2007-02

Gestion des publications techniques

Date d'entrée en vigueur : le 4 mai 2007

Version en vigueur : 3 (révisé le 18 septembre 2012)

Référence : MNT, partie 5, chapitre 5, section 1

BPR/ Téléphone : DNAST 4-5-4 / 819-939-4758

1.   But

1.1.   Le présent avis de l’ANT donne des orientations aux organisations qui cherchent à établir un système pour la gestion et le contrôle des bibliothèques de publications techniques en format papier et électronique. Il assure le respect des exigences du Manuel de navigabilité technique (MNT) du ministère de la Défense nationale (MDN) en fournissant des mesures visant à gérer les répertoires de publications, qui comprennent des dispositions pour conserver un registre central de publications, incorporer les révisions et les modifications temporaires approuvées aux publications, fournir de la formation adéquate aux bibliothécaires et effectuer des vérifications périodiques sur les publications.

1.2.   Le présent avis de l’ANT n’est pas obligatoire et ne constitue pas un règlement. Il décrit un moyen qui est acceptable pour l’ANT de se conformer à la réglementation sans être pour autant le seul moyen de le faire. Si vous décidez d’utiliser cet avis, vous devez suivre tous les aspects importants.

2.   Applicabilité

2.1.   L’avis de l'ANT s’applique à toutes les organisations chargées de la gestion et du contrôle des publications techniques et des dessins approuvés sur les aéronefs, ci-après appelés bibliothèques de publications. L’obligation des organisations accréditées de mettre sur pied un système de gestion et de contrôle des publications (SGCP) est définie au paragraphe 3.2.1.a.

3.   Renseignements connexes

3.1.  Définitions :

  1. Bureau de première responsabilité (BPR) – Le BPR est l’organisation qui est responsable du contenu d’une publication ou d’une série de publications. Le BPR tient habituellement un registre central des révisions et des modifications temporaires des publications pour le compte de ses clients.

3.2.  Références réglementaires :

3.2.1.  Manuel de navigabilité technique (MNT) :

  1. MNT partie 5, chapitre 5, section 2, norme S4 – Gestion des publications techniques;
  2. MNT partie 5, chapitre 3 – Exigences du programme de maintenance;
  3. MNT partie 1, chapitre 4, section 2, norme S1.3.h. – Contrôle de la documentation portant sur la navigabilité.

3.2.2.  Autres règlements/avis consultatifs de navigabilité pour les aéronefs militaires :

  1. Avis de l'ANT 2007-03Exigences en matière de signatures électroniques.

4.    Analyse

4.1.   Les principes fondamentaux du Programme de navigabilité du MDN/FC (numéro IDDN A-GA-005-000/AG-001) exigent que toutes les activités liées à la navigabilité soient exercées conformément aux normes acceptables par les personnes autorisées qui travaillent dans des organisations accréditées et suivent les procédures approuvées. Selon ces principes, toute organisation chargée de la maintenance sur des aéronefs ou en atelier, ainsi que des activités de conception, d’ingénierie et de soutien matériel aura besoin d’un SGCP. Le principal objectif de ce système consiste à veiller à ce que toutes les activités soient entreprises en utilisant les versions approuvées les plus récentes des publications applicables et que toutes les publications pertinentes soient disponibles pour appuyer l’étendue et la profondeur du travail réalisé pour le compte de l’organisation.

 4.2.   Dans cette optique, le SGCP doit être décrit dans le système de gestion de la qualité. Les procédures et les documents relatifs à la qualité doivent être établis de manière à définir les éléments suivants :

  1. La description de la structure physique et organisationnelle de la bibliothèque – comprend la désignation de la Bibliothèque technique principale/du bibliothécaire technique en chef, des bibliothèques secondaires et des bibliothécaires en second et des publications;
  2. Registre central des publications – une liste de contrôle de toutes les publications, y compris la date de parution la plus récente et toutes les révisions et modifications temporaires applicables;
  3. Entretien – procédures pour apporter des modifications ou des révisions courantes et urgentes;
  4. Correction d’erreurs - procédures pour relever et signaler les écarts dans les publications au BPR compétent;
  5. Vérification – procédures pour effectuer une vérification périodique des bibliothèques de l’organisation;
  6. Formation – procédures pour offrir de la formation au personnel de l’organisation qui exerce les fonctions de bibliothécaire.

4.3.   Le présent avis de l’ANT a été généré pour aider les organisations à faire accepter un SGCP par l’ANT. L’avis donne des conseils sur la manière dont l’ANT évaluera le SGCP afin d’assurer la conformité aux exigences réglementaires stipulées à la référence 4.1.

4.4.   Moyens de respect acceptables.

4.4.1.  Une organisation qui cherche à obtenir l’accréditation doit s’assurer que son SGCP satisfait aux exigences de l’alinéa 3.2.1.a et que son Manuel des procédés de navigabilité et ses procédures dynamiques du système de la gestion de la qualité contiennent des dispositions relativement aux éléments suivants :

  1. Inventaire – Une liste de contrôle des publications (techniques et réglementaires) offertes à l’organisation. Cette liste doit inclure toutes les publications qui ont été désignées obligatoires en fonction de l’étendue du travail exécuté (y compris les publications partielles) conformément à l’alinéa 3.2.1.b. Elle doit faire la différence entre les publications électroniques et les publications imprimées;
  2. Structure physique et organisationnelle – désignation de la Bibliothèque technique principale et des bibliothèques secondaires, du dépôt secondaire, de la localisation et des avoirs. Doit comprendre les bibliothèques techniques de bord et les bibliothèques tertiaires de l’organisation, au besoin;
  3. Registre central des publications – Toutes les publications doivent être tenues à jour afin d’assurer que les travaux techniques et administratifs réalisés par l’organisation sont exécutés conformément aux normes les plus récentes. Contractuellement le registre central des publications de l’organisation doit être fourni par le BPR des publications lors de la parution initiale et modifié lorsque le contenu de la publication change (au minimum). Le BPR des publications peut être un constructeur d'origine (OEM), un détenteur du certificat de type (DCT) de la flotte, une organisation de réglementation ou toute autre source responsable du contenu du document. Le registre central des publications doit comprendre les éléments suivants :

