Annexe A : Cycle de vie d'un projet du programme OTAN d’investissements au service de la sécurité

Ce texte et le tableau suivant visent à expliquer les étapes de la préparation, l’approbation, le contrat, la livraison et l’acceptation des acquisitions du NSIP. Ceci devrait aider les nouveaux participants de l’industrie à comprendre rapidement plusieurs des termes de base utilisés et les délais d’exécution probables des programmes.

Le processus comporte plusieurs étapes facultatives (en italique dans le tableau du processus). Les étapes effectivement utilisées dans le cadre d’un programme particulier sont choisies au cas par cas. Le choix dépend de la complexité, la nouveauté, la valeur et la méthode d’acquisition utilisée. Les étapes sont décidées de façon dynamique par le pays hôte alors que le programme progresse, en fonction des risques perçus et des incertitudes qui doivent être gérés.

Un projet tire son origine d’un écart de capacité identifié par les deux commandements stratégiques (Bi‑SCs : ACT et ACO). Il est ensuite examiné par le Conseil des politiques et de la planification des ressources, qui donne la confirmation officielle de l’admissibilité et de la capacité de payer d’un paquet de capacités (le Comité des investissements a le pouvoir délégué de confirmer l’admissibilité des projets d’AOM à financement commun).

1. Établissement du besoin de capacité

  • Les Bi-SCs identifient un écart de capacité

Les Bi-SC (ACO/ACT) identifient ou saisissent les écarts de capacités qui doivent être abordés par le biais de modifications ou d’amélioration aux installations ou équipements existants, ou par l’acquisition de nouvelles capacités.

  • Les besoins sont définis et le pays hôte (Host Nation (HN)) chargé de la réalisation est désigné

Après que les besoins sont analysés et affinés de façon formelle, les Bi-SC proposent un pays hôte pour la réalisation du projet. Il peut s’agir d’un pays hôte souverain ou d’une agence de l’OTAN.

  • Le HN développe un plan de projet

Le pays hôte développe un plan préliminaire pour la réalisation du projet. Le personnel international du Bureau OTAN des ressources révise les plans pour s’assurer qu’ils sont réalistes et qu’ils ont tenu compte des autres capacités de l’OTAN et de tout autre projet connexe.

  • Le HN demande des fonds d'études préparatoires au Comité des investissements

Le pays hôte présente une ébauche du projet pour examen par le Comité des investissements. Le but de cette sélection initiale est de confirmer formellement le choix de HN et débloquer les fonds d'études préparatoires. Ceci permet au HN d’engager des ressources pour entreprendre les travaux préparatoires nécessaires afin de clarifier les besoins.

2. Lancement du projet

Pendant cette phase, le pays hôte voit à la clarification des besoins aussi bien en établissant les besoins détaillés qu’en raffinant l’échéancier et le modèle de financement du projet.

  • Préparation et approbation de l’estimation de coût de type « B » (ECTB)

L’estimation de coût de type « B » (ECTB) est la solution proposée chiffrée préparée par le pays hôte. Elle est coordonnée avec les Bi-SC (ACT et ACO) pour s’assurer que les besoins se conforment avec d’autres capacités et peuvent être prises en charge en service. Le pays hôte prépare alors l’estimation de coût de type « B » énonçant une solution technique, tenant compte des points de vue des Bi-SC. Les programmes plus gros et plus complexes pourraient exiger plusieurs mois pour terminer ces activités. Les estimations de coût de type « B » sont actuellement examinées par le Groupe de travail des experts techniques nationaux (Working Group of National Technical Experts (WGNTE)), présidé par le Bureau OTAN des ressources (NATO Office of Resources (NOR)).

  • Étude de marché (lorsqu’elle a lieu) [parallèlement à la préparation de l’ECTB]

Le pays hôte pourrait consulter les délégations nationales pour recueillir leur avis sur les compagnies qui auraient les capacités requises pour participer dans un programme donné. Cette activité est susceptible d’être envisagée lorsqu’ une compétence spécifique ou un produit d’un domaine spécialisé; le pays hôte peut émettre une étude de marché contenant un certain nombre de questions pour aider à clarifier la technologie actuellement disponible.

