Guide à l'intention des conférenciers invités

Contexte

1.  Le Collège de commandement et d’état‑major de l'Armée canadienne est une unité du Le Centre de la doctrine et de l’instruction de l’Armée canadienne (CDIAC), dont le commandant relève du commandant du SDIFT. Au sein de l’organisation actuelle, les postes de directeurs de groupe d’étude (DGE) sont occupés par des lieutenants-colonels et majors actifs de la Force terrestre canadienne, ainsi que par un officier du Commandement aérien et des officiers alliés de grade équivalent du Royaume-Uni et des États-Unis d’Amérique.

PRÉCISIONS RELATIVES AUX EXPOSÉS

2.  Certains exposés sont donnés par des membres du personnel du Collège, d’autres sont présentés par des conférenciers invités. Ces exposés portent sur une variété de sujets se rapportant au programme du cours.

3.  Une période d’exposé comporte généralement soit une présentation de trente-cinq minutes suivie d’une période de discussion de quinze minutes, soit une période de soixante minutes suivie d’une pause de dix minutes puis d’une période de discussion de trente minutes. Pendant la période de discussion, les stagiaires et le personnel posent des questions au conférencier et expriment leurs opinions. L’expérience a démontré que cette période est normalement très productive.

4.  Le Collège étant une unité bilingue, on s’attend à ce que les conférenciers invités bilingues présentent une partie de leur exposé dans chacune des deux langues officielles.

5.  Les conférenciers sont invités à prévoir une répétition ou à tout le moins une vérification technique.

MATÉRIEL DE PRÉSENTATION

6.  Le Collège est tenu de se conformer aux règles de présentation bilingue. Toutes les diapositives et tous les graphiques du matériel de présentation doivent être dans les deux langues officielles, soit une version en anglais et une version en français.

7.  Le matériel de présentation unilingue doit être reçu au moins trois semaines avant la date de l’exposé, pour fin de traduction.

8.  Le matériel de présentation bilingue doit être reçu au moins cinq jours ouvrables avant la date de l’exposé.

9.  Si le conférencier doit se servir d’un document écrit, il doit en faire parvenir une copie avec les diapositives et/ou les graphiques du matériel de présentation.

10.   Le matériel de présentation peut être remis sur l’un ou l’autre des supports suivants :

  • a.  Lecteur USB;
  • b.  CD; ou
  • c.  DVD.

11.   Le matériel de présentation doit être envoyé à l’administratrice du cours, de l’une des façons suivantes :

  • a.  Courriel à : CACSC.Ops@forces.gc.ca;
  • b.  Envoi postal à : Administratrice du cours, CCEMFTC, C.P. 17000, Succursale Forces, Kingston ON  K7K 7B4; ou
  • c.   Service de messagerie à : Administratrice du cours, CCEMFTC, 317, rue Ontario, bâtiment Ross, bureau 107, Kingston ON  K7K 7B4.  Numéro de téléphone (613) 541-5010, poste 5889.

12.  Prière de fournir suffisamment d’information pour que la destinataire puisse accuser réception de l’envoi.

AUDITORIUMS DU COLLÈGE

13.  Le Collège renferme deux auditoriums :

  • a. La salle Corée compte 96 places. On peut y effectuer trois présentations simultanées générées par ordinateur à l’aide de matériel avec le Système d’appui au commandement de la Force terrestre (SACFT), le Réseau étendue de la Défense (RÉD) ou d’un ordinateur portable autonome. La salle de projection dispose d’une capacité internet et de VTC.
  • b.   La salle Normandie compte 112 places. On peut y effectuer trois présentations simultanées générées par ordinateur à l’aide de matériel avec le Système d’appui au commandement de la Force terrestre (SACFT), le Réseau étendue de la Défense (RÉD) ou d’un ordinateur portable autonome. La salle de projection dispose d’une capacité internet et de VTC.

14.  Capacité de projection.  Les deux auditoriums sont équipés du matériel audiovisuel multi‑source moderne requis pour les présentations de documents générées par ordinateur ou enregistrées sur disques DVD. Les projecteurs ont une résolution maximale de 1920 x 1080 HD.

15.  Les écrans de projection des deux auditoriums nécessitent l’utilisation d’un pointeur laser de couleur verte, que l’on peut se procurer sur demande auprès du personnel de soutien de l’instruction.

SOUTIEN DE L’INSTRUCTION

16.  Les conférenciers invités peuvent apporter leur ordinateur portable et le brancher au projecteur avant leur présentation, à condition de vérifier que leur portable peut être branché à un écran externe avant de se présenter au Collège. (Note : Dans le cas des portables européens, il faut prévoir un adaptateur pour convertir à la norme nord-américaine leur point de branchement vidéo externe au connecteur d’écran à 15 broches.)

17.  Il faut que les conférenciers invités prévoient au moins 30 minutes dans leur horaire pour permettre à notre personnel de faire une vérification antivirus des portables ou des CD avant la présentation et de voir à ce que la présentation fonctionne bien.

