembler votre politique de congé pour service militaire et comment elle doit être mise en application au sein de votre entreprise ou de votre établissement d’enseignement. Votre politique peut être très courte, ou plus complexe, selon le nombre de demandes de congé que vous pensez recevoir chaque année, les répercussions que peut avoir, selon vous, un congé autorisé sur votre entreprise et des détails propres à la législation sur la protection de l’emploi de votre province ou territoire.

Aide-mémoire

La liste ci-après est un aide-mémoire des points que les employeurs devraient considérer lorsqu'ils élaborent une politique de congé pour service militaire. Les réservistes et les employeurs peuvent aussi utiliser cette liste lorsqu'ils discutent d'une demande de congé pour service militaire avant que la politique ne soit adoptée.

Comment les congés pour service militaire seront-ils classés dans le manuel des politiques?

  • Comme partie de la formation et du perfectionnement
  • Comme partie des absences
  • Comme section autonome
  • Autres (précisez)

Existe-t-il des contraintes à l'octroi de congés pour service militaire?

  • Oui
  • Non

Si oui, quelles sont-elles? (Notez toutes celles qui s'appliquent.)

  • Seulement si on peut trouver un remplaçant convenable
  • Seulement pour ceux qui sont en service depuis un certain temps avec l'entreprise (p.ex. un an)
  • Seulement en « période creuse »
  • Autres (précisez)

Raisons de la demande :

  • Exercice annuel
  • Formation régulière prévue
  • Opération au pays
  • Urgence
  • Non-urgence
  • Opération à l'étranger
  • Maintien de la paix
  • Autre mission humanitaire
  • Diverses opérations ou activités tels les événements spéciaux ou l'aide aux organismes civils

Période requise :

  • 2-4 semaines
  • 4-8 semaines
  • 8 semaines ou plus

Genre de congé :

  • Congé payé
  • Congé non payé
  • Combinaison des deux

S'il s'agit d'un congé payé ou combiné, pour combien de temps?

  • Limité
  • Illimité

Si limité, pour combien de temps?

  • 2 semaines
  • 3 semaines
  • Autres (précisez)

Est-ce que l'entreprise paiera la différence?

  • Oui
  • Non

Si oui, pour combien de temps?

  • 2 semaines
  • Autres (précisez)

Comment le paiement de la différence sera-t-il effectué?

  • L'employé remettra la partie de son salaire militaire équivalente aux journées de travail civil qu'il devrait normalement travailler
  • Paiement partiel du salaire civil
  • Autres

Préavis requis

  • Pour les exercices
    • 4-6 semaines
    • Autres (précisez)
  • Pour les cours de formation
    • 4-6 semaines
    • Autres (précisez)
  • Pour les opérations au pays
    • Urgence – indiquez la méthode préférée
    • Non-urgence
      • 4-6 semaines
      • Autres (précisez)
  • Pour les opérations à l'étranger/humanitaires
    • 4-6 semaines
    • Autres (précisez)

Preuve de service requise?

  • Oui
  • Non

Nature de la preuve requise :

  • Message
  • Lettre du commandant de l'unité
  • Appel téléphonique
  • Message et lettre du commandant de l'unité
  • Autres (précisez)

Comment l'entreprise traitera-t-elle les points suivants?

  • Assurance-vie
  • Invalidité à long terme
  • Pension
  • Frais médicaux majeurs
  • Soins dentaires
  • Soins de la vue
  • Vacances
  • Ancienneté
  • Boni
  • Intéressements
  • Obligations
  • Options sur actions
  • Ordinateur
  • Téléphone cellulaire
  • Automobile de l'entreprise
  • Allocation d'auto
  • Centraide
  • Partage-vie
  • REER
  • Ancienneté
  • Avis de concours
  • Congé de maladie
  • Allocation de vêtements
  • Commissions
  • Promotions
  • Augmentations du coût de la vie
  • Prime de rendement
  • Augmentation au mérite

Qui signe les autorisations de congé pour service militaire?

  • Le surveillant
  • Le gérant de département
  • Les ressources humaines
  • Le président
  • Autres (précisez)

Prévoyez-vous des limites au nombre de congé pour service militaire par année?

  • Oui
  • Non

Si oui :

  • 1 par année
  • 2 par année
  • Par durée totale du ou des congés
  • Autres (précisez)

Foire aux questions

Le service au sein de la Force de réserve est il obligatoire?

Au Canada, le service militaire, tant dans la Force régulière que dans la Réserve, est toujours volontaire. Les membres de la Force de Réserve peuvent se porter volontaires pour partir en mission au Canada ou à l’étranger. On ne peut exiger de réservistes de faire du service non volontaire que lors d’une situation de crise nationale, telle que définie dans la Loi sur la défense nationale et dans la législation d’exception du gouvernement du Canada. La Loi sur la défense nationale donne une définition de « situation d’urgence » : « insurrection, émeute, invasion, conflit armé ou guerre, réels ou appréhendés ».

Quelle est la raison d’être du congé pour service militaire?

L’entraînement à l’unité de réserve se donne normalement pendant la soirée et les fins de semaine. Cependant, les réservistes des Forces canadiennes ayant un emploi civil peuvent avoir besoin de s’absenter de leur emploi à temps plein afin de suivre une formation ou un entraînement prolongé, comme plusieurs semaines de cours axés sur la carrière, ou pour participer à des déploiements opérationnels, au Canada ou outre-mer.