  • Journée d’information (lorsqu’elle a lieu) [parallèlement à la préparation de l’ECTB]

C’est une occasion pour le pays hôte de présenter à l’industrie le programme et l’approche utilisée. Ceci peut aussi être une bonne occasion pour les entreprises d’examiner des occasions de partenariat.

  • Atelier pour l’industrie (lorsqu’il a lieu) [parallèlement à la préparation de l’ECTB]

C’est une occasion pour l’industrie de discuter les exigences et leur vision de la technologie qui pourrait être proposée. Ceci aide le pays hôte à préciser l’ECTB en tenant compte des capacités industrielles actuelles. Parce qu’il n’y a pas de processus contractuel formel à ce moment, des discussions face-à-face sont permises et peuvent être un moyen utile d’améliorer la compréhension mutuelle.

  • Examen technique du projet par le WGNTE

Le pays hôte présente l’ECTB au Groupe de travail des experts techniques nationaux (Working Group of National Technical Experts (WGNTE)). Ceci se produit souvent en deux étapes, une séance d’information suivie de l’examen formel. Le WGNTE examine la proposition et tient compte de la solution technique détaillée et de questions telles que l’interopérabilité et la conformité au besoin militaire minimum, pour obtenir une proposition technique entérinée. Le WGNTE travaille en soutien du Bureau OTAN des ressources (NATO Office of Resources (NOR)); le NOR préside le WGNTE qui rédige un rapport à l’usage du Comité des investissements, pour leur examen et approbation, pour chaque ECTB. Les membres du WGNTE incluent les Experts techniques nationaux (National Technical Expert (NATEX)) des pays ou, lorsqu’un pays n’a pas d’expert technique national, de son Officier supérieur d’état-major – Communications et Électronique.

  • Le HN demande au Comité des investissements l’autorisation de procéder à la 1re phase

Un rapport d’examen préparé par le Secrétariat international de l’OTAN, le NOR, sera étudié par le Comité des investissements. Si le programme reçoit l’accord du CI, et la portée physique et la stratégie d’approvisionnement sont acceptées, alors l’approbation est donnée au pays hôte pour procéder à la préparation du cahier des charges. Ceci ne constitue pas l’autorisation d’émettre un appel d’offres (AO).

3. Exécution du projet

Lors de cette étape, le projet a reçu pleine approbation financière et l’autorisation de procéder. L’industrie peut alors être mise au courant du besoin et de l’échéancier.

  • Le pays hôte prépare, coordonne et obtient l’approbation du cahier des charges

Le pays hôte formule clairement le besoin et met au point la stratégie d’approvisionnement.

  • Avis d’intention (Notice of Intent (NOI)) d’aller en appel d’offres

À cette étape, les aspects du programme sont définis avec plus de certitude et leur portée plus ciblée. Le NOI est un bref sommaire du programme pour signaler à l’industrie l’occasion prochaine d’approvisionnement. Le pays hôte distribue le NOI aux délégations nationales qui, à leur tour, le distribuent à leur industrie. La Délégation canadienne met le NOI à la disposition de l’industrie par l’entremise du site Achatsetventes.gc.ca de TPSGC. Les entreprises intéressées à présenter une offre dans le cadre d’une occasion spécifique doivent répondre au NOI dans les délais prescrits. La Délégation canadienne rédigera une déclaration d’admissibilité (Declaration of Eligibility (DOE)) au nom des entreprises qui répondent au NOI et l’enverra au pays hôte. Les entreprises doivent se souvenir qu’une déclaration d’admissibilité (Declaration of Eligibility (DOE)) est requise pour chaque NOI, c’est-à-dire pour chaque occasion d’approvisionnement. Seules les entreprises qui répondent à un NOI, donc pour lesquelles une DOE est rédigée, seront admissibles à recevoir l’appel d’offres. Il faut aussi souligner qu’il n’y a pas de coûts associés à la réception d’un AO; il n’y a non plus aucune obligation de présenter une offre; alors si vous n’êtes pas certain si vous devriez répondre au NOI, nous recommandons de le faire.