18. Les ordinateurs du CCEMAC sont équipés de la suite Microsoft Office 2010, y compris le logiciel PowerPoint (la norme dans les Forces armées canadiennes). Les conférenciers sont donc fortement encouragés à se servir du format de fichier PowerPoint (.pptx) pour plus d’efficacité. Si la présentation contient des éléments vidéo ou audio, il faut inclure ces fichiers en format standard tel que *.mp4*.wmv, *.avi, *.mp3, or *.wav.  Le personnel de soutien à l’instruction s’assurera du bon fonctionnement des fichiers multimédia, mais en raison des divers types de codage, il peut s’avérer nécessaire de convertir certains fichiers pour qu’ils soient compatibles avec le système utilisé au Collège. Il se peut que cela soit trop laborieux pour qu’il soit possible de le faire.

VIVRE ET LOGEMENT

19.  Hébergement.  Les conférenciers invités sont habituellement logés dans l’une des suites du mess des officiers de Fort Frontenac, situé dans l’enceinte du Collège. Pour obtenir les clés de ces chambres, il faut s’adresser aux commissionnaires de service à l’entrée principale du Fort. Advenant le cas où ces suites ne seraient pas disponibles, l’administratrice du cours se charge de faire les réservations dans un hôtel.

20.  Repas.  Les repas offerts aux conférenciers invités pendant la durée de leur séjour sont servis à la salle à manger du mess des officiers de Fort Frontenac. À cette fin, des cartes de repas portant le nom du conférencier invité sont disponibles auprès du caissier de la salle à manger.

REMBOURSEMENT DES FRAIS DES CONFÉRENCIERS INVITÉS

21. Lorsque les conférenciers invités sont des membres des Forces armées canadiennes et des employés du ministère de la Défense nationale, l’administratrice de cours du Collège se servira d’un formulaire d’ordre de mission et de demande d’indemnité (réclamation de service temporaire) et d’un numéro d’autorisation de voyage (NAV) pour faire les réservations. Les demandes d’indemnité devraient être préparées par l’unité/la section du conférencier invité avec les codes financiers fournis par le Collège.

22.   Lorsque les conférenciers invités sont des militaires étrangers, des entrepreneurs civils ou des employés d’autres ministères canadiens, le Collège rembourse tous les frais de voyage raisonnables conformément aux dispositions du contrat de services de consultants et de professionnels signé à l’arrivée du conférencier invité. Les conférenciers invités du Collège devront fournir leur numéro d’assurance sociale (NAS), leur numéro de sécurité sociale (É.-U.) ou un numéro équivalent dans le cas de ressortissants étrangers en vue du remboursement des dépenses. L’administratrice du cours du Collège s’occupera des réservations à l’hôtel au besoin. Pour éviter que les conférenciers n’aient à débourser directement des sommes substantielles en attendant leur remboursement, l’administratrice du cours fournira un NAV pour les déplacements par avion/train. Les conférenciers doivent soumettre une facture faisant état de toutes les dépenses encourues avant que le Collège puisse initier le remboursement. Ils doivent aussi demander leurs reçus d’hôtel, de taxis, de stationnement, de frais de voyage et autres puis les remettre avec la facture officielle pendant leur séjour au Collège, ou peu de temps après.

23.   Tous les conférenciers invités étrangers sont priés de communiquer leur horaire de voyage (dates et heures) le plus tôt possible à l’administratrice du cours du CCEMAC pour que cette dernière puisse faire les réservations en temps opportun.

24.  La personne chargée des formalités de voyage, d’hébergement et des demandes d’indemnité est l’administratrice du cours au (613) 541-5010, poste 5889, ou RCCC 271-5889.

SÉCURITÉ

25.  Le Collège a pour principe fondamental de permettre aux conférenciers invités d’exprimer librement leurs opinions personnelles et de discuter de sujets classifiés sans craindre la divulgation ou la mise en péril de renseignements. Cependant, les conférenciers doivent prévenir le Collège si des sujets classifiés (OTAN ou CANADA), doivent être abordés dans la présentation.  Le cas échéant, une partie ou la totalité des officiers alliés ou étrangers pourraient ne pas y être admis.

CONFIRMATION DES DISPOSITIONS PRISES

26.  Certains renseignements administratifs sont fournis aux conférenciers dans la lettre d’invitation qui leur est envoyée par le Collège. L’administratrice du cours communique subséquemment avec ces derniers plusieurs semaines avant la date de leur conférence pour discuter des précisions concernant l’hébergement et le transport. Les conférenciers sont priés d’informer le Collège des aides audiovisuelles qu’ils prévoient utiliser, du niveau de classification de sécurité de leur exposé et de tout autre besoin particulier. On leur demande également de fournir une biographie ou un curriculum vitae à jour que le personnel du Collège remettra aux personnes qui assisteront à la présentation. Cette biographie doit être expédiée le plus rapidement possible afin qu’elle puisse être incluse dans les instructions administratives à l’intention des conférenciers invités.

NUMÉROS DE TÉLÉPHONE

Collège 24/7 (Commissionnaires)

(613) 541-5825 ou RCCC 271-5825

Administratrice du cours

(613) 541-5010, poste 5889 ou RCCC 271-5889

Mess des officiers de Fort Frontenac

(613) 541-5010, poste 5846