Quelle doit être la durée d’un congé pour service militaire?

Selon le réserviste et son niveau de qualification dans les Forces armées canadiennes, le congé pour service militaire peut durer entre deux et douze semaines, alors qu’un congé pour un déploiement opérationnel peut durer aussi longtemps que 18 ou 24 mois.

Qu'est-ce que la législation sur la protection de l'emploi?

En général, cette législation offre une protection aux réservistes qui doivent s’absenter de leur emploi civil pour suivre une instruction militaire ou pour participer à des opérations au Canada ou à l’étranger. Les lois sur la protection de l’emploi au Canada sont toutes différentes. La législation modifie les normes d'emploi et les normes de travail fédérales, provinciales et territoriales, et établit les normes minimales que les employeurs doivent suivre par rapport au préavis minimum concernant le départ et le retour du congé, la détermination de la durée des congés, la fréquence des congés, les avantages à recevoir, etc.

Où puis-je trouver de l'information au sujet de la législation sur la protection de l'emploi?

Consultez la section Législation sur la protection de l’emploi pour une description générale de la législation.

Quelles sont les compétences que les réservistes apportent à leur travail civil?

Les réservistes canadiens sont des hommes et des femmes extrêmement motivés et très doués. Les compétences que les réservistes développent dans le cadre de leur instruction militaire comprennent notamment un leadership supérieur, une solide éthique de travail, des compétences en gestion et en résolution de problèmes, des aptitudes à communiquer et à diriger, et l'esprit d'équipe. De nombreuses connaissances techniques acquises dans le cadre de leur instruction et de leur expérience militaires se transfèrent facilement au milieu civil. La mise en place d'une politique de congé pour service militaire est avantageuse pour l'employeur, l'établissement d'enseignement et les réservistes, et aidera à garantir que les réservistes continuent d’apporter à leur milieu de travail civil des compétences de grande valeur.

Qu'est-ce qu'une politique de congé pour service militaire?

Une politique de congé pour service militaire est fondamentalement un contrat social entre vous (une entreprise civile ou un établissement d'enseignement) et votre employé ou étudiant réserviste. Une telle politique démontre aussi votre engagement envers la sécurité et la prospérité du Canada. Elle fait connaître votre position, en tant qu'employeur ou établissement d'enseignement, par rapport aux conditions selon lesquelles votre entreprise ou établissement est prêt à autoriser votre employé ou étudiant réserviste des Forces canadiennes à s'absenter pour suivre des cours ou une formation, participer à des exercices militaires ou partir en mission dans le cadre d'opérations au pays ou outre-mer.

Quels sont les avantages qu'une politique de congé pour service militaire peut procurer à mon entreprise/établissement d'enseignement?

Une politique de congé pour service militaire témoigne de l'importance que revêtent la formation continue et le perfectionnement pour votre entreprise, et de la reconnaissance des bienfaits que les réservistes apportent au milieu de travail civil. Cela signifie aussi que vous pouvez déterminer de quelle manière vous souhaitez accorder votre soutien à vos employés réservistes. Le fait de définir clairement une politique de congé pour service militaire et de la mettre en place, atténuera tout sens de discrimination ou de favoritisme parmi vos employés, et aidera vos gestionnaires à faire face aux problèmes ou aux malentendus qui pourraient survenir.

À qui profite une politique de congé pour service militaire?

Toutes les parties intéressées profiteront des avantages apportés par votre politique de congé pour service militaire : vous, en tant qu'employeur ou directeur d’un établissement d'enseignement, votre entreprise ou école, votre employé ou étudiant réserviste et même le Canada, allez tous tirer profit de votre politique de congé pour service militaire. Une politique de congé pour service militaire réduit au minimum toute ambiguïté d'interprétation lorsqu'un employé ou un étudiant réserviste demande l'autorisation de s'absenter pour servir dans la Force de réserve.

Qui devrait participer à la rédaction d'une politique de congé pour service militaire?

Même si, en fin de compte, l'élaboration d'une politique de congé pour service militaire relève de la responsabilité des spécialistes en ressources humaines de l'employeur, il se peut que l'employeur et le réserviste conviennent de discuter de son contenu avec les dirigeants du syndicat, les commandants de l'unité de la Force de réserve de la région ou un représentant du Conseil de liaison des Forces canadiennes. Il arrive qu'un congé pour service militaire nécessite plus de consultations qu'en temps normal et, en ce cas, un dialogue constructif aide toutes les parties. Ces discussions peuvent vous aider à comprendre les différentes situations entourant les demandes de congés des réservistes. De cette façon, vous serez mieux informé pour évaluer les activités militaires de votre réserviste, ce qui vous permettra d'élaborer une politique de congé pour service militaire qui convienne vraiment à votre entreprise ou établissement d'enseignement.

Quels sont les points qui devraient figurer dans une politique de congé pour service militaire?