  • Demande des opinions des soumissionnaires (DOS) [Document préliminaire d’AO] (lorsqu’autorisée)

Le pays hôte peut solliciter l’opinion des soumissionnaires pour aider à diminuer les risques d’un programme. Pour appuyer cette activité, un AO préliminaire sera publié selon le processus d’AO. Ceci permet aux soumissionnaires de voir et de formuler des commentaires sur les détails techniques, l’approche proposée, les modalités, etc. Ce processus utile permet à l’OTAN de réduire les risques des programmes.

  • Le pays hôte demande au Comité des investissements l’autorisation de publier l’AO (APAO)

Cette autorisation du Comité des investissements permet un déboursement contrôlé des fonds du NSIP. À ce stade, le CI autorise le pays hôte à publier l’AO selon la stratégie d’approvisionnement approuvée et inclut l’autorisation formelle de la portée physique, de la portée financière et des fonds. Si l’autorisation est accordée, c’est le moment où l’OTAN est engagée à financer un projet spécifique, à condition que celui-ci respecte un profil indiqué et que le MMR reste valide.

  • Publication de l’appel d’offres (AO) (dans les 3 mois suivant l’APAO)

Le pays hôte envoie l’appel d’offres aux entreprises identifiées dans les DOE (voir le NOI ci-dessus). L’AO doit être publié dans les 3 mois suivant l’APAO; sinon, l’approbation du CI doit être confirmée si la publication de l’AO est retardée. Encore une fois, seules les entreprises pour lesquelles leur délégation nationale a rédigé une déclaration d’admissibilité (Declaration of Eligibility (DOE)) recevront l’appel d’offres.

  • Conférence des soumissionnaires (lorsqu’elle a lieu)

Pour des projets plus complexes, ces conférences ont lieu pour rencontrer l’industrie pour expliquer certains détails des exigences finales et pour saisir formellement les questions à clarifier.

  • Clôture des soumissions

Les dates sont généralement étroitement respectées – les prolongations sont rares et exigent de bonnes justifications. Toute entreprise qui demande une prolongation doit le faire par l’entremise de sa délégation nationale. Avant de soumettre votre offre, vous devez vous assurer d’avoir suivi toutes les instructions à la lettre quant au contenu aussi bien qu’au format des propositions, et que vous avez répondu aux exigences spécifiques. Proposer des options qui sont techniquement plus avancées que ce qui est exigé au cahier des charges est acceptable, mais votre soumission doit seulement indiquer comment votre offre répond aux MMR déclarées pour être à la fois crédible et conforme.

  • Le pays hôte évalue les soumissions et choisit une source

Le pays hôte formera un conseil d’évaluation pour chaque soumission. Les membres du Comité des investissements ne siègent à aucun des conseils d’évaluation. Ce processus peut être long, particulièrement pour les gros programmes complexes adjugés selon le meilleur rapport qualité/prix.

  • Pays avisés de la soumission retenue et de la passation imminente de contrat

Les pays sont avisés par le pays hôte qu’un de leurs fournisseurs a remporté l’appel d’offre spécifié et de la passation imminente de contrat. Ceci permet l’organisation d’une annonce formelle.

  • Le pays hôte mène les négociations finales avec le gagnant de l’appel d’offres et octroie le contrat

Le pays hôte conclut les négociations finales des modalités du contrat avec l’entreprise gagnante et octroie le contrat.

  • Production et livraison de la capacité selon l’échéancier de l’APAO

Ceci inclut l’exécution même du projet, jusqu’à la livraison et aux procédures d’acceptation. Selon la nature du programme, ceci pourrait durer quelques mois, mais plus souvent, quelques années. Le pays hôte assurera le suivi du programme et s’assurera du respect des échéances. Si tout changement à l’échéancier de l’APAO est identifié, le Comité des investissements doit en être informé afin que celui-ci puisse confirmer sa viabilité financière.