(1)   Identification. Identificateur de la nomenclature et de la publication unique (caractères alphanumériques);

(2)   Version la plus récente. Date de la parution initiale;

(3)   Modification la plus récente. Date et numéro de toutes les modifications apportées après la date de parution;

(4)   Modifications temporaires. Date et identificateur de toutes les modifications temporaires apportées à la publication. Cette liste doit faire la distinction entre les modifications temporaires toujours en vigueur et celles qui ont été incorporées par la révision et supprimées. Veuillez noter que les modifications temporaires peuvent prendre la forme de corrections à l’encre (MDN) et de dépliants sur les modifications temporaires;

(5)   Une liste des modifications permanentes qui sont diffusées localement et qui ne sont pas nécessairement autorisées par le BPR. Cette situation peut se produire à l’occasion pour l’équipement détenu et exploité par le MDN, qui a peut-être été modifié à l’aide d’équipement particulier d'un aéronef militaire.

  1. Modification d’une publication – Le SGCP de l’organisation doit comprendre un moyen d’incorporer des modifications temporaires à la publication en attendant la mise à jour officielle. Le processus de modification d’une publication doit comprendre les éléments suivants:

(1)   Surveillance. L’organisation doit avoir en place un système pour surveiller tous les renseignements sur les services des constructeurs et entamer le processus de modification temporaire des publications lorsque cela est nécessaire. Dans le cas des publications en format électronique (le contenu est contrôlé par le BPR), il faut prendre des dispositions pour veiller à ce que l’avis de changement soit donné au client afin que les publications sur ordinateur portatif et en format papier (s’il y a lieu) soient mises à jour/reproduites en même temps que le changement officiel;

(2)   Modification temporaire. L’organisation doit avoir un processus de modification temporaire courant pour s’assurer que toutes les bibliothèques sont modifiées en même temps que la bibliothèque technique principale. Ce processus doit être décrit dans le cadre d’une procédure relative à un système qualité et comprendre une façon d’assigner et de suivre des numéros de modification temporaire uniques en fonction des changements aux sources relevés (c.-à-d., bases de données).

  1. Audit – Même si aucune exigence réglementaire ne prescrit une fréquence précise de vérification, il est nécessaire de procéder à des vérifications périodiques de la bibliothèque de l’organisation afin d’assurer que toutes les publications sont dans un état (une condition) utilisable et que les dernières modifications correspondent au registre central des modifications (paragraphe 4.4.1.a). La périodicité, l’étendue et la profondeur de la vérification effectuée par l’organisation dépendront d’un certain nombre de facteurs :

(1)   Vérification d’un échantillon. Ces vérifications sont habituellement nécessaires lorsque les bibliothécaires techniques en chef embauchent des bibliothécaires en second pour apporter des modifications en leur nom. La vérification de l’échantillon vise à vérifier que le bibliothécaire en second comprend ses responsabilités et apporte les modifications conformément à la procédure approuvée pour l’organisation. La fréquence et la profondeur de la vérification d’un échantillon doivent être définies dans le système de gestion de la qualité et varieront selon la taille ou le nombre des bibliothèques secondaires de l’organisation;

(2)   Vérification complète. Le but de cette vérification consiste à vérifier que la bibliothèque technique principale et toutes les bibliothèques secondaires sont à jour par rapport à la liste de contrôle des modifications (paragraph 4.4.1.c).  La vérification complète est effectuée par l’équipe de gestion de la qualité ou des personnes qui ne font pas partie du personnel de gestion des publications. Le calendrier de la vérification doit être fondé sur la criticité des publications et la quantité de changements apportés aux publications. Les vérificateurs doivent respecter l’étendue et la profondeur nécessaires pour être certains que les bibliothécaires comprennent leurs responsabilités et que la bibliothèque est bien maintenue et mise à jour.

  1. Formation – Il incombe à l’organisation de déterminer les exigences minimales en matière de formation du bibliothécaire technique en chef, qui doivent être documentées dans son dossier personnel de formation, compétences et autorisations. Habituellement, le bibliothécaire technique en chef forme à son tour les bibliothécaires en second qui en ont besoin.
  2. Correction d’erreurs – Un système doit être mis en place pour signaler les écarts dans les publications au bibliothécaire technique en chef afin qu’il prenne des mesures pour les corriger. Ce système doit comprendre les éléments suivants :

(1)   Rapport d’écart aux publications. Un formulaire qualité courant (imprimé ou électronique) utilisé dans toute l’organisation pour signaler les écarts dans les publications;

(2)   L’attribution d’un numéro identificateur unique utilisé pour suivre l’état de chaque publication, y compris les liens aux demandes de services techniques et aux dossiers de modifications temporaires connexes;

(3)   Boucle fermée. Le système doit veiller à la traçabilité de la résolution et fournir de la rétroaction à l’expéditeur.

  1. Accessibilité – Il faut veiller à ce que les sections au sein de l’organisation aient un accès adéquat aux publications requises pour les activités exécutées à l’intérieur de la section. Cela comprend habituellement une combinaison de publications imprimées et de terminaux/d’ordinateurs portatifs permettant d’accéder aux versions électroniques des publications pour le travail au sein de l’organisation et à l’extérieur de celle-ci.