Une politique de congé pour service militaire devrait tenir compte des dispositions de la législation sur la protection de l'emploi de laquelle relève votre entreprise ou établissement d'enseignement. Votre politique doit déterminer clairement la durée du congé que vous êtes prêt à accorder; les conditions qui s'appliquent; le soutien financier, le cas échéant, que vous avez l'intention d'offrir; l'incidence que le congé autorisé du réserviste aura sur les avantages sociaux et les conditions d'emploi des autres employés. Votre politique de congé pour service militaire peut exposer dans le détail ces exigences fondamentales. De nombreux employeurs maintiennent les avantages sociaux de leurs réservistes pendant leur service afin de ne pas interrompre l'assurance couvrant leur famille.

Une politique de congé pour service militaire doit aussi indiquer les obligations de vos employés ou étudiants réservistes qui demandent l'autorisation de s'absenter, de même que les avantages que vous souhaitez leur offrir ou les contraintes que vous désirez peut-être leur imposer.

Mes employés réservistes devraient-ils utiliser leurs vacances pour suivre leur instruction militaire?

Le congé pour service militaire devrait être considéré comme distinct des vacances annuelles. Les réservistes ne devraient pas se sentir obligés de prendre leurs vacances annuelles pour suivre leur instruction militaire.

Suis-je obligé de payer un réserviste qui demande un congé pour service militaire?

Pendant qu’ils participent à des exercices militaires, les réservistes sont payés par les Forces canadiennes. Les réservistes s’absentent sans salaire, mais les employeurs sont libres de leur donner une rémunération d’appoint pour compenser la différence entre leur solde et leur rémunération dans le civil. Nous encourageons les employeurs à verser une rémunération d'appoint à leurs réservistes afin d'éviter à la famille de ces derniers des soucis d'ordre financier.

Quelles preuves permettent de justifier le congé militaire des réservistes?

Dans la plupart des circonstances, les réservistes sont avisés à l’avance, par correspondance officielle, de leur sélection pour un cours, une formation, un exercice ou une opération. L'employeur peut recevoir une copie de cette correspondance, et, s'il l'exige, une lettre du commandant de l'unité du réserviste. Si l'avis est donné peu de temps à l'avance (ou si aucun avis n'est donné), le réserviste doit communiquer immédiatement avec son employeur et suivre les procédures établies relatives aux déclarations d'absence du travail.

Dois-je mettre en place deux politiques distinctes, l'une pour les congés pour service militaire de longue durée, et l'autre pour les congés de courte durée en cas de situation d'urgence?

Non. Il suffit d'établir une clause séparée couvrant les différents processus, dont les communications entre vous et votre employé réserviste, particulièrement en cas de déploiement d'urgence.

Que se produit-il si le réserviste ne revient pas après son congé pour service militaire?

Dans la plupart des cas, les cours, les formations et les exercices militaires ont une durée déterminée. Les réservistes savent à quel moment ils pourront reprendre leur travail. Un congé pour service militaire est considéré comme un privilège. Rares sont ceux qui en abusent. Il est recommandé d'examiner toute absence inexpliquée ou injustifiée avant de prendre une mesure disciplinaire.

Que se produit-il en cas de blessure pendant la période de congé pour service militaire?

Les Forces armées canadiennes (FAC) ont mis en place des programmes de soutien à l'intention des militaires qui sont blessés ou deviennent malades pendant le service, ou qui sont libérés pour raison médicale. Une fois leur période de service terminée, les militaires blessés durant leur service peuvent recevoir des soins médicaux payés par les FAC, si le commandant l'autorise. Les militaires admissibles peuvent recevoir l’équivalent d’un salaire à temps plein jusqu'à deux ans ou plus, jusqu'à la fin des soins médicaux ou de leur libération pour raison médicale et que leurs soins soient transférés à Anciens Combattants Canada.

Les FAC fournissent à leurs militaires toute l'aide possible de façon à ce qu'ils puissent continuer de jouir, avec leur famille, de la qualité de vie qu'ils méritent. Un réseau de centres de soutien a été mis sur pied à la grandeur du Canada pour répondre aux besoins des militaires malades ou blessés; ce réseau fournit une gamme de services à un même endroit. Des politiques ont été mises en place pour le remboursement des dépenses des réservistes dont l'état demande des modifications à leur domicile et qui ont besoin d’équipements et d’appareils spécialisés en rapport avec leur maladie ou leur blessure.

Les FAC ont un Régime d'assurance mutilation accidentelle qui prévoit une prestation forfaitaire à la suite d'une mutilation accidentelle ou la perte de la vue, de la parole ou de l'ouïe survenue dans le cadre du service militaire. La couverture est automatique pour tous les réservistes.

Si votre employé réserviste requiert des soins militaires prolongés et ne peut pas retourner au travail à temps plein (ou ne peut pas revenir du tout), son commandant ou un représentant du commandant vous tiendra au courant de ses progrès et peut vous conseiller sur la bonne démarche à suivre. À la rigueur, vous pouvez communiquer avec le président provincial du CLFC ou avec le personnel de soutien en région.

La Force de réserve offre-t-elle une assurance-invalidité de longue durée aux réservistes?

Les réservistes ont droit à une indemnité lorsqu'ils sont frappés d'incapacité à la suite d'une blessure ou d'une maladie attribuable au service militaire. Cette indemnité est offerte aux taux de rémunération de la Force de réserve.

Où puis-je m’adresser pour obtenir plus d'information?