4. Clôture du projet

À la fin des projets de l’OTAN, une certification officielle (de l’acceptation du système) est exigée pour vérifier que la capacité requise a été livrée et vérifier les éléments financiers du projet. Ceci est une étape contractuelle. Ces activités peuvent se produire assez longtemps après la livraison finale de la part des fournisseurs, car la performance de la capacité auprès de l’utilisateur peut exiger une évaluation à long terme.

  • Le HN demande une JFAI

Une fois le projet complété de manière satisfaisante, le pays hôte demandera au Bureau OTAN des ressources d’organiser une inspection mixte de réception officielle (Joint Final Acceptance Inspection (JFAI)).

Le Bureau OTAN des ressources effectue l’inspection mixte de réception officielle (Joint Final Acceptance Inspection (JFAI)) du projet. Ceci vérifie que le travail accompli est conforme à la portée autorisée des travaux. Aussitôt que le rapport est accepté par le Comité des investissements, le livrable du projet est ajouté à l’inventaire de l’OTAN.

  • Le HN et le NOR complètent le COFFA

Le pays hôte et le Bureau OTAN des ressources amorcent le processus d’acceptation financière du projet. Ceci est effectué par le Collège international des commissaires aux comptes de l’OTAN (International Board of Auditors for NATO (IBAN)) qui font un audit du projet. Une fois l’audit complété avec succès, un certificat d’acceptation financière finale (Certificate of Final Financial Acceptance (COFFA)) est produit, indiquant les montants établis lors de l’audit et certifiant les dépenses pour le projet audité.

 

Cycle de vie d’un projet

Projets d’investissements à financement commun de l’OTAN

 

 

Étapes et temps prévuActivités

Démarrage du projet

Typiquement environ 3 mois

  •  Les Bi-SCs identifient un écart de capacité
  • Les besoins sont définis et le pays hôte (Host Nation (HN)) chargé de la réalisation est désigné
  • Le HN développe un plan de projet Le HN demande des fonds d'études préparatoires au Comité des investissements

Lancement du projet

Typiquement de 3 à 9 mois

  • Préparation et approbation de l’estimation de coût de type « B » (ECTB)
  • Raffiner le besoin avec les Bi-SC
  • Examen technique du projet par le WGNTE
  • Le HN demande au Comité des investissements l’autorisation de procéder à la 1re phase

(Portée et estimation financière, plus profil)

(Note : Si l’AO doit être publié dans les 3 mois, la demande inclut la demande d’autorisation de publier l’AO)

  • Étude de marché (lorsqu’elle a lieu)
  • Journée d’information (lorsqu’elle a lieu)
  • Atelier pour l’industrie (lorsqu’il a lieu)

Exécution du projet

Typiquement quelques mois ou quelques années

  •  Le HN prépare, coordonne et obtient l’approbation du cahier des charges
  • Avis d’intention (Notice of Intent (NOI)) d’aller en appel d’offres émis aux délégations
  • Demande des opinions des soumissionnaires (DOS) [Document préliminaire d’AO] émise selon le processus d’AO (lorsqu’autorisée)
  • Le HN demande au Comité des investissements l’autorisation de publier l’AO (APAO) (Note : Si l’autorisation n’a pas déjà été accordée)
  • Publication de l’appel d’offres (AO) (dans les 3 mois suivant l’APAO)
  • Conférence des soumissionnaires (lorsqu’elle a lieu)
  • Date de clôture des soumissions
  • Le pays hôte évalue les soumissions et choisit une source
  • Comité des investissements avisé de la soumission retenue et de la passation imminente de contrat
  • Le pays hôte mène les négociations finales avec le gagnant de l’appel d’offres et octroie le contrat
  • Production et livraison de la capacité selon l’échéancier de l’APAO(Note : Le HN doit aviser le CI de tout changement aux échéances de l’APAO)

Clôture du projet

Le temps requis dépend de la complexité

  •  Le HN demande une JFAI (Inspection mixte de réception officielle)
  • Le NOR effectue la JFAI
  • Le HN et le NOR complètent le COFFA certificat)