Que vous soyez employeur ou directeur d'un établissement d'enseignement, on se fera un plaisir de vous aider à rédiger votre politique de congé pour service militaire. Pour obtenir de l'aide, des renseignements supplémentaires ou des conseils, veuillez communiquer avec votre président provincial ou territorial. Par ailleurs, vous pouvez aussi communiquer avec le Secrétariat du CLFC.

Exemple de politique de congé pour service militaire

La présente section comprend un exemple détaillé d'une politique de congé pour service militaire. Cet exemple tient compte des points mentionnés dans les sections précédentes et peut être adapté aux besoins de votre organisme.

[Titre :]

[Émise par :]

[Politique de congé pour service militaire]

[Service des ressources humaines]

[Date d’entrée en vigueur :]

[Approuvée par :]

But

Permettre aux employés membres de la Force de réserve du Canada de prendre congé afin de suivre une formation ou de participer à des activités militaires sans perdre leur emploi, leur salaire, leurs avantages sociaux, leur ancienneté ou tout autre privilège que leur accorde leur statut d'employé de la société XYZ.

Portée

La présente politique s'applique à tous les employés à plein temps ayant au moins douze (12) mois de service à leur actif.

Politique

La société XYZ appuie la Force de réserve du Canada et tout employé membre de celle-ci. À cette fin, la Société prévoit libérer de ses fonctions, sans pénalité et conformément aux exigences opérationnelles et aux conventions collectives, tout employé membre de la Force de réserve afin qu'il puisse prendre part à une formation militaire, à des cours ou à des opérations.

Définitions

Exercice. Période de temps (habituellement deux semaines) planifiée annuellement par le secteur de Force de réserve de l'employé (réserve de l'armée, navale, aérienne ou des communications).

Formation professionnelle ou apprentissage d'un métier. Période de deux semaines ou plus qui permet à l'employé d'avancer dans son métier ou sa profession militaire. Cette formation comprend des cours qui ne sont pas nécessairement propres à un métier, mais qui peuvent être exigés pour progresser au sein de l'organisation de la réserve (notamment des cours exigés pour obtenir une promotion au grade suivant, ou encore des cours ou travaux pratiques exigés pour obtenir plus de responsabilités dans son élément de la Force de réserve).

Opération au pays. Ce type d'opération se classe dans l'une des catégories suivantes :

Urgence. Événement au Canada pour lequel les Forces canadiennes (y compris la Force de réserve) ont été appelées afin d'aider les autorités civiles (p.ex., inondations, graves perturbations météorologiques, feux de forêts, recherche et sauvetage, troubles publics, etc.).

Situation non urgente. Formation opérationnelle au Canada demandée par les employés de la Force de réserve afin d'acquérir des compétences militaires au sein de leur élément (p.ex., opérations en mer auxquelles participe la Réserve navale du Canada).

Pour les besoins de la présente politique, les activités telles que les parades ou tout autre événement spécial sont classées sous « opérations au pays », même si elles ne se déroulent pas au Canada.

Opérations à l'étranger. Événement à l'extérieur du Canada auquel participent les Forces canadiennes (y compris la Force de réserve), notamment les opérations de maintien de la paix et les autres types d'opérations d'aide humanitaire.

Rémunération et avantages

Exercices. Le salaire et les avantages sont maintenus pendant la durée de l'exercice.

Formation professionnelle ou apprentissage d'un métier. La Société maintiendra le salaire et les avantages de l'employé pour une période maximale de deux semaines. Bien que la Société protège l'emploi de l'employé au-delà de deux semaines, elle ne peut garantir qu'un congé prolongé n'aura aucune incidence sur certains de ses avantages. Selon la durée prévue du congé, les avantages tels que le régime de retraite, les congés de maladie, l'assurance-vie, l'invalidité à long terme, etc., seront maintenus à leur niveau actuel à condition que l'employé prenne les dispositions nécessaires pour le paiement de sa contribution.

Opérations au pays. Le salaire et les avantages de l'employé seront maintenus dans le cas des opérations au Canada dont la durée ne dépasse pas deux semaines. Si elles excèdent cette limite, il incombe à l'employé d'assurer le maintien de ses avantages sociaux.

Opérations à l'étranger. La Société protégera l'emploi des employés qui prennent part à une opération à l'étranger; toutefois, le congé sera perçu comme un congé autorisé non rémunéré. Dans des circonstances normales, les avantages dont profite habituellement l'employé ne sont pas maintenus, à moins que l'employé ait pris à l'avance les mesures nécessaires pour en payer les coûts. Pour ce faire, l'employé peut remettre une série de chèques postdatés ou un montant forfaitaire avant son départ.

Divers

Remboursement. Lorsque la Société garde un employé à plein salaire, l'employé doit remettre son salaire militaire de base à son retour au travail (c.-à-d. jours équivalant au nombre de jours pendant lesquels l'employé aurait normalement travaillé dans son milieu de travail civil). De plus, l'employé accepte de remettre son salaire militaire de base dans l'éventualité où il ne revenait pas à son emploi. (Le salaire de base civil correspond au salaire de base normal payé pour une semaine de travail normale et n'inclut pas les heures supplémentaires, les primes de quart et toute autre incitation financière.)

Dans le cas des employés à commission, les commissions sont payées pour les ventes conclues avant le début du congé pour service militaire et pour les ventes conclues pendant la période de congé mais négociées avant le congé.

La Société déduira du salaire accumulé tout montant remboursé par l'employé afin de s'assurer que ce dernier ne paie pas d'impôts doubles sur cette somme.

Affichage d'emplois. Les employés en congé pour service militaire pour participer à des exercices, suivre des cours de formation professionnelle ou d'apprentissage de métier, ou prendre part à des opérations au Canada ont droit de poser leur candidature à un poste affiché, à condition que leur congé ne dépasse pas une période de deux semaines. Les employés en congé pour service militaire pour des opérations internationales peuvent ne pas avoir droit de postuler à un emploi affiché avant d'être revenus au travail à plein temps, à moins que des mesures n'aient été prises en ce sens avant de départ de l'employé.

Primes et autres programmes d'incitation financière. Les congés pour service militaire d'au plus deux semaines pendant lesquels les réservistes participent à des exercices, suivent des cours de formation professionnelle ou d'apprentissage de métier, ou prennent part à des opérations au Canada n'ont aucune incidence sur les primes et autres programmes d'incitation financière basés sur la durée du service.

Les employés en congé pour service militaire pendant plus de deux semaines peuvent ne pas être admissibles aux primes, ni aux autres programmes d'incitation financière. Chaque cas sera jugé séparément avant le départ de l'employé.

Ancienneté. Les congés pour service militaire pendant lesquels les réservistes participent à des exercices, suivent des cours de formation professionnelle ou d'apprentissage de métier, ou prennent part à des opérations au pays ou à l'étranger n'ont aucune incidence sur l'ancienneté. Pour les besoins du calcul de l'ancienneté, l'employé est considéré comme étant à l'emploi de la Société tout au long de sa période de congé.

Droit à un congé annuel. Les congés pour service militaire d'au plus deux mois pendant lesquels les réservistes participent à des exercices, suivent des cours de formation professionnelle ou d'apprentissage de métier, ou prennent part à des opérations au Canada n'ont aucune incidence sur le droit à un congé annuel.

Le droit à un congé annuel des employés dont le congé pour service militaire est plus long est calculé au début de la période de congé.

Procédure

Avis. Toutes les demandes de congé pour service militaire doivent se faire par écrit conformément aux paragraphes suivants. La Société doit également répondre par écrit au plus tard deux semaines après la réception de l'avis. Lorsque les circonstances permettent de respecter la période d'avis prescrite, l'employé est responsable de l'avis conformément aux procédures de déclaration des absences imprévues, et il doit avoir recours à la méthode disponible la plus convenable. Les messages vocaux ne sont pas acceptés.

Exercices. Les employés qui demandent un congé dans cette catégorie doivent aviser leur superviseur par écrit au moins X (insérez la période d'avis prescrite) semaines avant le début des exercices. La Société peut également exiger une lettre du commandant de l'unité de l'employé.

Formation professionnelle ou apprentissage d'un métier. Les employés qui demandent un congé dans cette catégorie doivent aviser leur superviseur par écrit au moins X (insérez la période d'avis prescrite) semaines avant le début de la période de formation. La Société peut également exiger une copie du document de confirmation de l'employé ou une lettre du commandant de l'unité de l'employé.

Opération au pays. La Société reconnaît que le personnel de cette catégorie de congé pour service militaire fait parfois face à de courts délais. Par conséquent, en cas de situation d'urgence, il peut être impossible de formuler une demande par écrit.

Dans le cas des opérations d'urgence, les employés doivent aviser leur superviseur dès que possible après avoir été appelé à participer à une opération. Ils doivent respecter les procédures relatives aux déclarations d'absences imprévues. La Société peut demander une lettre du commandant de l'unité de l'employé dans laquelle celui-ci décrit les circonstances de l'opération et estime la durée de service militaire de l'employé.

Dans le cas des opérations au pays non urgentes, un avis écrit doit être soumis de la même manière que dans le cas des demandes de formation professionnelle ou d'apprentissage de métier.

Opérations à l'étranger. Les employés qui songent à participer à une opération à l'étranger doivent faire part de leurs intentions à leur superviseur avant de formuler une demande. En cas d'avis de court délai, un avis écrit doit être soumis dès que possible. La Société peut exiger des renseignements supplémentaires de la part du commandant de l'employé quant à la nature de l'opération et à la durée prévue de celle-ci.

Exemple de politique de congé pour service militaire – Employés réservistes

This sample Military Leave Policy is not intended to be all-inclusive. It is presented as a guide that may be tailored to meet any circumstance.

Généralités

1. En vertu de sa politique, il incombe à l’entreprise XYZ de se conformer pleinement aux lois, aux règles et aux règlements provinciaux et fédéraux qui gouvernent l’emploi, la réintégration et les perspectives de carrière des employés de l’entreprise XYZ membres de la Force de réserve du Canada.

1.1. En cas de conflit entre une loi applicable et la politique de ressources humaines établie par l’entreprise XYZ, la loi applicable a priorité.

Applicabilité

2. La présente politique s’applique à toutes les catégories d’employés de l’entreprise XYZ pour toutes les catégories de service militaire, effectué volontairement ou non, dans le cadre de l’instruction ou d’un déploiement au Canada ou à l’étranger :

(a) employés à temps plein ou à temps partiel payés à salaire ou selon un taux horaire;

(b) personnel de l’entreprise XYZ employé à forfait, pour un temps limité, pour la durée du contrat. Si l’emploi prend fin au cours d’une période de service militaire, l’employé n’est plus assujetti à la présente politique.

Actes prohibés

3. Les actes suivants ne seront pas tolérés au sein de l’entreprise XYZ :

(a) discrimination d’un employé de l’entreprise XYZ envers un autre employé de l’entreprise XYZ visé par la présente politique, par des mesures relatives à l’emploi, à la réintégration ou aux perspectives de carrière, en raison de l’appartenance de cet employé à un groupe visé par la présente politique;

(b) congédiement d’un employé de l’entreprise XYZ visé par la présente politique par un dirigeant ou un mandataire de l’entreprise XYZ en raison de son appartenance dans la Force de réserve du Canada ou de sa participation au service militaire;

(c) participation d’un employé canadien de l’entreprise XYZ visé par la présente politique au service militaire entravée ou empêchée par un dirigeant ou un mandataire de l’entreprise XYZ;

(d) dissuasion d’un employé de l’entreprise XYZ visé par la présente politique de s’enrôler dans la Force de réserve des Forces canadiennes par un dirigeant ou un mandataire de l’entreprise XYZ.

3.1. Les personnes qui ont recours à des actes prohibés s’exposent à des mesures disciplinaires.

Congés autorisés pour service militaire

4. Conformément aux lois applicables, tout employé de l’entreprise XYZ qui effectue le service militaire obtient un congé autorisé pour service militaire correspondant à la durée du service militaire.

4.1. En vertu de la politique d’assiduité de l’entreprise, les périodes de congé autorisé pour service militaire ne doivent pas être considérées comme des absences.

Admissibilité

5. Pour être admissible aux droits de réintégration en vertu de la présente politique, un employé de l’entreprise XYZ :

(a) doit avoir prévenu de sa participation à venir au service militaire, conformément à la législation provinciale et fédérale et au paragraphe 6 de la présente politique;

(b) doit avoir servi honorablement, conformément à la législation provinciale et fédérale, pendant la période indiquée dans la législation en question;

(c) ne doit pas avoir dépassé la limite de congé autorisé pour service militaire définie dans la législation provinciale ou fédérale, ou ne doit pas avoir atteint la période requise entre les congés autorisés pour service militaire;

(d) doit avoir présenté une demande de réintégration, conformément à la législation provinciale et fédérale et au paragraphe 8 de la présente politique.

Avis de demande de congé pour service militaire

6. Il incombe à tous les employés de l’entreprise XYZ membres d’un groupe visé par la présente politique d’aviser leur supérieur immédiat, leur gestionnaire ou leur service de ressources humaines sur place de leurs obligations relatives au service militaire à venir, et ce, dès que possible.

6.1. Cette notification peut être présentée par écrit ou de vive voix. Toutefois, pour éviter toute confusion et tout conflit éventuel, il est préférable de la présenter par écrit.

6.2. Cette notification doit être présentée le plus tôt possible avant l’obligation liée au service militaire à venir.

Utilisation des jours de vacances

7. Aucun employé de l’entreprise XYZ membre d’un groupe visé par la présente politique ne peut être forcé à utiliser des jours de vacances pendant les périodes de service militaire. Toutefois, les employés de l’entreprise XYZ peuvent choisir d’utiliser des jours de vacances pendant les périodes de service militaire.

Demande de réintégration

8. Conformément à la législation provinciale et fédérale, un employé de la société XYZ qui reprend le travail après une période de service militaire doit présenter une demande de réintégration en prévenant son supérieur immédiat, son gestionnaire ou son service de ressources humaines sur place de son intention de reprendre le travail, dès que possible et au plus tard le nombre de jours avant le dernier jour du service militaire précisé dans la législation fédérale ou provinciale sur la protection de l’emploi. Cette notification peut être présentée par écrit ou verbalement. Toutefois, pour éviter toute confusion et tout conflit éventuel, il est préférable de la présenter par écrit.

8.1. Le supérieur immédiat, le gestionnaire ou le service de ressources humaines sur place s’assurera que l’employé est intégré à l’horaire de travail selon les politiques et les procédures de l’entreprise XYZ.

Absence de demande de réintégration

9. Les employés de l’entreprise XYZ qui omettent de présenter une demande de réintégration conformément à la législation provinciale et fédérale et à la présente politique sont assujettis à la politique d’assiduité de l’entreprise XYZ et l’entreprise XYZ peut prendre des mesures disciplinaires conformément à la politique d’assiduité pouvant aller jusqu’au congédiement pour taux d’absence excessif.

Postes et réintégration

10. L’entreprise XYZ réintégrera les employés qui reprennent leur emploi après une période de service militaire au poste qu’ils occupaient avant la dernière période de service militaire ou au poste qu’ils auraient atteint s’ils n’avaient pas participé au service militaire.

Maintien des avantages sociaux

11. Conformément à la législation fédérale ou provinciale sur la protection de l’emploi, les employés en congé autorisé pour service militaire continueront d’accumuler de l’ancienneté et des avantages sociaux en fonction de leur ancienneté.

11.1. L’entreprise XYZ maintiendra l’assurance-maladie des employés et de leurs familles pendant les périodes de service où ce bénéfice n’est pas fourni par les Forces canadiennes.

Maintien du salaire [5]

12. Conformément à la législation fédérale ou provinciale, les employés de l’entreprise XYZ sont placés en congé autorisé pour service militaire sans solde pendant les périodes de service militaire prolongé.

12.1. En outre, l’entreprise XYZ accorde à chaque employé réserviste XX heures de congé payé pour service militaire. Bien que ces heures soient prévues pour être utilisées dans le cadre de l’instruction annuelle, l’employé de l’entreprise XYZ peut les utiliser à sa discrétion dans le cadre de toute période de service militaire.

12.2. Pendant toutes les autres périodes de service militaire, les employés de l’entreprise XYZ seront placés en congé autorisé pour service militaire sans solde.

Libération pour service militaire

13. Les employés de l’entreprise XYZ qui doivent respecter des engagements liés au service militaire seront libérés de leurs fonctions pour leur laisser le temps de se préparer et de se rendre sur le lieu du service militaire.

Responsabilité concernant les remplaçants

14. Il incombe au supérieur immédiat, au gestionnaire ou au service de ressources humaines sur place de trouver des remplaçants lorsqu’un employé part en congé autorisé pour service militaire.

Versement de primes

15. Les employés de l’entreprise XYZ membres d’un groupe visé par la présente politique ont droit aux primes versées par l’entreprise XYZ selon les politiques existantes sur les congés payés et non payés.

Protection contre le congédiement

16. Aucun employé de l’entreprise XYZ de retour d’une période de service militaire ne peut être congédié au cours des six premiers mois qui suivent sa réintégration par l’entreprise XYZ, sauf pour un motif valable.

Démission

17. Aucun employé de l’entreprise XYZ, sous réserve de notification à son supérieur immédiat, à son gestionnaire ou à son service de ressources humaines sur place de périodes de service militaire à venir, ne peut être forcé à démissioner de l’enterprise XYZ.

17.1. Les droits de réintégration ne pouvant être supprimés, il en découle que les lettres de démission présentées volontairement par un employé avant une période de service militaire ou toute autre notification de démission axée sur un service militaire à venir ne seront pas acceptées sauf dans des cas exceptionnels clairement définis; les personnes concernées seront automatiquement placées en congé autorisé pour service militaire jusqu’à leur réintégration par l’entreprise XYZ ou l’expiration de leurs droits de réintégration.

Exemple de politique de congé pour service militaire – Étudiants réservistes

But de la politique de congé pour service militaire applicable aux étudiants réservistes

La politique suivante a pour but d’appuyer les étudiants qui sont membres de la Force de réserve du Canada. L’institution a d’ailleurs adopté des dispositions spéciales afin de s’assurer que la participation des étudiants réservistes aux activités militaires ne les pénalise pas sur le plan scolaire ou financier.

La présente politique contient des détails sur le processus concernant les autorisations spéciales qui peuvent être accordées aux étudiants réservistes en ce qui concerne leur présence, la disponibilité du matériel d’études, les exigences des évaluations et le remboursement des frais.

L’établissement qui accorde ce soutien aux étudiants réservistes ne compromettra pas son intégrité scolaire.

Mise en œuvre de la politique de congé pour service militaire applicable aux étudiants réservistes

La présente politique s’applique à tous les étudiants qui sont membres de la Force de réserve du Canada. Bien que la présente politique tienne pour acquis que le service dans la Réserve est volontaire, sauf dans des circonstances exceptionnelles, elle reconnaît les contributions qu’apportent les réservistes à l’institution.

Contenu de la politique et mise en œuvre de celle-ci

Généralités

1. L’étudiant, en tant que membre de la réserve du Canada, peut :

(a) soit suivre un ou plusieurs cours de formation ou encore participer à un ou plusieurs exercices militaires par année;

(b) soit prendre part à des déploiements en service à temps plein au pays ou à l’étranger dans le cadre d’une opération militaire autorisée;

(c) soit obtenir une autorisation spéciale en ce qui concerne sa présence, la disponibilité du matériel d’études, les exigences des évaluations et le remboursement des frais.

Application et approbation

2. Afin de se voir accorder une autorisation spéciale en vertu des dispositions de la présente politique, l’étudiant doit d’abord présenter une demande par écrit à l’institution au sujet de cette autorisation, et cette demande devra ensuite être approuvée par l’institution.

2.1. Les demandes d’autorisation spéciale doivent être présentées par l’étudiant au moyen du formulaire de demande requis par l’institution le plus tôt possible avant la date de début du cours d’instruction, de l’exercice militaire ou du service à temps plein et doivent être effectuées conformément aux règle­ments concernant les études de l’institution.

2.2. À sa discrétion, l’institution peut approuver une demande d’autorisation spéciale présentée par un étudiant si elle juge que :

(a) l’étudiant est désavantagé, ou a été désavantagé, sur le plan financier ou institutionnel en raison de sa participation à des activités militaires;

(b) les inconvénients sont si importants que l’institution se doit d’accorder une autorisation spéciale à l’étudiant;

(c) l’étudiant a présenté sa demande conformément aux règlements concernant les études de l’institution.

2.3. Si l’institution approuve une telle demande, l’étudiant doit, dès que possible, et avant la date de début l’activité visée par la demande, fournir à l’institution une lettre signée par son commandant indiquant les dates et l’heure pendant lesquelles l’étudiant devra s’absenter afin de participer à des exercices militaires, à des cours d’instruction ou à un service à temps plein.

2.4. Toutes les demandes ou les lettres que l’étudiant doit présenter aux fins de la présente politique doivent être acheminées par la poste ou remises en personne au bureau du registraire à l’adresse suivante : 123, rue XYZ, Ville (Province) A1B 2C3.

2.5. Lorsqu’ils présentent une demande d’autorisation spéciale au bureau du registraire, les étudiants doivent également en informer les concernés de tous leurs cours qui sont touchés par cette demande.

Mise en œuvre

3. Si l’institution approuve la demande d’autorisation spéciale d’un étudiant en vertu des dispositions de la présente politique, l’institution doit pouvoir, à son entière discrétion, déterminer les autorisations spéciales qui seront accordées et la manière dont ses autorisations seront appliquées.

3.1. L’institution peut accorder un ou plusieurs des types d’autorisation spéciale suivants une fois la demande approuvée :

(a) une exemption des exigences concernant la présence obligatoire, à condition que la présence ne soit pas essentielle pour des raisons de santé et sécurité, que ce soit sur le plan professionnel ou académique;

(b) le matériel d’apprentissage est fourni dans un format autre que le format habituel s’il a été déterminé que l’institution peut raisonnablement élaborer ou produire du matériel d’apprentissage efficace dans un autre format pour l’étudiant;

(c) une exemption des exigences des évaluations ou des prolongations des échéances des évaluations. Les prolongations ne doivent pas être supérieures à 30 jours suivant la fin de la période d’étude, sinon, si la mise en application des options susmentionnées ne permet pas d’éviter un inconvénient à l’étudiant, comme il est mentionné au paragraphe 2.2a), l’institution peut verser une indemnité à l’étudiant afin qu’il annule des cours ou des programmes sans être pénalisé, notamment :

(i) en remboursant les frais de scolarité ou les frais associés aux cours ou aux programmes que l’étudiant abandonne;

(ii) en autorisant l’étudiant à abandonner des cours ou des programmes sans recevoir la note « échec ».

3.2. L’institution peut rejeter toute demande présentée ou révoquer toute approbation accordée si, à sa discrétion, elle constate que la demande ne satisfait pas aux exigences de la présente politique, y compris pour l’une des raisons suivantes, sans toutefois s’y limiter :

(a) la demande ne démontre pas la nécessité d’accorder une autorisation spéciale conformément aux raisons mentionnées au paragraphe 1;

(b) la demande ne respecte pas les exigences requises pour accorder une autorisation spéciale mentionnées au paragraphe 2.2;

(c) l’étudiant n’a pas remis la demande ou tout autre document subséquent nécessaire dans un délai raisonnable avant la ou les dates précisées au paragraphe 2.3;

(d) l’étudiant a fait preuve de négligence, a fourni volontairement de faux renseignements ou n’a pas respecté les règlements concernant les études de l’institution à l’une des étapes du processus de demande.

3.3. Lorsque l’institution a rendu une décision en ce qui concerne une demande en vertu des dispositions de la présente politique, elle doit remettre un avis de sa décision et fournir tout autre renseignement pertinent à l’étudiant qui a présenté la demande et aux évaluateurs des cours pour lesquels l’étudiant a présenté une demande d’autorisation spéciale.

3.4. L’institution doit collaborer avec les évaluateurs des cours et aider ces derniers, dans la mesure du possi­ble, à mettre en application toute autorisation spéciale accordée aux termes de la présente politique.

3.5. Même si l’institution rejette une demande, un évaluateur de cours peut néanmoins accorder une autorisation spéciale s’il détient les pouvoirs pour le faire.

3.6. En aucun cas, le fait d’accorder une autorisation spéciale à un étudiant en vertu de cette politique n’exempte ledit étudiant de son obligation de respecter les règlements concernant les études de l’institution, à moins que l’exemption soit clairement précisée dans l’avis remis à l’étudiant concernant l’approbation de sa demande.

 


 

[1] Un état d’urgence est défini dans la Loi sur la défense nationale comme suit : « Insurrection, émeute, invasion, conflit armé ou guerre, réels ou appréhendés. »

[2] Quelques exemples : les déploiements internationaux en Afghanistan, en Bosnie et au Sierra Léone; au Canada, les Olympiques de 2010 à Vancouver et le crise du verglas en 1998.

[3] La législation fédérale – le projet de loi C40 – fut adoptée en avril 2008 et contient des modifications à la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants.

[4] Le CLFC organise des visites des installations militaires dans le cadre du programme d’approche ExecuTrek.

[5] Cette pratique est facultative et peut être gérée de diverses façons. Une entreprise peut décider de continuer à rémunérer son employé pendant son absence pour fins militaires. Elle pourrait également, le cas échéant, décider de rembourser la différence entre les salaires civil et militaire.

 

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